Kein Hexenwerk

Nach der Einführung der Doppik im Jahr 2006 hat die etwa 28.000 Einwohner zählende Stadt Mechernich in der Nordeifel bereits vier geprüfte Jahresabschlüsse nach dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) vorgelegt. Nach § 2 NKF Einführungsgesetz NRW ist spätestens zum Stichtag 31. Dezember 2010 der erste Gesamtabschluss nach § 116 der Gemeindeordnung NRW aufzustellen. Auch diesen letzten Schritt zur vollständigen Einführung des NKF ist die Stadt Mechernich fristgerecht und konsequent gegangen.

Mit den Vorbereitungen zum ersten Gesamtabschluss hat Mechernich bereits im Jahr 2009 begonnen. Im Rahmen eines Modellprojekts der DATEV eG, die auch den NKF-Umstieg der Stadt begleitet hat, wurde zunächst probeweise eine konsolidierte Bilanz erstellt, die auf den geprüften Jahresabschlüssen der Stadt, der beiden Eigenbetriebe für Wasser und Abwasser sowie der städtischen Eifeltherme-Zikkurat GmbH für 2008 basiert. So konnte sich die Finanzverwaltung schon einmal der Materie annähern und frühzeitig wesentliche Erkenntnisse für die Konzernbilanz 2010 sammeln.

Neue fachliche Herausforderung

Auch wenn in der Stadt Mechernich – nach mehr als vier Jahren Erfahrung im Umgang mit der Doppik – die Erstellung des Jahresabschlusses inzwischen bereits zur Routine geworden ist, stellten die Arbeiten am Gesamtabschluss noch einmal eine besondere Herausforderung dar. So mussten vor dem eigentlichen Konsolidierungsprozess zahlreiche vorbereitende Tätigkeiten erledigt werden. Zunächst einmal wurde der Konsolidierungskreis festgelegt und abgegrenzt. Von Vorteil war dabei, dass die Eigenbetriebe und die GmbH zum Vollkonsolidierungskreis zugeordnet werden konnten, da jeweils eine hundertprozentige Beteiligung der Stadt gegeben war. Eine Einbeziehung von Beteiligungen mit nur maßgeblichem Einfluss nach der Equitymethode entfiel somit. Auch eine Vereinheitlichung der Bilanzstichtage war nicht nötig, da diese bereits vorlag.

Im nächsten Schritt wurden die Einzelabschlüsse der Eigenbetriebe und der GmbH an die städtischen Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze angepasst. Wichtig war dabei, die Betriebe frühzeitig einzubinden und für eine konstruktive Zusammenarbeit zu sensibilisieren. Die zentrale Vorbereitung und Begleitung des Themas war ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Schulungen und die Auswahl einer geeigneten Software haben in Mechernich die Basis für den Erfolg des Projekts gelegt.

Anspruchsvolles Projekt

Der eigentliche Konsolidierungsprozess stellte sich im Weiteren als ein durchaus anspruchsvolles Projekt dar, nicht nur fachlich-inhaltlicher Art, sondern auch in personeller und zeitlicher Hinsicht. Sinn der Konsolidierung ist es nämlich, über die simple Addition der einzelnen Bilanzen hinaus finanzielle Verflechtungen und Leistungsbeziehungen zwischen den zu konsolidierenden Betrieben gegeneinander aufzurechnen beziehungsweise zu eliminieren.

Die in den Einzelabschlüssen vorhandenen Innenumsätze und Binnenverbräuche zwischen den beteiligten Einheiten ausfindig zu machen und zu bereinigen ist dabei eine besondere Herausforderung. Während die Konsolidierung von Forderungen und Verbindlichkeiten relativ einfach zu bewerkstelligen ist, bereiten die Innenumsätze doch einige Schwierigkeiten, weil zum Teil bei den städtischen Betrieben andere Buchungslogiken und -standards als in der Kernverwaltung anzutreffen sind.

Insbesondere Unterschiede bei der zeitlichen Abgrenzung von Buchungsvorgängen führen zu Differenzen. Der Sinn und Zweck des Gesamtabschlusses muss den doch sehr selbständig agierenden Beteiligungen unbedingt klar gemacht werden. Gemeinsame Standards bei der Buchungsorganisation und Buchungslogik helfen, Differenzen bei der Konsolidierung zu vermeiden.

Dabei kam Mechernich wiederum die überschaubare Beteiligungsstruktur zugute, denn der Aufwand hierfür variiert je nach Art und Umfang der Beteiligungsverhältnisse.

Hat man aber die erste Konsolidierung erst einmal hinter sich, verspricht es in den Folgejahren einfacher zu werden. So können beispielsweise bei wiederkehrenden Ereignissen über die Vortragsfunktion Daten einfach übernommen werden.

Durch die frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema konnten die aufgetretenen Schwierigkeiten und Differenzen schon vor dem ersten gesetzlich vorgeschriebenen Gesamtabschluss geklärt werden.

Bewährte Software für Konsolidierung nach HGB

Die Konsolidierung richtet sich inhaltlich im Wesentlichen nach Methoden, die dem Handelsgesetzbuch (HGB) entlehnt sind. Mechernich setzt für den Gesamtabschluss das Programm Konsolidierung der DATEV eG ein, das Steuerberater und Wirtschaftsprüfer schon seit langem für die Anfertigung von Konzernabschlüssen nach dem HGB verwenden. Insoweit wird also auf eine langerprobte und bewährte Software zurückgegriffen.

Da die Stadt Mechernich für das Finanzwesen bereits das Software-Paket DATEVkommunal nutzt, fiel die Entscheidung für die Konsolidierungssoftware des gleichen Herstellers leicht. Eine einheitliche Software-Landschaft im Zusammenspiel Buchführung-Jahresabschluss-Konsolidierung ist von erheblichem Vorteil, da ein durchgängiger und einheitlicher Datenfluss zwischen den einzelnen Anwendungsmodulen gewährleistet ist.

Deshalb wurde auch Wert darauf gelegt, alle städtischen Betriebe mit der Stadt auf einen gemeinsamen Buchführungsstandard zu bringen. Dies zahlt sich nun aus, da sich die Einzelabschlüsse besser vergleichen lassen. Nicht zuletzt hilft die durchgängige Softwarebasis, den personellen Aufwand für die Konsolidierung in Grenzen zu halten.

Fazit

Mit dem Gesamtabschluss hat die Stadt Mechernich ein wichtiges Ziel des NKF erreicht: Durch die Konsolidierung hat man sich einen Gesamtüberblick über die Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage des „Konzerns Mechernich“ geschaffen. Vorher war eine solche Übersicht schwierig, da die Kernverwaltung der Gemeinde mit einem anderen Rechnungslegungssystem arbeitete als die verselbstständigten Betriebe. Mit der Einbeziehung der Jahresabschlüsse aller drei verselbstständigten städtischen Betriebe wird die Finanzsituation der Stadt nun so dargestellt, als ob es sich dabei um eine Einheit handeln würde.

Wesentliche Faktoren für den Erfolg des Projekts Gesamtabschluss waren aus Sicht der Stadt Mechernich die frühzeitige Einbeziehung und Sensibilisierung der Beteiligten, insbesondere in den zu konsolidierenden Tochterunternehmen, und der Probelauf von Konsolidierungen in den Vorjahren des Gesamtabschlusses 2010. Durch die frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema auf allen Ebenen kann viel Zeitdruck vermieden werden, der gerade angesichts der nicht einfachen Materie das Projekt schnell ins Schwanken bringen kann.

Enorm wichtig ist zudem, den Blick auf die Konsolidierung auch unterjährig nicht zu verlieren. So können gegenseitige Forderungen und Verbindlichkeiten der Tochterunternehmen untereinander zeitnah und regelmäßig abgeglichen und für die Konsolidierung vorbereitet werden.

Insgesamt sollte das Thema nicht unterschätzt und auf die leichte Schulter genommen oder auf die lange Bank geschoben werden. Das Projekt bindet personelle Ressourcen und kann nur bei einer guten, zentralen Vorbereitung dauerhaft mit relativ geringem Aufwand realisiert werden. Dazu gehört auf jeden Fall die Arbeit mit einer geeigneten Software, selbst bei einer so überschaubaren Verwaltung wie der Stadt Mechernich stößt man mit den gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen schnell an seine Grenzen. Schulungen und Informationsveranstaltungen vereinfachen den Umgang mit den oftmals verselbstständigten Betrieben und führen zu einer konstruktiven und verständnisvollen Zusammenarbeit.