Weg vom Papier

Aktenordner und Papierumlauf sind heutzutage immer noch sehr verbreitet in der Verwaltung (freilich nicht nur dort). Dabei wäre es hilfreich und oft notwendig, wertvolle Informationen, die für die Verwaltungs- und Geschäftsprozesse unabdingbar sind, für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich zu halten. Dadurch würde beispielsweise die jederzeitige Beantwortung von Bürgeranfragen ad hoc möglich. IT-gestützte Dokumenten-Management-Systeme (DMS) lassen diesen Wunsch Wirklichkeit werden.

Bürgerfreundlich und wirtschaftlich

Neben der Bürgerfreundlichkeit spielt hierbei gerade in der heutigen Zeit knapper öffentlicher Kassen die Wirtschaftlichkeit eine wichtige Rolle. Auf den ersten Blick scheint die Einrichtung eines solchen Systems und der Aufwand der konsequenten Dokumentenerfassung durch Einscannen die zu erwartenden Vorteile kaum zu rechtfertigen.

Die Suche nach einzelnen Dokumenten im Papierarchiv in den unterschiedlichen Ordnern, diversen Schreibtischen und Büroräumen ist jedoch ohne DMS sehr zeitintensiv oder misslingt ab und an sogar. Studien gehen von einem durchschnittlichen Verwaltungsaufwand von bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit für derartige Suchen aus. Wenn wichtige Dokumente nicht oder nicht rechtzeitig aufgefunden werden können, steht zudem auch ein direkter finanzieller Schaden im Raum und die Kosten für Einrichtung und Unterhalt eines elektronischen DMS sind schnell dagegen gerechnet.

Effizienzgewinn und Kostenvorteil

Ein weiterer Effizienzgewinn und Kostenvorteil wird deutlich, wenn man sich die Reihen der für die klassische Papierablage nötigen Aktenschränke ansieht und mit dem Raumverbrauch vergleicht, den elektronische Speichermedien für die gleiche Informationsmenge beanspruchen. Ein Gigabyte Speicher entspricht etwa 250.000 beschriebenen DIN A4-Seiten oder 200 Aktenordnern. Da wird schnell klar, wie viel Potenzial zum Platzsparen in einem DMS stecken.

Darüber hinaus werden heutzutage die allermeisten Dokumente am Computer erstellt und vielfach auch direkt per E-Mail versendet. Für die Archivierung werden diese Dokumente dann zumeist doch noch ausgedruckt und abgeheftet. Es liegt auf der Hand, dass eine medienbruchfreie Ablage in einem DMS nicht nur Energie, Toner und Papier spart und damit ökonomisch und ökologisch sinnvoll ist, sondern auch die Prozessabläufe der Verwaltung wesentlich verschlanken würde.

Hinzu kommt, dass im „klassischen“ Ablauf der Doku-menterstellung die zum Ausdruck gehörenden elektronischen Dateien in mehr oder weniger systematisch angelegten Ordnern im Dateisystem abgespeichert werden, um später dann langwierig und umständlich nach ihnen zu suchen. Hier unterstützt ein DMS ebenfalls, indem die Dateien logisch sinnvoll abgelegt und verschlagwortet werden können und so später schnell gefunden werden.

Eine weitere wichtige Funktion des DMS liegt darin, dass Dateien versioniert, d. h. verschiedene Bearbeitungsstände und -schritte gespeichert werden können und man so im Nachhinein lückenlos nachvollziehen kann, welche Veränderungen von wem vorgenommen wurden.

Skalierbar und anpassungsfähig

Bei der Entscheidung für ein DMS ist darauf zu achten, dass das System skalierbar und flexibel ist. So sollte es an die bereits vorhandenen Verwaltungsprozesse angepasst werden können. Dennoch sollte die Einführung eines DMS auch dazu genutzt werden, bestehende Prozesse zu überdenken und zu überarbeiten, um die maximale Effizienz mit den neuen technischen Möglichkeiten zu erreichen.

Das Beispiel Rechnungswesen verdeutlicht die abgestuften Einsatzmöglichkeiten eines DMS:

1. Stufe: Das Dokumenten-Management-System dient zur reinen Archivierung der Belege. Es findet kein Workflow der Belege im Dokumenten-Management-System statt. Die Belege werden dann im Kassensystem verbucht.
2. Stufe: Das Dokumenten-Management-System dient als unterstützendes System zur Erfassung der Belege und zur Weiterverarbeitung als Vorgangssystem. Das Verbuchen der Belege findet weiterhin im Kassensystem statt.
3. Stufe: Im Dokumenten-Management-System wird der komplette Prozessablauf des Rechnungswesens abgebildet. Belege werden in diesem System archiviert, geprüft und mit allen relevanten Buchungsinformationen versehen.

Neben diesen Szenarien liegen die klassischen Anwendungsbereiche eines DMS darin, allgemeine Verwaltungsprozesse wie Posteingang und -ausgang sowie Erledigungsprozesse mit verschiedenen Bearbeitern abzubilden und zu optimieren. Dabei kann das System auch genutzt werden, um Wiedervorlagen zu erstellen und so Termine und Fristen im Blick zu halten.

Voraussetzungen für den Einsatz eines DMS

Die Einführung eines DMS funktioniert freilich nicht ohne gewisse Anfangsinvestitionen, die sich jedoch schnell amortisieren können. So müssen bestimmte technische Rahmenbedingungen geschaffen werden, um ein performantes und effizientes Arbeiten mit dem System zu ermöglichen.

Die Hardwarevoraussetzungen für den Einsatz eines DMS sind von vielen verschiedenen Faktoren abhängig und müssen im Rahmen der Projektierung anhand der individuellen Gegebenheiten und Anforderungen erarbeitet und abgestimmt werden. Angesichts des nicht unerheblichen Datenvolumens, das insbesondere den Bilddateien eingescannter Papierdokumente geschuldet ist, ist neben einem leistungsfähigen Server und einer ausreichenden Speicherkapazität eine schnelle Netzwerkinfrastruktur unerlässlich. Auch eine effiziente Datensicherung und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung sollte nicht vergessen werden.

Wichtig ist auch die Auswahl der richtigen Dokumentenscanner. Die zu beachtenden Kenngrößen sind hierbei vor allem die Scangeschwindigkeit sowie die Möglichkeit zum Einzelblatteinzug und zum Duplex-Scan (beidseitiges Scannen in einem Durchgang). Ein Scanformat in DIN A4-Größe deckt in der Regel den Bedarf in der Kernverwaltung ab. Etwas anderes kann in Bereichen wie Bauverwaltung oder Planungsamt gelten, wo z. B. großformatige Pläne erfasst werden müssen.

Da die gängigen Multifunktionsgeräte für den Büroeinsatz eine leistungsfähige Scanfunktion anbieten, kann im Zuge der DMS-Einführung auch über deren Einsatz und damit gleichzeitig etwa den Ersatz alter Kopierer und Faxgeräte nachgedacht werden. Auch hierdurch sind weitere Synergieeffekte zu erzielen, etwa können eingehende Faxe so ebenfalls medienbruchfrei ins DMS übernommen werden.

Zu guter Letzt muss auch daran gedacht werden, die Arbeitsstationen mit ausreichend großen Monitoren (mindestens 22 Zoll Bildschirmdiagonale) auszustatten. Schließlich sollen künftig die Dokumente ja standardmäßig nicht mehr ausgedruckt, sondern weitgehend am Bildschirm gelesen werden. Dank der rasanten Entwicklung auf dem Markt sind derartige Monitore heute unabhängig vom DMS „state of the art“ und zu erschwinglichen Preisen erhältlich.

Fazit

Ein DMS kann die tagtägliche Papierflut in und zwischen den Büros deutlich reduzieren. Nicht zuletzt aufgrund (noch) bestehender gesetzlicher Vorgaben ist die Aufbewahrung beweiserheblicher Dokumente weiterhin nötig. Der Traum des „papierlosen Büros“ kann deshalb wohl auch mittel- und langfristig nur im Sinne eines „papierarmen Büros“ erfüllt werden.

Im Umkehrschluss kann dieses auf wenige ausgewählte Dokumenttypen reduzierte Erfordernis aber nicht den Nutzen eines DMS insgesamt in Frage stellen.

Viel mehr noch als die Platz- und Papierersparnis bei der Verwendung und Archivierung von Dokumenten sprechen das schnelle und ortsunabhängige Finden von Dokumenten sowie deren parallele Verwendung durch mehrere Personen und vor allem die Unterstützung von arbeitsteiligen Prozess- und Arbeitsabläufen für den Einsatz eines DMS.

Die Einführung eines solchen Systems sollte stets fachmännisch begleitet und systematisch angegangen werden. Je mehr im Vorfeld über strukturelle Themen wie Skalierung, Ablagestruktur und Prozessabläufe nachgedacht wird, umso effizienter kann das System später eingesetzt werden.