Vergabe von Postdienstleistungen

Das novellierte Postgesetz, das seit Jahresanfang 2025 gilt, wirkt sich auch auf die Vergabe von Postdienstleistungen durch öffentliche Auftraggeber aus. Dabei geht die Reform einher mit einer zunehmenden Digitalisierung des Postausgangs auch in den Behörden. Das Ziel: Prozesse effizienter gestalten und Kosten einsparen. Ganz ohne klassische Briefpost kommt die öffentliche Verwaltung allerdings nicht aus.

Ob es sich bei der Ausgangspost um klassische Briefpost oder digitale Postdienstleistungen handelt, ist für das Vergabeverfahren zunächst unerheblich. Die Vergabe erfolgt typischerweise als Dienstleistungsauftrag nach der Vergabeverordnung (VgV) bzw. der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Welches Regelwerk im konkreten Fall anzuwenden ist, hängt davon ab, ob der absehbare Auftragswert den EU-Schwellenwert überschreitet oder nicht.

Bei der Vergabe digitaler Postausgangslösungen sind allerdings einige Besonderheiten zu beachten.

Gebot der Losaufteilung

Sollen digitale Postausgangslösungen vergeben werden, muss dies grundsätzlich aufgeteilt nach der Menge (Teillose) und nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) geschehen. Eine Gesamtvergabe ist nur dann zulässig, wenn es dafür zwingende wirtschaftliche oder technische Gründe gibt.

Die digitale Postausgangslösung gilt regelmäßig als eigenständiges Fachlos, welches getrennt von klassischen Postdienstleistungen ausgeschrieben werden muss. Bei der Vergabe von Postdienstleistungen sind nach neuer Rechtslage damit mindestens drei Fachlose zu bilden: der physische Postausgang (Los 1), die physische Zustellung von Postzustellungsaufträgen (Los 2) und der digitale Postausgang (Los 3).

Teststellungen vor der Vergabe

Digitale Postausgangslösungen müssen sich außerdem in die IT-Infrastruktur des öffentlichen Auftraggebers einfügen und die dafür erforderliche technische Funktionsfähigkeit gewährleisten. Sinnvollerweise wird dies durch wertende oder verifizierende Teststellungen im konkreten Einsatzumfeld des Auftraggebers verprobt. Diese Tests ermöglichen dann zugleich eine objektive Bewertung der Leistungsfähigkeit der Lösung, bevor ein Zuschlag erteilt wird.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Auch der Datenschutz ist bei der Vergabe von digitalen Postausgangslösungen zu beachten und ein wesentlicher Faktor in der Zuschlagswertung. Besonders streng sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen naturgemäß, wenn sensible Daten wie beispielsweise Sozial- oder Gesundheitsdaten versendet werden sollen. Die Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit sind hier besonders hoch, sodass sichergestellt werden muss, dass die präferierte Lösung jedenfalls eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Protokollierung und wirksame Zugriffskontrollen bietet. Im Vergabeverfahren sind dazu verbindliche technische Mindeststandards und Nachweise zur DSGVO-Konformität zu verlangen. Optional kann es Sinn machen, zusätzlich ein Datenschutzkonzept abzufragen.

Neues Postgesetz

Zu beachten sind außerdem die neuen Brieflaufzeiten und weitere Änderungen durch das neue Postgesetz zum 1. Januar 2025: 95 Prozent der Sendungen müssen nach neuer Rechtslage nun erst am dritten (E+3) und 99 Prozent am vierten Werktag (E+4) zugestellt werden.

Die bisherige Lizenzpflicht ist entfallen zugunsten des Eintrags sämtlicher Postzusteller in ein neues digitales Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur. Zudem wurden arbeits- und sozialrechtliche Standards zum Schutz der Mitarbeiter, die die Post zustellen, eingeführt.

Öffentliche Auftraggeber müssen diese neuen Vorgaben in künftigen Vergabeverfahren berücksichtigen. Augenmerk ist darauf zu legen, dass die Brieflaufzeiten vertraglich festgeschrieben werden. Über die Zuschlagskriterien können außerdem die Schnelligkeit der Zustellung abgefragt werden und in die Wertung einfließen. Schließlich sollten auch die vom Gesetzgeber aufgestellten arbeits- und sozialrechtlichen Standards zum Schutz der Mitarbeiter im Vergabeverfahren abgefragt werden, um sicherzustellen, dass die Vorgaben durch die Bieter beachtet oder bestenfalls sogar übertroffen werden.