Über die Wirtschaftlichkeit von Bauhöfen

Gemeinden sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, einen Bauhof zu betreiben. Insbesondere aufgrund inhaltlicher und zeitlicher Flexibilität erleichtern Bauhöfe allerdings die wirtschaftliche Wahrnehmung vieler Aufgaben. Gerade deswegen sind sie regelmäßig auf ihre Effektivität hin zu beleuchten und ihre Standards sowie Prozesse zu hinterfragen. Bauhöfe werden in Hessen im Produktbereich 01 (Innere Verwaltung) veranschlagt. Dieser Beitrag beschreibt ausgewählte Wirtschaftlichkeitsaspekte und -erkenntnisse auf Basis der von der Überörtlichen Prüfung kommunaler Körperschaften (ÜPKK) gewonnenen Erkenntnisse.

I. Make or Buy

Typische Bauhofleistungen können durch den Bauhof selbst (Make) oder durch externe Anbieter (Buy) erbracht werden. Die Fremdleistungsquoten variieren in der Praxis beträchtlich. Empfehlenswert ist eine umfassende analytische Ableitung der Fremdvergabestrategie. Vor der Übernahme neuer Aufgaben und vor der Beschaffung von technischem Equipment sollten Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bezüglich der Eigen- oder Fremderledigung durchgeführt werden. Aus Gründen der Sparsamkeit sind vom Bauhof nur die Aufgaben zu übernehmen, die nicht wirtschaftlicher einzukaufen sind. Voraussetzung für so eine Vorgehensweise ist die Kenntnis des zu unterhaltenden Anlagenbestands (Fallzahl, Lage und Größe der zu unterhaltenen Infrastrukturen und Grünflächen etc.).

Gerade die Grünpflege wird in vielen Kommunen vom Bauhof selbst vorgenommen. Maßgeblich für die entstehenden Kosten ist der Grad des gewünschten Standards: Je arbeits- und pflegeintensiver, desto kostenintensiver. Eine Reduzierung der Pflegeintervalle bzw. das Ausweisen von Sukzessionsflächen kann Kosten senken und gleichzeitig einen Beitrag zur Biodiversität sowie vielfältiger Stadtnatur leisten. Für die Steuerung dieses Aufgabenbereichs ist eine vollständige und aktuelle Dokumentation über die zu unterhaltenden Grünflächen (Grünflächenkataster) hilfreich.

Als interner Dienstleister wirken die Werkstattleistungen. Sie sind Hilfsleistungen zur Wahrnehmung der übrigen Bauhofaufgaben. Werkstattleistungen sind am Markt erhältlich. Deswegen besteht grundsätzlich keine Notwendigkeit zur Vorhaltung eigener Werkstätten. Der Umfang eigener Werkstattleistungen ist kontinuierlich unter Wirtschaftlichkeitsaspekten zu überprüfen. Gerade bei kleineren Bauhöfen lohnt es sich aus Gründen der personellen und infrastrukturellen Ausstattung, vermehrt auf externe Vergaben der Werkstattaktivitäten zu setzen.

II. IKZ

Wie in fast allen kommunalen Aufgabenbereichen kann auch im Bauhof interkommunal zusammengearbeitet werden. Insgesamt ermöglicht IKZ die Realisierung größenbedingter Wirtschaftlichkeitseffekte, ohne die eigene Autonomie aufgeben zu müssen. Die Vorteile liegen im Wesentlichen in der besseren Auslastbarkeit von Fahrzeugen und Maschinen, der Möglichkeit zur wirtschaftlichen Vorhaltung von Spezial-Know-how, flexibleren Personaleinsatzmöglichkeiten, gemeinsamer Nutzung von Lagerflächen und der Verbesserung von Einkaufskonditionen durch Erhöhung des Beschaffungsvolumens (s. Abb. 1).

Abbildung 1: Vorteile der IKZ im Bauhof Quelle: Eigene Darstellung

III. Fuhrpark

Ein kommunaler Bauhof braucht einen zweckadäquaten Fuhrpark. Die reine Fallzahl der Fahrzeuge ist hierbei ein wichtiger, aber nicht der einzige zu beachtende Punkt. Daneben sind insbesondere Zustand und Finanzierung wichtige Parameter, um die Wirtschaftlichkeit beurteilen zu können (s. Abb. 2).

Abbildung 2: Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks in Bauhöfen
Quelle: Eigene Darstellung

Fahrzeugausstattung

Ein Bauhof ist neben dem Personal vor allem auf ausreichend Fahrzeuge angewiesen. Je nach Größe und topographischen Besonderheiten der Kommune – und damit des Bauhofes – ist die Fuhrparkausstattung unterschiedlich. Zum Zwecke der Vergleichbarkeit der Bauhöfe untereinander ist die Kennzahl der Fahrzeuge je Vollzeitäquivalente hilfreich. In der jüngsten Bauhöfe-Prüfung der ÜPKK wurde ein Median von 1,1 Fahrzeugen je Vollzeitäquivalent ermittelt. Dieser Wert führt notwendigerweise zu der Frage, ob die Fahrzeuge überhaupt sinnvoll ausgelastet werden können. Bei einer Fahrzeug-Mitarbeiter-Relation größer eins sollte der Fuhrparkbestand sowohl in Bezug auf die Zahl als auch auf die Bestandsstruktur (das heißt welche Fahrzeugarten) kritisch überprüft werden.

Werden (Spezial-)Fahrzeuge nur gelegentlich benötigt, ist die Anmietung oder Ausleihung oftmals eine wirtschaftliche Lösung. Daneben kann die interkommunale Nutzung von Spezialfahrzeugen die Auslastung verbessern. So werden beispielsweise Straßenkehrmaschinen gelegentlich von mehreren Kommunen gemeinsam genutzt. Ebenfalls kommt es auch in Betracht, von vornherein ein Fahrzeugmodell zu wählen, das sich auf die speziellen, saisonalen Anforderungen erweitern und umrüsten lässt. So lässt sich der spezielle Teil des Fuhrparks teilweise mit entsprechenden Anbauten auch ganzjährig einsetzen und so besser auslasten.

Zustand des Fahrzeugparks

Das durchschnittliche Fahrzeugalter der einzelnen, geprüften Bauhöfe variierte zwischen 3,1 und 14,8 Jahren. Der Median betrug 8,5 Jahre. Rund ein Drittel des Bestands war älter als acht Jahre und lag damit über der aus Instandhaltungsgründen kritischen Grenze. Aber auch alte Fahrzeuge können in einem guten Zustand sein. Das Durchschnittsalter eines Bauhoffuhrparks lag beispielsweise bei 10,2 Jahren. Dennoch war der Zustand der Fahrzeuge durchweg gut, da diese in den letzten Jahren systematisch einer Grundüberholung unterzogen wurden.

Die Wirtschaftlichkeit eines solchen Vorgehens im Vergleich zu frühzeitigeren Ersatzbeschaffungen kann mittels im Rahmen eines Instandhaltungsmanagements anfallender Daten überprüft werden. Ein solches lag jedoch bei keinem der geprüften Bauhöfe vor. Erforderliche Instandhaltungsmaßnahmen sind nicht nur konsequent umzusetzen, sondern auch zu dokumentieren. Des Weiteren ist möglichst eine auf den optimalen ökonomischen Ersatzzeitpunkt ausgerichtete kontinuierliche Beschaffungsplanung durchzuführen.

Finanzierung

Für die Beschaffung von Fahrzeugen des Bauhofs liegen insbesondere die beiden Möglichkeiten Kauf und Leasing vor. Zehn der 20 geprüften Körperschaften beschafften ihre Fahrzeuge ausschließlich mittels Kauf. Zwei Körperschaften setzten hingegen nur auf Leasingverträge. Bei den anderen Kommunen wurde einzelfallabhängig über die Finanzierungsvariante entschieden. Auffällig ist, dass die beiden Kommunen, die ausschließlich Leasingfahrzeuge einsetzten, auch den jüngsten Fuhrpark hatten. Mit Ablauf des jeweiligen Leasingvertrages wurden Ersatzbeschaffungen vorgenommen. Damit wurde kontinuierlich ein junger, funktionsfähiger Fahrzeugpark bereitgestellt.

Vor der Entscheidung zwischen Kauf und Leasing sind Wirtschaftlichkeitsberechnungen notwendig. In der Praxis zeigen sich hier oft Optimierungspotenziale: Eine der beiden Kommunen, die stets auf Leasing setzte, hatte in einem Fall zwar die Wirtschaftlichkeit zwischen Kauf und Leasing eines LKW untersucht. Die Kaufvariante erhielt allerdings sowohl die Abschreibung für das Fahrzeug als auch die Tilgung. Der Kaufpreis floss so zweimal in die Kostenberechnung ein. Nach kursorischen Berechnungen der ÜPKK wäre die Kaufvariante in diesem Einzelfall deutlich wirtschaftlicher gewesen. Daneben führten zwei der geprüften Körperschaften gar keine Berechnungen über die Wirtschaftlichkeit von Finanzierungsvarianten durch. Das ist rechtswidrig, nicht sachgerecht und kann zu nachteiligen Lösungen führen.

Literaturempfehlungen

• Einstieg: Dr. Ulrich Keilmann, Wirtschaftlichkeit von Bauhöfen, in: Behörden Spiegel, Ausgabe Juni 2018, S. 18
• Kompakt: Bauhöfe im Konsolidierungsbuch 2020, S. 14 ff.
• Ausführlich: 197. Vergleichende Prüfung „Bauhöfe III“ im Kommunalbericht 2017, Hessischer Landtag, Drucksache 19/5336 vom 28. November 2017, S. 150 ff.

Die beiden zuletzt genannten Werke des Präsidenten des Hessischen Rechnungshofs sind kostenfrei unter rechnungshof.hessen.de abrufbar.

Hinweis der Redaktion: Dr. Marc Gnädinger ist Referatsleiter und Felix Volk ist Referent des Grundsatzreferates der ÜPKK beim Präsidenten des Hessischen Rechnungshofs. Die Autoren vertreten in diesem Beitrag ausschließlich ihre persönlichen Ansichten.