Steuern und Abgaben sind die Haupteinnahmequellen im öffentlichen Bereich. Zu Recht genießt dieser Bereich einen hohen Stellenwert bei den Verwaltungs- und Betriebsleitungen. Durchgängige IT-unterstützte Prozesse können dazu beitragen, dass die Geschwindigkeit und Qualität bei der Abrechnung hoch ist und so die dadurch generierten Einnahmen zuverlässig und schnell fließen.

Ausgangspunkt einer jeden Steuer und Abgabe ist die entsprechende Regelung (Gesetz, Verordnung oder Satzung), die die jeweiligen Sätze und Berechnungsformeln enthält sowie Zahlungsmodalitäten und gegebenenfalls Sonderregelungen vorsieht. Diese müssen detailliert im EDV-System hinterlegt werden.

Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die Berechnung des Zahlbetrags nicht auf konkreten Sätzen beruht, sondern anhand von Berechnungsformeln ermittelt wird, wie beispielsweise bei der Berechnung der Abwassergebühren. Dabei müssen die Berechnungsformeln korrekt nachvollzogen und abgebildet werden können. Nur dann können aus den vorzugebenden Daten der einzelnen Fälle die richtigen Zahlbeträge ermittelt werden. Angesichts der Vielzahl möglicher und auch künftig denkbarer Abgabearten sollte das System zudem die Erstellung individueller Abgabearten bis hin zu privatrechtlichen Forderungen ermöglichen.

Da es sich bei der Abrechnung von Steuern und Abgaben in der Regel um Massenverfahren mit mehreren Tausend Schuldnern pro Abrechnungszyklus handelt, muss das System eine umfangreiche Pflege der Schuldnerstammdaten vorsehen. Dies beinhaltet nicht nur die Erfassung und Pflege von Adressdaten, sondern auch zahlreiche Zusatzdaten und -informationen, wie zum Beispiel abweichende Bescheidempfänger oder Vertretungsberechtigte. Im Rahmen von Grundabgaben etwa ist zudem die Verwaltung und Zuordnung von Grundstückslagen zum Schuldner wichtig. Die Datenerfassung muss dabei alle für den Bescheiddruck nötigen Daten umfassen, da es nicht mehr möglich ist, Daten nachzuerfassen, wenn der massenhafte Bescheiddruck angestoßen werden soll.

Zur Festsetzung insbesondere von Gebühren, die auf tatsächlichen Verbräuchen basieren, müssen beispielsweise Zählerstände erhoben werden. Hierfür sind entweder straßenbezogene Ableselisten für die verwaltungsseitige Ablesung oder Ablesekarten für die bürgerseitige Ablesung auszugeben. Falls die Erfassung der abgaberelevanten Daten bereits auf elektronischem Weg in einem Drittsystem erfolgt, sollten diese ohne Medienbruch direkt in das System eingelesen werden können. Außerdem müssen besondere Bescheidarten unterstützt werden, wie etwa Nachtragsbescheide oder Gebührenvorschüsse, die anhand von Hochrechnungen und Verbrauchsschätzungen ermittelt werden.

Sind alle Vorgaben zur Erstellung der Bescheide gesammelt und eingegeben beziehungsweise eingelesen, kann die automatisierte Bescheiderstellung gestartet werden. Hier erfolgt die eigentliche Massenverarbeitung, bei der alle Stamm- und Bewegungsdaten zusammengeführt, gegebenenfalls berechnet und in einzelnen Bescheiden ausgegeben werden. Im einfachen Fall erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker in der Verwaltung. Aufgabe der Verwaltungsmitarbeiter ist es dann, die Bescheide zu kuvertieren, frankieren und zur Post zu tragen.

Automatisierter Bescheiddruck und -versand

Viel eleganter ist jedoch eine direkte Anbindung an einen Druck- und Versandservice, der die erstellten Bescheide automatisch druckt, kuvertiert und versendet und der bei Bedarf auch die Möglichkeit bietet, eventuelle Beilagen – wie z. B. Zusatzinformationen – zu produzieren und den Bescheiden zuzusortieren.

Die Dateien der zu druckenden Bescheide gelangen dabei per Datenfernübertragung vom Auftraggeber in das Rechenzentrum des Druck- und Versandbetriebs. Dort werden die übermittelten Dateien gedruckt und kuvertiert. Nach Konfektionierung, Kommissionierung und Endabwicklung werden die freigemachten Sendungen an den Transport übergeben und den Empfängern zugestellt. Wichtig dabei ist eine lückenlose Postausgangsdokumentation der Sendungen, um den Status jederzeit überprüfen und nachvollziehen zu können.

Hinzu kommt, dass die umfangreichen Aussendungen, die bei öffentlichen Verwaltungen in der Kommunikation mit den Bürgern regelmäßig anfallen, einen vertraulichen Umgang mit den zu verarbeitenden Daten erfordern. Städte und Gemeinden, kommunale Eigenbetriebe oder auch Verwaltungsstellen auf Landesebene gehören daher zu den Institutionen, die hier sehr hohe Anforderungen an die Sicherheits- und Datenschutzstandards haben. Diese Standards müssen deshalb auch bei der weiteren Verarbeitung der Sendungen im Druck- und Versandzentrum gegeben sein. Sind die Bescheide einmal versendet, muss das EDV-System in der Verwaltung gewährleisten, dass die Mitarbeiter bei Bürgeranfragen jederzeit und aktuell auskunftsfähig sind.

Anbindung an das Finanzverfahren

Da gleich nach dem Bescheidversand der erste Zahlungseingang erwartet werden kann, müssen parallel die Sollstellungen aus dem Abgabenprogramm in das Finanzverfahren übergeben werden. Dadurch wird nicht nur ein sauberer und transparenter Ausgleich der offenen Posten und eine direkte Übergabe der Erträge ermöglicht, sondern bei Nichtzahlung auch ein durchgängiges und zeitnahes Mahnverfahren angestoßen.

Dieses Mahnverfahren sollte flexibel genug sein, um etwa säumige Zahler jederzeit problemlos herauszufiltern oder Mahnsperren für einzelne Schuldner setzen zu können und so das Mahnverfahren individuell, aber dennoch effizient zu steuern. Abgerundet wird der Prozess durch die Anbindung des Vollstreckungsverfahrens, um erfolglos gemahnte Forderungen im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung möglichst erfolgreich einzuziehen.

Ein Beispiel für eine durchgängige Lösung, die alle angesprochenen Aspekte berücksichtigt, ist das Angebot des Nürnberger IT-Dienstleisters DATEV eG. Zum Portfolio der Softwarelösungen im Public Sector gehört ein Modul zur Durchführung des Bescheid- und Abgabenverfahrens ebenso wie eine damit verbundene, auf die Belange des öffentlichen Sektors zugeschnittene Finanzsoftware einschließlich eines individuell konfigurierbaren Mahnwesens und den erforderlichen Schnittstellen zu weiteren Verfahren.

Sicher und vertraulich verarbeitet

Über einen angeschlossenen Service lässt sich auch die Erstellung der entsprechenden Gebühren- oder Steuerbescheide, Mahnungen oder auch Zählerstandsbenachrichtigungen komfortabel auslagern. Das Druck-, Logistik- und Servicezentrum der DATEV, das zu den größten in Europa gehört, qualifiziert sich für den Druck vertraulicher Informationen insbesondere durch sein außerordentlich hohes Sicherheitsniveau. Für die Verarbeitung der Aufträge stehen rund 40 der modernsten Digitaldruckeinheiten bereit. Im Drei-Schicht-Betrieb sorgen die Mitarbeiter dafür, dass die weitgehend automatisierte Produktion das hohe Qualitätsniveau hält.

Mehr als 60 Prozent der DATEV-Anwender aus öffentlichen Verwaltungen und kommunalen Betrieben greifen bereits auf diesen Service zurück. Die überwiegende Mehrzahl nutzt darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Bescheide direkt von DATEV an die Bürger versenden zu lassen. So druckte DATEV im Jahr 2011 für die Kunden aus dem Public Sector nahezu eine Million Druckseiten. Viele der kommunalen Nutzer lassen dabei auch Beilagen wie Müllmarken oder Informationsbroschüren zu ihren Bescheiden sortieren und mitversenden. Daneben übernimmt DATEV auch Aufträge für die Erstellung weiterer kommunaler Printerzeugnisse, wie etwa den Druck und die Bindung von Haushaltsplänen.

Zusätzlich stehen den Kunden durch den Einsatz der Software auch die Leistungen des DATEV-Rechenzentrums in Nürnberg zur Verfügung. Dort können beispielsweise die Daten der Finanzbuchführung auch revisionssicher archiviert werden.

Fazit

Eine durchgängige IT-Lösung im Bereich Steuern und Abgaben hilft der Behörde, eine ihrer wichtigsten Prozesse schlank, effizient und zeitnah abzuwickeln. Dies dient zudem einer besseren Liquiditätssteuerung und verschafft mehr Transparenz und Planungssicherheit.

Bei der Auswahl der geeigneten Lösung ist deshalb darauf zu achten, dass die angeführten Prozessschritte möglichst ganzheitlich gestaltet sind und die Schnittstellen zwischen den Verfahren durchgängig ineinandergreifen.