Ein ressortübergreifendes Projekt

Mit dem Projekt „Landeseinheitliche E-Akte“ führt Baden-Württemberg in der Verwaltung die elektronische Akte ein. Vorbereitet und umgesetzt wird das ressortübergreifende Projekt unter Federführung des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration. Der Beitrag gibt einen Überblick über das Projekt und skizziert die Vorgehensweise bei der Einführung der E-Akte BW in den Landesbehörden.

I. Ausgangssituation

Im März 2017 beschloss der Ministerrat, das Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration zu beauftragen, ein ressortübergreifendes Projekt E-Akte BW einzurichten, um die landeseinheitliche E-Akte BW zu spezifizieren, in einer Ausschreibung zu beschaffen und den Ressorts für deren Einführungsprojekte zur Verfügung zu stellen. Diesem Beschluss ging eine intensive Phase des fachlichen Austausches zwischen allen Ressorts voraus, in der die Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung und Ablage beschrieben wurden. Am 1. April 2017 startete das Projekt mit der Einrichtung der Stabsstelle Landeseinheitliche E-Akte BW (StEA) beim Innenministerium. Nach einer europaweiten Ausschreibung im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb konnte im September 2018 der Zuschlag an die Erfurter Firma PDV GmbH mit deren Produkt VIS-Suite erteilt werden. Die StEA unterstützt die dezentralen Vorbereitungs- und Einführungsprojekte mit zahlreichen Informationsveranstaltungen, Informationsmaterialien, einem E-Akte-Labor und Beratungen. Sie stellt auch umfassendes Arbeitsmaterial für die dezentrale Umsetzung der Projekte in den einführenden Behörden bereit. Sie hat hierfür insbesondere eine Intranetseite, https://eakte-bw.bwl.de/, eingerichtet, die über das Landesverwaltungsnetz erreichbar ist.

II. Die harten Fakten

Das Projekt umfasst ca. 57.000 Arbeitsplätze in der Landesverwaltung, davon 25.000 Arbeitsplätze in 166 Behörden des Landes gemäß § 1 EGovG BW und 32.000 Arbeitsplätze in 17 Polizeibehörden an zahlreichen Standorten bei der Landespolizei. Alle 57.000 Arbeitsplätze erhalten das Basismodul E-Akte BW, die Polizei erhält für ihre elektronische Ermittlungsarbeit außerdem ein Zusatzmodul Polizei. Um diese vielen tausend Beschäftigten in einem möglichst kurzen Zeitraum arbeitsfähig zu machen, setzt das Projekt auf moderne Schulungsmethoden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen vor der Einführung der E-Akte BW geschult werden, die meisten davon an ihrem eigenen Arbeitsplatz über ein eigens für die E-Akte BW entwickeltes E-Learning-Programm. Das Durchlaufen dieses E-Learning, das mit einem Abschlusstest endet, ist eine Pflichtfortbildung, die vor dem Ausrollen der E-Akte am jeweiligen Arbeitsplatz, zu durchlaufen ist. Die E-Akte BW wurde zwischen Dezember 2019 und Juni 2020 in sieben Pilotbehörden an 22 Standorten der Verwaltung pilotiert. Beteiligt waren hier um die 850 Nutzerinnen und Nutzer. Die Polizei wird im Herbst 2021 in einem Polizeipräsidium an elf Standorten mit ca. 300 Arbeitsplätzen pilotieren. Das Projekt plant derzeit, die 25.000 Arbeitsplätze für die Verwaltungsbeschäftigten bis 2024 ausgerollt zu haben. Die Polizeiarbeitsplätze müssen spätestens bis 2025 umgestellt sein.

III. Die Vorgehensweise

Die Stabsstelle Projekt E-Akte BW (StEA) sieht sich als Dienstleisterin aller Ressorts und deren nachgeordneten Bereichen. So beschaffte die StEA die Software und die dazu gehörenden Dienstleistungen zentral für alle Beschäftigten. Die beschaffte Standardsoftware der Firma PDV, die VIS-Suite, wurde für das Land Baden-Württemberg um die besonderen Anforderungen aller Ressorts erweitert. Dabei legt die StEA großen Wert darauf, dass an alle Behörden eine Standard-konfigurierte E-Akte BW ausgerollt wird. Diese Standardisierung ist wichtig, um die E-Akte BW bei der BITBW als Betreiberin mit vertretbarem Aufwand betreiben und warten zu können. Die Standardisierung ist aber auch notwendig, um den Aktenaustausch zwischen den unterschiedlichen Akteuren reibungslos möglich zu machen. Hinzu kommt, dass die dezentralen Einführungsprojekte bei den Behörden die Einführung der E-Akte nur mit einer bereits definierten E-Akte BW in der vorgesehenen Zeit bewältigen können.

Neben der standardisierten Software spielt auch der Aspekt der standardisierten Vorgehensweise bei der Einführung der E-Akte BW in den Behörden eine zentrale Rolle. Um in möglichst kurzer Zeit eine möglichst hohe Anzahl an Arbeitsplätzen mit der E-Akte BW auszustatten, haben diese beiden Aspekte höchste Priorität. Die StEA begleitet die Einführungsprojekte eng und gibt einen stringenten Rahmen mit konkreten Aufgabenpaketen für jede Phase des Projektes vor.

IV. Was verspricht die E-Akte BW?

Mit der E-Akte BW bekommen die Beschäftigten des Landes Baden-Württemberg nicht nur ein elektronisches System, um künftig ihre Akten elektronisch zu führen, sondern auch ein System, um ihre Vorgänge digital zu bearbeiten. Die E-Akte BW ist also Dokumentenmanagementsystem und Vorgangsbearbeitungssystem in einem. Sie begleitet Dokumente von ihrer Entstehung oder ihrem Eingang in einer Behörde über die Registrierung, die Bearbeitung im Geschäftsgang, zur Veraktung und schließlich der automatisierten Aussonderung zum Landesarchiv. Damit bildet die E-Akte BW den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes ab. Sobald die E-Akte BW in einer Behörde ausgerollt ist, wird sie zur führenden Akte und löst die ehemalige Papierakte ab.

Über die in die E-Akte BW integrierte Vorgangsbearbeitung können die Beschäftigten Vorgänge, Geschäftsvorfälle, Anträge oder was in der Behörde auch anfällt vollumfänglich elektronisch bearbeiten. Am Ende verfügen sie über das System das Dokument zu den Akten.

V. E-Akte BW ist keine Insel – Vernetzung ist wichtig

Die E-Akte BW ist ein Basisdienst der Landesverwaltung für die elektronische Vorgangsbearbeitung und die elektronische Ablage. Es versteht sich aber von selbst, dass ein solcher Basisdienst nicht isoliert betrachtet werden kann. Das Projekt hat deshalb bereits bei der Konzeption die Vernetzung mit anderen Digitalisierungsprojekten der Landesverwaltung, die Anbindung an andere Verfahren und die Vernetzung unterschiedlicher Behörden mitgedacht.

VI. Kulturwandel gelingt nur mit Veränderungsmanagement

Die E-Akte BW ist nicht nur ein weiteres IT-Projekt, sondern sie ist ein großes Organisationsprojekt. Mit der Einführung der E-Akte BW in der Landesverwaltung möchte die Landesverwaltung den Sprung in das 21. Jahrhundert vollziehen. Es geht deshalb um nicht weniger als um die Transformation der bislang hybriden, elektronisch-analogen Behörde hin zu einer digitalen Organisation! Dies ist eine große Veränderung, die mit einem Kulturwandel einhergeht. Eingespielte Arbeitsweisen müssen überdacht und neu konzipiert werden, gewohnte Abläufe werden sich ändern, althergebrachte Vorgehensweisen werden in Frage gestellt. Dies macht deutlich, dass das Projekt unmittelbar die Beschäftigten der Verwaltung in ihrer täglichen Arbeit betrifft und damit natürlich auch ein Stück weit aufschreckt. Solche Prozesse sind nicht einfach und sie sind auch nicht von heute auf morgen zu bewältigen. Sie brauchen fachmännische Unterstützung und Begleitung, kurz gesagt, sie brauchen Veränderungsmanagement. Das Projekt empfiehlt daher jeder Einführungsbehörde das Thema, das gern bei zu viel Arbeit nur so nebenbei mitläuft, nicht zu vernachlässigen und bewusst eine Person für das Veränderungsmanagement zu benennen. Mit Aufklärung, adressatengenauer Information und breiter Kommunikation wird der Wandel hin zum papierlosen Büro in den allermeisten Fällen gelingen.