Mit ihren Vergleichsringen unterstützt die KGSt (www.kgst.de) ihre Mitgliedskommunen beim Aufbau und der Anwendung von Controlling-Systemen für alle Produktbereiche. Begleitet von der KGSt entwickeln kommunale Praktikerinnen und Praktiker hierfür Ziel- und Kennzahlensysteme, erheben Werte und vergleichen die Ergebnisse. So erhalten Kommunen methodisches Knowhow und können gleichzeitig durch den Vergleich der Kennzahlenergebnisse Stärken und Schwächen identifizieren.

Insbesondere für die kommunale Wirtschaftsförderung ist dieser Ansatz unverzichtbar, ist Wirtschaftsförderung doch eine freiwillige Aufgabe. Immer wieder steht sie daher gerade in Zeiten der Krise der kommunalen Haushalte auf dem Prüfstand der Kommunalpolitik.

Mit der Definition von Zielen und Kennzahlen lassen sich Wirkungen und Ergebnisse kommunaler Wirtschaftsförderung und ihre Relevanz für die Kommune kommunizieren, diskutieren und vereinbaren. Dieser Dialog sichert somit den Bestand der Wirtschaftsförderung. Doch welche Ziele und Kennzahlen sind die richtigen? Welche Ziele kann kommunale Wirtschaftsförderung hinreichend aktiv beeinflussen? Welche Bedeutung haben im Zielentwicklungsprozess Unternehmensbefragungen und CRM-Systeme?

SMART-Regel beachten

Kennzahlen sollen der Steuerungsunterstützung dienen, das heißt zur Beschreibung eines Ziels und zur Messung der Zielerreichung. Bei der Definition der Ziele ist die sogenannte SMART-Regel zu beachten.

Nach dieser Regel sollen

• spezifisch (genaue und verständliche Beschreibung des Ziels),
• messbar (mittels Kennzahlen oder qualitativ, z. B. Projektabschluss bis xx.xx.xxxx),
• aktiv beeinflussbar (Zielerreichung liegt im Verantwortungsbereich der Organisationseinheit),
• realistisch (ehrgeizig, aber unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen erreichbar) und
• terminiert

formuliert werden.

Ziele wie die Senkung der Arbeitslosen- oder Steigerung der Beschäftigtenquote sind vor diesem Hintergrund wegen ihrer vielen Einflussfaktoren als Zielgrößen in einem Zielentwicklungsprozess für das Produkt Wirtschaftsförderung nicht geeignet.

Diese sogenannten Strukturdaten sollten durch die kommunale Wirtschaftsförderung dennoch beobachtet werden. Schließlich helfen sie bei der Identifikation von branchenspezifischen Entwicklungen mit Einfluss auf die Clusterstrategie einer Kommune und haben Auswirkungen auf die Maßnahmen der Wirtschaftsförderung, die bei Vollbeschäftigung anders aussehen als bei steigender Arbeitslosigkeit.

Auch darf die Diskussion der SMART-Regel nicht zur Folge haben, dass sich Wirtschaftsförderung darauf zurückzieht, wenig bis überhaupt nichts beeinflussen zu können, würde dies ihre Existenz doch letztlich selbst in Frage stellen. Nimmt eine Kommune z. B. mit großem personellen und finanziellen Aufwand an Immobilienmessen teil, muss ein Ziel, das dieses rechtfertigt, die Ansiedlung von Unternehmen sein, auch wenn sie nicht alle Rahmenbedingungen beeinflussen kann.

Wirtschaftsförderungen in Vergleichsringen diskutieren Ziele und Kennzahlen

In den KGSt -Vergleichsringen haben 22 kommunale Wirtschaftsförderungseinrichtungen mögliche Ziele und Kennzahlen im Rahmen eines Controlling-Systems diskutiert. Dabei wurde zwischen Wirkungszielen (was wollen wir erreichen?), Leistungszielen (was machen wir dafür?) und mitunter Qualitätszielen / Prozesszielen (wie machen wir es?) differenziert.

Mit Kennzahlen steuern

Auf Grundlage dieser Ziele und Kennzahlen können Kommunen ein örtliches Kennzahlensystem entwickeln. Dabei werden in der örtlichen Diskussion einige Ziele und Kennzahlen angepasst werden, andere wegfallen und weitere dazukommen. Die Kennzahlen sind mit Zielwerten zu versehen. Auf Basis der Ziele können in den Wirtschaftsförderungseinrichtungen Maßnahmen diskutiert und vereinbart werden, die zur Zielerreichung beitragen sollen. Die Erreichung der Ziele wird evaluiert, Abweichungen analysiert.

In einem Controllingkonzept werden idealtypisch Berichtszeiträume und Adressaten definiert. Einige wenige Kennzahlen dienen der Darstellung im Haushaltsplan, deutlich mehr für den Geschäfts- oder Verwaltungsbericht der Wirtschaftsförderung.

Für den Erfolg eines solchen Prozesses ist es erforderlich, Verantwortlichkeiten zu benennen. Einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der Wirtschaftsförderung (oder des Dezernates / Referates, der die Wirtschaftsförderung zugeordnet ist) sollte die Aufgabe Steuerungsunterstützung / Controlling übertragen werden.

In den KGSt-Vergleichsringen wurden Ziele und Kennzahlen für die Teilprodukte

• Bestandsentwicklung
• Clustermanagement / Netzwerke
• Akquisition
• Gewerbeflächenentwicklung
• Beschäftigungsentwicklung und
• Existenzgründungsförderung

diskutiert. Exemplarisch wird der Stand der Diskussion nachfolgend für das Teilprodukt Bestandsentwicklung beschrieben, weil dieses Teilprodukt nach Aussage der Wirtschaftsförderungen die größte Bedeutung für die kommunale Wirtschaftsförderung hat.

Bestandsentwicklung – Wirkungsziel Zufriedenheit

Die Wirtschaftsförderungseinrichtungen versuchen in Kooperation mit vielen verschiedenen Akteuren auf die positive Entwicklung der Standortfaktoren insgesamt Einfluss zu nehmen.

Die Zufriedenheit der Bestandsunternehmen mit den Standortfaktoren, zu denen auch die Kommunalverwaltung selbst und die Wirtschaftsförderung gehören, wurde in den KGSt-Vergleichsringen als Wirkungsziel für die Bestandsentwicklung definiert. Folgt man diesem Ansatz, sind zur Messung der Zielerreichung regelmäßige Unternehmensbefragungen unverzichtbar, mit denen die Bewertung und Bedeutung von Standortfaktoren aus Sicht der Wirtschaft und deren Entwicklung evaluiert werden können.

Bei konkreten Investitionsmaßnahmen unterstützen Wirtschaftsförderungen die Bestandsunternehmen z. B. bei der Standortsuche oder in der Koordination verschiedener Beteiligter. In Unternehmensbesuchen, mit Veranstaltungen oder über Newsletter informieren sie Unternehmen über ihr Angebot und die Maßnahmen zur Optimierung der Standortfaktoren. Auch hier können Befragungen ein geeignetes Instrument sein, um die Qualität der Beratungsleistungen oder Veranstaltungen zu bewerten.

Unter Berücksichtigung des dargestellten Angebots wurden Leistungsziele definiert, in denen der Anteil der Bestandsunternehmen genannt wird, der mit den einzelnen Angeboten erreicht wird, z. B. „mit mindestens mit X % der Bestandsunternehmen gibt es im Erhebungszeitraum einen persönlichen Kontakt“, „mind. Y % der Bestandsunternehmen abonnieren den Newsletter“ oder „X % der gewerblichen Bauvorhaben werden von der Wirtschaftsförderung begleitet“. Als Gesamtmenge der Bestandsunternehmen wurde dabei die Anzahl der Betriebe mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten bestimmt, die von Kreisen und kreisfreien Städten unter www.statistik.arbeitsagentur.de abgerufen bzw. von kreisangehörigen Kommunen bei den Statistikstellen der Bundesagentur für Arbeit abgefragt werden können. Qualitätsziele (z. B. Reaktionszeiten) ergänzen den Zielekatalog.

Voraussetzung für die strukturierte Organisation und Dokumentation der Kontakte und eine hohe Beteiligung bei Unternehmensbefragungen ist eine möglichst vollständige Unternehmensdatenbank, möglichst mit persönlichem Ansprechpartner und persönlicher E-Mail-Adresse. Die Vollständigkeit und Aktualität dieses Instruments ist somit ein Indikator für die Qualität der Wirtschaftsförderung. Grundsätzlich ist die Erstellung einer solchen Unternehmensdatenbank mit Standardsoftware (z. B. als Excel-Datei) möglich.

Die Wirtschaftsförderungen sollten aber prüfen, ob weitere Funktionen zur Kontaktpflege die Anschaffung eines CRM-Systems rechtfertigen. Entsprechende Systeme können im Wirtschaftsförderungslabor der Hochschule Harz getestet werden. Es ist darauf zu achten, dass mit den CRM-Systemen auch die für die Steuerung der Wirtschaftsförderungseinrichtungen zu erhebenden Grundzahlen zu ermitteln sind. Gute Anbieter werden dabei behilflich sein.

KGSt-Mitgliedskommunen erhalten bei Roland Fischer weitere Informationen.

Hinweis der Redaktion: Vertiefende Ausführungen zu diesem Thema finden Sie in der Mai-Ausgabe der Zeitschrift Ausbildung/Prüfung/Fachpraxis (apf), zu beziehen über den Verlag.