Vertrauen unabdingbar: Die Nutzer können sich hier sicher sein, dass keine unbefugten Dritten mitlesen.

Nicht zuletzt aufgrund von Facebook, Twitter, Tumblr & Co. ist der Begriff Social Media in aller Munde. Allgemein werden unter Social Media Internetanwendungen zusammengefasst, bei der die Nutzer sich untereinander austauschen und Inhalte, wie z. B. durch das Schreiben von Texten oder das Hochladen von Bildern, sowohl einzeln als auch gemeinsam gestalten können.

Eine besonders hohe Verbreitung innerhalb der Social Media-Anwendungen weisen Social Networks auf. Zu den Grundcharakteristika von Social Networks zählen u. a. persönliche Profilseiten der Nutzer, die Möglichkeit zur sichtbaren Verknüpfung mit anderen Netzwerkmitgliedern („Freund“, „Kontakt“ etc.), ein Nachrichtensystem zur bilateralen Kommunikation sowie Diskussionsforen zur multilateralen Kommunikation der Netzwerkmitglieder.

Verwaltungskooperation im Netz

Angesichts der hohen Verbreitung von Social Networks stellt sich für öffentliche Verwaltungen die Frage, inwiefern sie diese für ihre Aufgaben nutzen können. Neben einer etwaigen Kommunikation mit Bürgern sind hier insbesondere die Einsatzmöglichkeiten im Bereich der Verwaltungskooperation zu betrachten.

Gerade Letzterer kommt vor dem Hintergrund knapper Finanzen bei gleichzeitig gestiegenen Ansprüchen von Bürgern und Unternehmen eine wichtige Funktion zu, da durch sie eine Erhöhung der Effektivität und Effizienz bei der Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben erwartet wird. Zurückgeführt werden diese Potenziale auf die im Rahmen der Zusammenarbeit stattfindende Bündelung von Wissen, Aufgaben oder Bedarfen. Im verwaltungsübergreifenden Wissensaustausch kann insbesondere eine einfache und zugleich äußerst wirksame Maßnahme gesehen werden. Schließlich sehen sich viele öffentliche Verwaltungen – vor allem Kommunen – ähnlichen Aufgaben- und Problemstellungen im Verwaltungsalltag gegenüber.

Wissensaustausch in der öffentlichen Beschaffung

Ein Beispiel ist hierbei die Beschaffung. Der Einkauf öffentlicher Stellen ist in Deutschland an das Vergaberecht gebunden, das den Ablauf von Beschaffungsvorgängen umfassend regelt. Damit wird für die Abwicklung von Beschaffungsvorgängen neben kaufmännischem und technischem auch rechtliches Know-how benötigt. So muss die benötigte Leistung beschrieben und gleichzeitig die Einhaltung des Vergaberechts sichergestellt werden. Aus diesem Grund verursacht die Realisierung von Beschaffungsvorhaben insbesondere bei kleinen und mittelgroßen Verwaltungen erhebliche personelle Belastungen und einen entsprechend hohen Zeit- und Kostenaufwand, da Verwaltungen dieser Größe keine Spezialisten für alle anfallenden Bedarfe beschäftigen können.

Durch einen Austausch von Leistungsbeschreibungen kann der Einarbeitungsaufwand bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen beispielsweise stark reduziert werden, da die Bedarfe vieler öffentlicher Stellen oftmals ähnlich sind und damit auf rechtliche und technische Überlegungen der Vorlage zurückgegriffen werden kann. Ähnliche Potenziale ergeben sich im Beschaffungsbereich auch bei einem Wissensaustausch hinsichtlich der Auslegung vergaberechtlicher Vorgaben, der Handhabung auftretender Probleme oder Erfahrungen mit Lieferanten.

Wissensaustausch über Social Networks

Dem Nutzen eines verwaltungsübergreifenden Wissensaustauschs steht jedoch der hierbei zu betreibende Aufwand gegenüber. Gestaltet sich die Suche nach Kooperationspartnern langwierig oder müssen die gleichen Informationen mehrfach parallel ausgetauscht werden, so reduziert sich dieser Nutzen. Die Erwartung eines hierbei zu hohen Aufwands kann den verwaltungsübergreifenden Wissensaustausch schließlich sogar verhindern.

Die Nutzung von Social Networks zum verwaltungsübergreifenden Erfahrungsaustausch kann den damit verbundenen Aufwand deutlich reduzieren:

1. Social Networks unterstützen zunächst das Auffinden geeigneter Kooperationspartner bzw. Wissensträger. Netzwerkmitglieder geben häufig direkt in ihren Profilen Hinweise auf ihre Fähigkeiten und Aufgabengebiete, sodass mithilfe geeigneter Suchfunktionen schnell und einfach die Wissensträger identifiziert werden können. Daneben können Wissensträger auch indirekt über generierte Inhalte ausfindig gemacht werden, da das Nachvollziehen sachbezogener Diskussionen häufig Rückschlüsse auf Expertenwissen erlaubt. Bei einer entsprechend großen Mitgliederzahl besteht also eine hohe Wahrscheinlichkeit auch für sehr spezifische Problemstellungen einen oder mehrere Experten zu finden.
2. Social Networks unterstützen den Wissensaustausch. In Diskussionsforen werden, ohne den Arbeitsplatz verlassen zu müssen, die zu lösenden Probleme beschrieben und dann ein oder mehrere Lösungsansätze erarbeitet sowie gegebenenfalls auch evaluiert. Folglich findet der Wissensaustausch an einer virtuellen und zugleich zentralen Stelle statt, sodass alle beteiligten Netzwerkmitglieder stets über den aktuellen Stand der Diskussion informiert sind. Neben den bei der Diskussion angestoßenen Lernprozessen steht durch die dauerhafte Dokumentation der Forenbeiträge das darin enthaltene Wissen auch zu späteren Zeitpunkten noch zur Verfügung und kann jederzeit ergänzt bzw. aktualisiert werden. Da Netzwerkmitglieder in einem persönlichen Kontakt zueinander stehen, kann zudem davon ausgegangen werden, dass im Zeitablauf persönliche Beziehungen entstehen, die die Bereitschaft zu einem freien Informations- und Wissensaustausch weiter fördern.

Die beschriebenen Vorteile der Nutzung von Social Networks zum verwaltungsübergreifenden Wissensaustausch lassen sich jedoch nur realisieren, wenn die Netzwerkmitglieder sich auf einen Austausch auf einer Online-Plattform einlassen wollen. Dies betrifft nicht die grundlegende Bereitschaft zum verwaltungsübergreifenden Wissensaustausch, da diese in der Regel vorhanden ist. Vielmehr müssen sie sich sicher sein, dass beim Austausch in einem Social Network gewährleistet ist, dass keine unbefugten Dritten mitlesen können. Insbesondere Anbieterunternehmen sind hiermit gemeint, die die gewonnenen Informationen nutzen könnten, um sich einen aus Sicht der öffentlichen Hand nicht gewünschten Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Eine Vertraulichkeit im Sinne, dass nur andere Verwaltungsmitarbeiter auf die ausgetauschten Informationen zugreifen können, muss folglich gewährleistet sein.

Beispiel: Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk (VuBN)

Ein Social Network, das diese Anforderung erfüllt, ist das Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk (www.vubn.de). Mit den üblichen Funktionalitäten eines Social Networks ausgestattet, ergibt sich das Alleinstellungsmerkmal des VuBN dadurch, dass einerseits nur Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung und ausgewählte Experten Zugang erhalten und damit eine geschlossene Nutzergruppe vorliegt. Andererseits liegt es in der rein professionellen Nutzung, d. h. es findet ausschließlich einen Austausch zu beruflichen Themen statt.

Mitte 2008 gestartet, hat sich das VuBN mit mittlerweile über 11.000 Nutzern aus mehr als 5.500 verschiedenen öffentlichen Stellen (Stand September 2013) als das zentrale Social Network für Mitarbeiter aus öffentlichen Verwaltungen etabliert. Die prozentuale Zusammensetzung der Funktionsbereiche der Nutzer sehen Sie hier. Das Herz des Netzwerks bilden die über 150 Diskussionsgruppen und -foren zu den verschiedensten Verwaltungsbereichen, wie z. B. Beschaffung, Finanzen, Personal, IT oder auch Bauhof, in denen ein reger Informations- und Wissensaustausch stattfindet. Durch die kostenlose Mitgliedschaft im VuBN und die intuitive Bedienbarkeit bestehen schließlich keine Eintrittsbarrieren.

Den Mitgliedern des VuBN steht zudem der sogenannte Anbieterüberblick zur Verfügung, um sich einen Marktüberblick über mögliche Lieferanten und Dienstleister zu verschaffen. Die Anbieterunternehmen profitieren ihrerseits von der Möglichkeit, sich und ihre Produkte und Dienstleistungen über 11.000 Mitarbeitern öffentlicher Verwaltungen auf einfache und komfortable Weise zielgerichtet präsentieren zu können. Dabei bleiben die Nutzerdaten anonym und sicher.

Fazit

Vielfach dürfte die Nutzung zur Kommunikation mit Bürgern der erste Gedanke in öffentlichen Verwaltungen beim Thema Social Media sein. Wesentliche Effektivitäs- und Effizienzpotenziale für die Verwaltungsarbeit liegen aber in der Nutzung von Social Media und insbesondere Social Networks zum verwaltungsübergreifenden Wissensaustausch. Ein auf die Realisierung dieser Potenziale ausgerichtetes Social Network steht beispielsweise mit Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk (www.vubn.de) zur Verfügung.

Hinweis der Redaktion: Wir freuen uns, Ihnen bei dieser Gelegenheit unseren neuen Kooperationspartner VuBN vorstellen zu können. Unser Online-Magazin PUBLICUS ist in diesem Netzwerk (www.vubn.de) einschließlich aller Archiv-Ausgaben eingestellt. Dies haben wir zum Anlass genommen, in der November-Ausgabe 2013 mit einer kleinen, an den Bedürfnissen der Praxis orientierten Beitragsreihe zum Beschaffungswesen und Vergaberecht zu beginnen.