Wie die öffentliche Verwaltung ihre Leistungen und Leistungserstellungsprozesse erbringt, stellt sich in Deutschland recht unterschiedlich dar. Entsprechend der föderalen Struktur werden Leistungen und Leistungserstellungsprozesse, die eigentlich inhaltlich vergleichbare Leistungen betreffen, zurzeit in unterschiedlicher Art beschrieben, mit unterschiedlichen Formularen erfasst und die erforderlichen Abläufe unterschiedlich dargestellt.

Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass für Bürger die Nutzung von Verwaltungsleistungen insbesondere in Form von E-Government durch eine aus ihrer Sicht zu komplizierte und intransparente Struktur von Verwaltungsangeboten sowie das Fehlen eines übergeordneten, einheitlichen Strukturkonzeptes erschwert wird. Für Unternehmen mit mehreren Unternehmensstandorten entstehen dadurch erhöhte Bürokratiekosten, da sie an den verschiedenen Standorten für den gleichen Behördenkontakt mit unterschiedlichen Prozessen, Dokumentationen und Formularen konfrontiert werden.

Die verteilte Erstellung sowie die Pflege von leistungsbezogenen Informationen und Formularen erzeugt auch innerhalb der Verwaltung einen erhöhten Aufwand durch Mehrfachtätigkeiten und Abstimmungsprozesse. Die Komplexität bei der Kooperation über Organisations- oder Fachgrenzen hinweg wird infolgedessen erschwert.

Am 17. Mai 2012 gaben das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt und das Bundesministerium des Innern daher den Startschuss für das Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates „Föderales Informationsmanagement (FIM)“. Wesentlicher Ausgangspunkt für das Projekt sind die positiven Erfahrungen aus der Zusammenarbeit von Bund und Ländern bei der Erarbeitung des Leistungskataloges der öffentlichen Verwaltung (LeiKa).

An der Vereinheitlichung von leistungsbezogenen Informationen und Formularen setzt FIM an. Mit fachlichen und technischen Standards wird ein Informationsmanagement aufgebaut, das alle föderalen Ebenen beim Informationsaustausch untereinander und mit den Bürgerinnen und Bürgern im Verwaltungsverfahren unterstützt.

FIM ist zudem eine zentrale Voraussetzung, Verwaltungsverfahren vollständig elektronisch abzuwickeln. Es trägt damit entscheidend zum föderalen E-Government bei.

Wesentlich für ein Verwaltungsverfahren sind:

• Die Leistungsbeschreibung. Sie informiert Bürgerinnen und Bürger sowie Wirtschaft über Leistungen der öffentlichen Verwaltung (Kundensicht).
• Das Formular. Damit beantragen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen eine Leistung unter Angabe verschiedener Informationen.
• Der Prozess. Der Antrag über ein Formular initiiert einen Prozess der Leistungserbringung innerhalb der Verwaltung, an dessen Ende in der Regel ein Bescheid zugestellt wird (Verwaltungssicht).

Ziel von FIM ist es, auf fachlicher, technischer und organisatorischer Ebene einen harmonisierten Baukasten für Leistungsbeschreibungen, Formulare und Prozesse zu schaffen. Aus diesem Baukasten sollen sich Nutzer innerhalb der öffentlichen Verwaltung bedienen können, um den redaktionellen Aufwand im Beschreiben von Verwaltungsverfahren ohne Qualitätseinbußen zu senken. Des Weiteren soll mit Hilfe des Baukastens eine einheitliche Modell- und Begriffswelt über Fachlichkeiten hinweg geschaffen werden, welche die Verbesserung der Rechtsetzung zur Abschaffung und Vermeidung neuer Bürokratie unterstützen.

Gesetzgebung und Gesetzesumsetzung mit FIM

Die FIM-Ergebnisse sollen die Vorbereitung, Durchführung und Kommunikation zu einem Verwaltungsverfahren unterstützen. Im Vordergrund steht nicht die technische Realisierung eines Verwaltungsverfahrens. FIM zielt vielmehr auf ein Harmonisieren der fachlichen Grundbausteine der Verwaltungsverfahren in der Form ihrer Beschreibung ab. Dabei werden materiell-rechtliche Vorgaben nicht berührt.

Basis für das Projekt FIM sind die in Art. 71 ff. des Grundgesetzes geregelten Rechtsetzungskompetenzen zwischen Bund und Ländern. Anhand dieser Kompetenzverteilung sowie der in den Ländern festgelegten Ausführung lassen sich alle Varianten der Rechtsetzungs- und Vollzugszuständigkeit im föderalen Aufbau Deutschlands ableiten. Häufigster Anwendungsfall ist die Gesetzgebungskompetenz des Bundes, innerhalb derer die Länder die Ausführung an die Kommunen übertragen.

Der aktuelle Prozess der Gesetzesumsetzung in Deutschland sieht vor, dass entweder der Bund, die Länder oder die Kommunen eine Rechtsvorschrift (Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung) in konkrete Leistungen und unterstützende Formulare überführen. Die Übertragung der Rechtsvorschriften ist aber oftmals kein ganz einfacher Schritt. Der im Rahmen des FIM-Projekts entwickelte Baukasten soll diesen Prozess zukünftig unterstützen. Verwaltungen können mit seiner Hilfe neu zu entwickelnde Formulare auf Basis von Bausteinen bereits formulierter Berichtselemente zusammensetzen. Dies soll nicht nur zu einer standardisierten Umsetzung von Rechtsvorschriften, sondern auch zu verbesserter Verständlichkeit und Akzeptanz bei Bürgern und Unternehmen führen. Zusätzlich soll FIM die Gesetzesfolgenabschätzung unterstützen. Die Übersetzung von Rechtsvorschriften verursacht für die Verwaltung Kosten und Aufwand. Mit Hilfe des FIM Baukastenprinzips können die für die Verwaltung entstehenden Aufwände besser abgeschätzt und minimiert werden.

Mit den bereits jetzt vorhandenen technischen Standards, einhergehenden rechtlichen Möglichkeiten und den ständig leistungsfähigeren Informations- und Kommunikationssystemen ist auf dieser Basis die Vision von papierlosen Verwaltungsvorgängen tatsächlich realisierbar.