Kommunen müssen umdenken und handeln

Der öffentliche Sektor befindet sich im Wandel. Insbesondere im Zuge der Digitalisierung werden Kommunalverwaltungen mit neuen Richtlinien und Anforderungen konfrontiert, an die sie sich anpassen müssen. Bislang konnten Kommunen wählen, ob sie per Post oder online ihren Bedarf an Gütern ausschreiben. In naher Zukunft wird sich diese Entscheidungsfreiheit ändern: Mit der EU-Richtlinie 2014/24/EU, die Anfang des Jahres beschlossen wurde, wird die elektronische Ausschreibung für Kommunen und Gemeinden ab April 2016 zur Pflicht. Das gilt für den Kauf von Straßenlaternen, Kopierern, Reinigungsleistungen sowie auch für Strom und Gas. Alle bisherigen Arbeitsschritte per Papier und Post sollen durch standardisierte elektronische Verfahren ersetzt werden. Das stellt viele Kommunen vor große Herausforderungen und zwingt sie, sich zeitnah über vorhandene Möglichkeiten sowie Anbieter zu informieren, um sich auf die neuen Arbeitsvorgänge einstellen zu können.

Elektronische Ausschreibungen in der Praxis

Bei der Energiebeschaffung gibt es schon seit 2009 ein erfolgreiches Modell im öffentlich-rechtlichen Sektor, das den elektronischen Einkauf von Strom und Gas gestattet. Zahlreiche Kommunen in Deutschland haben diese neue Form des Einkaufs bereits für sich genutzt und ihren Bedarf an Energie online ausgeschrieben – und dabei noch immense Kosten gespart. So erfolgte im Jahr 2013 die bisher größte elektronische Stromausschreibung für über 1.000 bayerische Kommunen mit ca. 750 Mio. kWh Jahresverbrauch und etwa 40.000 Abnahmestellen. Die Ausschreibung erbrachte Einsparungen von 21 Millionen Euro jährlich. In einer Gasausschreibung im Juni 2014 für 250 bayerische Gemeinden konnten die Gaskosten um 9 Millionen Euro gesenkt werden. In beiden Fällen arbeiteten die Kommunen mit der KUBUS Kommunalberatung (siehe auch den Beitrag auf S. 17 ff.) und dem Energiedienstleister enPORTAL zusammen, die ein rechtssicheres Online-Tool für den öffentlich-rechtlichen Einkauf von Strom und Gas entwickelt haben und die elektronische Ausschreibung bislang als einzige im deutschen Markt anbieten.

Anfänge der elektronischen Energiebeschaffung nach VOL

Dabei entstand die Idee für das öffentlich-rechtliche Online-Tool zufällig. enPORTAL entwickelte im Jahr 2008 eine elektronische Plattform für Energieausschreibungen, die lediglich auf privatrechtliche Ausschreibungen von Unternehmen mit mehr als 100.000 kWh im Jahr ausgerichtet war. Kurz darauf wurde die KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH aus Schwerin auf die Innovation der Hamburger Energiedienstleister aufmerksam und suchte den Kontakt zu den Geschäftsführern Clemens Graf von Wedel und Rainer Otto. Durch eine enge Zusammenarbeit stand schnell fest, dass die Plattform auch nach öffentlich-rechtlichen Vorgaben – demnach nach VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Lieferungen und Leistungen) – erweitert werden konnte, was letztlich geschah.

Damit wurde bereits 2009 die Grundlage dafür geschaffen, dass Strom- und Gasbedarfe von Kommunen auch online ausgeschrieben werden können. Das Online-Tool ist somit genau das, was der öffentliche Sektor für die künftige Umstellung benötigt. Bis heute bietet enPORTAL als einziges, deutschlandweit tätiges Unternehmen die elektronische Auktion mit elektronischer Signatur nach § 101 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) an. In einem gerichtlichen Nachprüfungsverfahren im Jahr 2011 erhielt das webbasierte Tool seinen „Ritterschlag” (Vergabekammer Niedersachsen, Lüneburg Az.: VgK-11/2011) und wurde als rechtssicher zertifiziert.

Die Nachfrage der Kommunen stieg im Laufe der Jahre an: Während KUBUS 2009 mit 25 Mio. kWh Ausschreibungsvolumen begann, das sich auf etwa 25 Kommunen verteilte, betreut das Unternehmen heute über die Plattform enPORTAL ein Beschaffungsvolumen von ca. 2 Milliarden kWh. Damit werden 4,5 Prozent des gesamten kommunalen Strombedarfs, das sind etwa 45 Milliarden kWh pro Jahr, über die elektronische Plattform ausgeschrieben.

Durchführung einer elektronischen Ausschreibung

Trotz dieses Angebots ist die Arbeit mit standardisierten Online-Prozessen für viele Kommunalverwaltungen auch heute noch unbekannt oder ungewohnt. Dabei sind die einzelnen Schritte der Energieausschreibung (siehe Grafik auf vorstehender Seite) transparent, einfach und sicher. Notwendig sind dafür ein PC, Internetzugang und ein Chip-Kartenleser zur Verifizierung. Im Vorfeld werden die relevanten Daten mit Hilfe der Kommunalberatung ermittelt, zusammengestellt und bei enPORTAL eingegeben. Nach unterschiedlichen Kriterien, z. B. Landkreise, Stromqualitäten etc., können für die gebündelte Vergabe auch Lose gebildet werden. Das anschließende Verfahren ist zweistufig: Im ersten Schritt erfolgt die Veröffentlichung, dann eine Qualifizierung der Lieferanten, die 40 Tage dauert. Das sich anschließende Auktionsverfahren wird in der Regel in vier Stunden durchgeführt. Hierbei können die Lieferanten, die sich qualifiziert haben, in der Auktion für die ausgeschriebene Leistung mitbieten. Der Lieferant mit dem besten Angebot erhält den Zuschlag und liefert den Kommunen anschließend Strom und Gas. Den Zeitpunkt der Auktion bestimmt die Kommune selbst – je nach Marktentwicklung und Strompreis kann sie kurzfristig gestartet werden. Am Ende folgt eine revisionssichere Dokumentation der gesamten Ausschreibung.

Vorteile einer elektronischen Ausschreibung

Einige Kommunen sehen die Umstellung auf die elektronische Form vermutlich skeptisch und fragen sich, warum diese Entscheidung getroffen wurde – schließlich hat die Zusammenarbeit mit dem bisherigen Anbieter gut funktioniert. Dabei bieten sich durch das elektronische Verfahren viele Vorteile. Kommunen profitieren von der einfachen Datendistribution. Alle Daten liegen online vor, können jederzeit eingesehen und heruntergeladen sowie auch nach erfolgter Ausschreibung von den Kommunen für das Energiedatenmanagement genutzt werden – bei den oft zahlreichen Abnahmestellen erleichtert sich die Arbeit für den Einkäufer durch permanenten Überblick enorm. Ein weiteres Problem des papiernen Verfahrens ist die Datenkonsistenz während des Ausschreibungsprozesses. Sobald relevante Daten im Prozess aktualisiert und evtl. korrigiert werden müssen, ist auch schon bei einer geringen Anzahl von angefragten Lieferanten kaum zu gewährleisten, dass alle Parteien mit den gleichen Informationen versorgt werden. Ein gleichzeitiger Zugriff online für alle Beteiligten löst dieses Problem und gewährleistet auch bei kurzfristigen Änderungen den immer gleichen Informationsstand. Weiterer Vorteil ist der direkte Vergleich aller Angebote in einer Tabelle, da alle Preise und Anbieter aufsteigend aufgelistet sind. Wie bei einer klassischen Ausschreibung senden die Energielieferanten ihre Angebote zum gewünschten Termin an den Kunden, allerdings elektronisch über das Portal.

Hierzu haben die mitbietenden Key-Accounter eines Versorgungsunternehmens personalisierte Zugänge. Jedes Angebot wird zusätzlich mittels einer Code-Karte digital signiert. Auch finanziell lohnt sich das elektronische Verfahren: Das Erreichen optimaler Preise ist über die Online-Plattform durch die Auktion in Echtzeit sichergestellt. Risikoaufschläge wegen evtl. Börsenkursschwankungen innerhalb langer Bindefristen können so auf ein Minimum reduziert werden oder fallen ganz weg. Dadurch ergeben sich letztlich bessere Strom- und Gaspreise und die Kommune spart Geld. Überdies haben auch kleinere Stadtwerke durch das elektronische Verfahren neuerdings wieder die Chance, an Ausschreibungen teilzunehmen und Lose zu gewinnen. Das liegt daran, dass sie rechtzeitig von der öffentlich-rechtlichen Ausschreibung erfahren, die Daten der Kommune erstmals umfassend erhalten und somit eine Chance auf Angebotsabgabe erhalten.

Chancen für den öffentlichen Sektor

Das vorgestellte Online-Tool im Energiebereich verdeutlicht, dass die Umstellung auf das elektronische Verfahren zahlreiche Chancen für den öffentlichen Sektor bietet sowie neue Möglichkeiten im Hinblick auf Effizienz und Kostenersparnis liefert. So können sich Kommunen zumindest bei der Energiebeschaffung mit genügend Vorlauf auf die Umstellung ab April 2016 einstellen sowie auf die Expertise von KUBUS und enPORTAL zurückgreifen, die in den letzten Jahren viele Kommunen im Energiebereich beraten und letztlich auch zufrieden gestimmt haben.