Seit Einführung der Doppik in den öffentlichen Verwaltungen von Gemeinden und Städten ist die interne Verrechnung von Leistungen (Leistungsströme zwischen intra- und interkommunalen Abteilungen und Sparten) zur wesentlichen Grundvoraussetzung geworden. Das gilt insbesondere für kommunale Betriebe und Bauhöfe, die aufgrund ihres Tätigkeitsportfolios für mehrere Produkte des kommunalen Haushalts tätig werden und somit ihre Leistungen aufschlüsseln müssen. Insofern spielt dort die Umlage der durch die Leistung entstandenen Kosten auf die unterschiedlichen Bereiche eine wichtige Rolle.

Kosten-Leistungsrechnung auf den Prüfstand

Das unterscheidet die Betriebe von den Sparten der Kernverwaltung, die aufgrund ihres vielfach auf einen Bereich beschränkten Tätigkeitsportfolios bzw. der prozentualen Verteilung der Leistungen auf wenige Produkte Kosten größtenteils pauschal umlegen. Die manuellen Betriebe müssen sich jedoch auch aufgrund des ständigen Vergleiches zur Privatwirtschaft und der Gebührenabrechnung betriebswirtschaftlich aufstellen. Aufgrund dieser Zwänge wurden gerade für diese Zweige Organisationsformen wie Eigenbetriebe geschaffen. Heute sind diese Formen für die betriebswirtschaftliche Abbildung nicht mehr erforderlich, da im Zuge der Doppik respektive erweiterten Kameralistik die betriebswirtschaftliche Verarbeitung dort durchgeführt wird. Aber auch in bestehenden Eigenbetrieben sollte man die Kostenrechnung bzw. Kosten-Leistungsrechnung auf den Prüfstand stellen.

Praktikable Lösungswege aufzeigen

Im Folgenden möchte die KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH ihre Eindrücke und Erfahrungen in diesem Bereich öffentlicher Verwaltungen aufzeigen und einfache Lösungswege zur handhabbaren Datenstrukturierung und -aufbereitung als Eingangswerte zur Kosten-Leistungsrechnung (KLR) sowie zu deren Durchführung beschreiben. In dem Unternehmen KUBUS haben sich vier kommunale Spitzenverbände – der Städte- und Gemeindetag Mecklenburg-Vorpommern, der Städteverband Schleswig-Holstein, der Landkreistag Mecklenburg-Vorpommern sowie der Schleswig-Holsteinische Landkreistag – zusammengeschlossen. Das Unternehmen hat den Auftrag, Beratungsleistungen, gutachtliche Dienstleistungen sowie Servicedienste für Kommunen und kommunale Einrichtungen unabhängig, kompetent und kostengünstig zu erbringen. Im Unternehmen sind 27 Mitarbeiter unterschiedlicher Fachdisziplinen, wie Volljuristen, Diplom-Verwaltungswirte, Diplom-Ingenieure, Diplom-Betriebswirte und Fachinformatiker beschäftigt.

Verrechnungsmethoden vielfach noch am Anfang

Um eine interne oder auch externe Verrechnung fundiert aufstellen zu können, bedarf es der Durchführung einer Kostenrechnung als ersten Schritt zum Aufbau einer Kosten-Leistungsrechnung. Hierbei ist die Finanzbuchhaltung, die in der Kämmerei durchgeführt wird, für die Abrechnung der bereits vollzogenen Leistungen zuständig, während die Kostenrechnung neben der Unterstützung der Finanzbuchhaltung zusätzlich der strategischen Planung, der Betriebsentwicklung, dem Berichtswesen und dem Controlling dient. Belegt mit Größenwerten der Tätigkeitsbereiche (Kataster) entwickelt sich die Kostenrechnung zur Kosten-Leistungsrechnung.

In der Kostenrechnung bzw. Kosten-Leistungsrechnung werden alle Aufwendungen des Bauhofes bzw. kommunalen Betriebes, die sich aus den Werten der Finanzbuchhaltung ergeben, herangezogen, um die zukünftige Tätigkeit strategisch zu planen, Konzepte für Ressourcenverbrauch sowie Aufbau- und Ablauforganisation zu entwickeln und Chancen neben Risiken transparent darzustellen. Unter Berücksichtigung kalkulatorischer Werte wird versucht, die noch in der Zukunft liegenden Kosten für Personaleinsatz und Ressourcenverbrauch zu erzeugen. Finanzbuchhaltung und Kosten-Leistungsrechnung bauen zwar aufeinander auf, sind jedoch zwei unterschiedliche Systeme.

In der Branche der kommunalen Betriebe bzw. Bauhöfe stehen die Bestrebungen zur Durchführung dieser Verrechnungsmethoden vielfach noch am Anfang, obwohl die Einführung der Doppik vielerorts schon abgeschlossen ist. Lediglich 10 Prozent der besagten Betriebe können auf eine umfängliche und funktionierende Kosten-Leistungsrechnung mit strategischer Planung und Berichtswesen zurückgreifen. Das Spektrum der verbleibenden 90 Prozent reicht von mangelnder Durchführung einer Kostenrechnung über grobe interne Verrechnung bis hin zur fundierten Verrechnung von Leistungen ohne Abbildung der Leistungsfähigkeit des Betriebes (Leistungsrechnung) und daraus folgender mangelnder strategischer Entwicklung und Planung sowie unzureichendem Berichtswesen.

Neue Probleme statt Problemlösung

Viele öffentliche Verwaltungen haben zur Durchführung der Kosten-Leistungsrechnung in ihren Betrieben aufwändige und professionelle Softwarelösungen angeschafft, die die Probleme, die mit der Pflicht zur internen Verrechnung entstanden sind, lösen sollen. Diese DV-technischen Lösungen sind für viele Verwaltungen und Betriebe jedoch mit neuen, großen Problemen verbunden. Diese Probleme sind:

• fehlendes Know-how zur Durchführung einer Kosten-Leistungsrechnung
• mangelnde Vorarbeit zur Strukturierung und Datenvorbereitung
• Verkomplizierung der Anwendung durch vielfältige, teilweise unnötige Anwendungsmöglichkeiten innerhalb der Programmlösungen
• mangelnde Unterstützung der Software-Hersteller/ Abhängigkeiten
• starre Systemvorgaben
• unausgenutzte Schnittstellen
• Redundanzen in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
• hoher personeller Aufwand

Sukzessiver Aufbau der Strukturen

Wegen dieser Probleme weisen Kostenrechnungen häufig einen Detaillierungs- und Bearbeitungsgrad auf, der mit der Zielsetzung und Handhabbarkeit nicht zu vereinbaren ist. Das hat zur Folge, dass die interne Verrechnung immense personelle Ressourcen bindet und zudem eine Unübersichtlichkeit schafft, die in keinem Verhältnis zum Nutzen der betriebswirtschaftlichen Steuerung steht. Bevor sich eine Verwaltung oder ein kommunaler Betrieb Gedanken über die Anschaffung komplexer DV-technischer Systeme zur Verarbeitung der Kostenrechnung macht, ist der Fokus auf die besonnene und dem Ziel entsprechende Vorbereitung der Eingangsdaten zur Kosten-Leistungsrechnung wichtigste Vorarbeit. Dabei müssen folgende Dinge beachtet werden:

• handhabbare Tätigkeitsaufzeichnungen der Mitarbeiter (Dies ist ein wichtiger Punkt, um schon bei der Erfassung von Leistungen die unproduktive Erfassungszeit auf ein Minimum zu begrenzen und schon im Vorfeld die einfache Datenstruktur für den späteren Gebrauch festzulegen. Hier können Tagesabrechnungszettel so ausgefüllt werden, dass der einzelne Mitarbeiter kaum eigenen Text schreiben muss. Das erübrigt in vielen Fällen auch die Einführung digitaler Erfassungsgeräte);
• besonnene Auswahl der Produkte in Bezug auf übersichtliche Handhabung (Kostenstellen);
• Begrenzung der Tätigkeitsbeschreibungen (Kostenträger) auf ein handhabbares Minimum. Hier muss bereits Hauptaugenmerk auf Auswertung, Kennzahlen und strategische Planung gelegt werden;
• Aufbau der Kostenrechnung nach einfachen Grundsätzen, nach Möglichkeit unter Verwendung vorhandener EDV-Lösungen (MS-Office).

Die Kosten-Leistungsrechnung sollte mit der einfachen Kostenrechnung beginnen, wobei hier der Fokus auf praktikable Handhabung gelegt werden sollte, da kaum personelle Ressourcen in den öffentlichen Verwaltungen und Betrieben zur Verfügung stehen. Über die DV-technische Verarbeitung – quasi mit Bordmittel – generiert man Identifikation und Lerneffekt der mit der Verrechnung beschäftigten Bediensteten. Im Zuge weniger Jahre kann somit eine funktionierende und den Ansprüchen genügende Kostenrechnung aufgebaut werden. Unter Zuhilfenahme von Katastern kann die Kostenrechnung zur Kosten-Leistungsrechnung ausgebaut werden. Für die Einführung professioneller Softwarelösungen im Bauhofbereich können die vorgefertigten Strukturen und Erfahrungen übernommen werden und die richtige Auswahl in der Menge an Angeboten getroffen werden.

Auch einfach strukturierte Systeme führen zum Erfolg

Mit diesen Schritten empfiehlt die KUBUS GmbH, den Aufbau der internen Verrechnung bzw. die Umstrukturierung einer suboptimalen Kostenrechnung durchzuführen. Viele Beispiele zeigen, dass der umgekehrte Weg – nämlich die Anschaffung einer Software und anschließend die mühselige Durchführung der Strukturierung – mangelnde Ergebnisse bei hohen Kosten erzielt. Mancherorts werden für die Bewältigung der Kostenrechnung umfangreiche Personalressourcen verwendet, ohne dass daraus ein Nutzen entsteht. Oft lässt die Strukturierung weder strategische Auswertungen noch ein aussagekräftiges Berichtswesen zu – mit der Folge, dass zwischen Betrieb und Verwaltung „ein Berg von Papier” ausgetauscht wird, welches Redundanzen schafft und zusätzliche Arbeitskräfte bindet.

Externe Beratung kann sinnvoll sein

Schon mit einfach strukturierten Systemen können größtmögliche Erfolge erzielt werden, damit die Entscheidungsgremien durch die Verwaltung und die Betriebe handhabbare und überschaubare Zahlen und Daten zur Beratung und Entscheidungsfindung an die Hand bekommen. Für kleinere bis mittlere Bauhöfe kann es daher sinnvoll sein, eine Kostenrechnung mithilfe externen Know-hows aufzubauen, welches die branchenspezifischen Erfahrungen gebündelt und optimiert weitergeben und somit zu einer adäquaten Lösung beitragen kann.