Der standardisierte Kommunale Aktenplan 21

Die elektronische Akte (E-Akte) ist vielerorts vor dem Roll-Out, Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Kommunen stehen in den Startlöchern.

Ein unverzichtbares Instrument für die Ordnung elektronischer Akten ist der Aktenplan. Viele, die mit der Einführung elektronischer Akten befasst sind, warten auf den Aktenplan. Gemeindetag und Landkreistag Baden-Württemberg sind Herausgeber des Kommunalen Aktenplans 21, den auch viele Städte beschaffen. Die Aktenplanredaktion hat für den akuten Bedarf nun eine Vorgehensweise erarbeitet, durch die ab sofort ein vollständiger Aktenplan zur Verfügung steht. Dieser Aktenplan wird als „standardisierter Aktenplan“ bezeichnet. Dieser standardisierte Aktenplan ist immer vollständig umfassend, bildet also sämtliche gültigen Aktenzeichen ab. Diese werden innerhalb seiner bestehenden, einheitlichen hierarchisch-dezimalen Struktur abgebildet, die im DMS hinterlegt werden kann.

Durch diese Vorgehensweise erhält der Kommunale Aktenplan 21 bereits jetzt eine Dynamik, die ihn auch in Zukunft auszeichnen wird. In dieser Dynamik liegt eine der Stärken des Kommunalen Aktenplans 21:  Eine permanent arbeitende Redaktion wird den Aktenplan ständig an Aufgabenzuwächse oder Aufgabenänderungen in der kommunalen Praxis anpassen.

Wird der Aktenzeichenbestand durch die Redaktion verändert, kann exakt bezeichnet werden, welche standardisierten Aktenzeichen sich ändern und welcher neue Standard gilt. Die neue standardisierte Aktenplanversion wird stets auf der letzten standardisierten Version aufbauen. Viele Anbieter bieten ihren Kunden in ihrem DMS ein Instrument an, mit dem die neueste Aktenplanversion automatisiert eingespielt werden kann oder können wird. Wer den aktuellen Standard des Kommunalen Aktenplans 21 einmal bei sich hergestellt hat, profitiert von den automatisierten Updates, die im Richard-Boorberg-Verlag erscheinen. Voraussetzung hierfür ist die einmalige Einführung des Aktenplanstandards in der Kommune. Der einmalige Aufwand besteht darin, die Aktenzeichen aller vorhandenen Akten (am besten nach Durchführung eines Aktenaussonderungsverfahrens) manuell auf die Aktenzeichen des standardisierten Kommunalen Aktenplans umzustellen. Eine automatisierte Umstellung kann beim erstmaligen Herstellen des Standards in der Regel nicht erfolgen, da der Aktenplan in vielen Kommunen örtlich ergänzt oder individuell verändert wurde. An dieser Stelle bringt die einmalige Herstellung des standardisierten Aktenplans den Kommunen in Zukunft Vorteile: dann profitieren sie von automatisierten Aktualisierungen statt individuellem Wildwuchs.

Wünsche, Anregungen und Bedarfe an Aktenzeichen können jederzeit an die landesweit arbeitende Aktenplanredaktion von Gemeindetag und Landkreistag gemeldet werden (aktenplan@boorberg.de), eine eigenmächtige örtliche Abweichung vom Aktenzeichen-Standard ist nicht empfehlenswert. Denn: bei standardisierten Daten ist es möglich, bestehende Aktenzeichen z.B. durch technische Funktionen in einem Stapelprozess zu verändern. Daneben bietet die Systematik des Kommunalen Aktenplans 21 durchaus Mittel für individuelle Anpassungen: durch die Einführung von Schemata gibt es die Möglichkeit, bei Bedarf örtlich und individuell parallel zu reihen oder tiefer zu gliedern.

Wer jetzt ein DMS einführen möchte oder den Einstieg in die standardisierte Aktenplanwelt vollziehen will, nutzt diesen standardisierten Kommunalen Aktenplan 21.

Mit der 2. Aufbaulieferung im Frühjahr 2020 wird der Kommunale Aktenplan 21 diese standardisierten Daten im XML-Format in einer Datei bieten. Es wird mit jeder Lieferung eine konstant fortgeschriebene Version des kompletten Aktenplans geben, die stets folgende Anforderungen erfüllt:

• Enthalten sind jeweils alle bis dahin überarbeiteten Aktenzeichen des Kommunalen Aktenplans 21, die alte Aktenzeichen ersetzen.
• Darüber hinaus sind darin alle Aktenzeichen des Aktenplans von 2002 enthalten, die noch gültig sind, bzw. Nachweise darüber, welche neuen Aktenzeichen an deren Stelle getreten sind.
• Aktenzeichen, die aufgrund des laufenden Überarbeitungsprozesses noch kein endgültiges Ziel in einer Hauptgruppe gefunden haben, haben ein eindeutig zugewiesenes Übergangsaktenzeichen (sind in den Aktenplangruppen 98 und 99 „geparkt“),
• der komplette, in einem einheitlichen Datenfeld enthaltene Aktenzeichenbestand besteht somit aus bereits überarbeiteten und unverändert gültigen Aktenzeichen.

Ein nicht zu vermeidender Umstand ist, dass die derzeit 224 geparkten Aktenplanstellen in den Aktenplan-Gruppen 98 und 99 bei künftigen Ergänzungslieferungen noch einmal auf das letztlich gültige Aktenzeichen umgezogen werden müssen.

Zum Vergleich: Die Gesamtzahl der belegten Aktenplanzeichen auf allen Ebenen umfasst im Boorberg Aktenplan von 2002 ganze 12.007 Stellen. Von diesen sind in den bereits neubearbeiteten fünf Hauptgruppen 5665 enthalten. Die „geparkten“ 224 Aktenplanzeichen sind ebenfalls im standardisierten Aktenplan enthalten, haben also einen eindeutigen Platz. Dieser wird sich bei der finalen Überarbeitung noch einmal ändern.
Die „geparkten“ Aktenplanzeichen betreffen folgende Aktenplanbereiche von 2002: 103 Asylbewerber (künftig HG 4), 108 Tierschutz (künftig HG 5), 134 Versicherungen (künftig HG 9), 750 Bestattungswesen und 752 Friedhöfe (künftig HG 5), 764.6 Anschlagwesen, Plakatierung (künftig HG 0), 771 Bauhof und Fuhrpark (künftig HG 0), 880 Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte (künftig HG 9), 891 Gemeindegliedervermögen (künftig HG 9), 892 Kommunale Stiftungen (künftig HG 9), 893 Treuhandvermögen (künftig HG 9).

Durch die beschriebene Vorgehensweise steht also mit der nächsten Lieferung des Kommunalen Aktenplans 21 wieder ein kompletter Aktenplan zur Verfügung, der alle aktuellen/gültigen Aktenzeichen in einem einheitlichen Datenfeld abbildet.
Dieser standardisierte Kommunale Aktenplan 21 ist in elektronischer Form in einer einheitlichen XML-Datei beim Richard Boorberg Verlag erhältlich. Er beinhaltet die kompletten aktuell gültigen Aktenzeichen aller 10 Hauptgruppen in einem Datenfeld. Alle weiteren Bearbeitungsschritte bauen auf diesen Standard auf. Wer einmal auf den standardisierten Aktenplan umgestellt hat, kann eindeutig definierbare Aktualisierungen einspielen. Die meisten DMS-Anbieter arbeiten bereits an entsprechenden Update-Tools.