Immer mehr Rechnungen werden heutzutage elektronisch versendet, denn sie verbessern und verschlanken die Prozesse zwischen den beteiligten Personen und Institutionen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der Gesetzgeber zudem formale Hürden abgebaut. Seither ist es steuerrechtlich möglich, dass elektronische Rechnungen in jedem Format und über beliebige Übertragungswege ausgetauscht werden können. Das einheitliche Rechnungsdatenformat ZUGFeRD will die Verarbeitung dieser Rechnungen vereinfachen.

Das Hauptproblem bei den heute versendeten elektronischen Rechnungen ist, dass vom Versender aus dem jeweiligen Rechnungserstellungsprogramm meist einfache PDF-Dateien erzeugt werden. Hier hat aber jedes Unternehmen, jede Institution ihre eigenen Formate und Layouts. Mal steht die Rechnungsnummer links, mal rechts, das Datum ist hier im Kurzformat, da im Langformat abgebildet. Eingescannte Rechnungen enthalten – EDV-technisch gesehen – überhaupt keine Informationen. Für den Rechner besteht eine solche Rechnung zunächst nur aus schwarzen und weißen Bildpunkten.

Um solche elektronischen Rechnungen beim Empfänger sinnvoll weiterverarbeiten zu können, müssen die Rechnungsdaten manuell nacherfasst werden. Alternativ sehen manche Programme vor, die Daten mittels einer sogenannten OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) von der elektronischen Rechnung auszulesen. Das funktioniert häufig, aber nicht immer und ist deshalb oft mit zusätzlichem Nachbearbeitungsaufwand verbunden.

Obwohl also Rechnungssteller und Rechnungsempfänger in der Regel Computer, vielleicht sogar die gleiche Software, zur Erstellung bzw. Weiterverarbeitung derselben Rechnung verwenden, wird sie heute oft noch hier ausgedruckt und dort wieder eingescannt. Dieser Aufwand verursacht auf beiden Seiten unnötige Kosten. Deshalb lautet das Ziel: Was auf der einen Seite schon digital ist, sollte auch bequem auf der anderen Seite digital weiterverarbeitet werden können.

Rechnungsdatenformat ZUGFeRD

Unterstützt durch den IT-Branchenverband BITKOM hat deshalb das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) gemeinsam mit der öffentlichen Verwaltung und Vertretern der Wirtschaft das einheitliche Rechnungsdatenformat ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“) entwickelt. Auch die Nürnberger DATEV eG hat sich daran intensiv beteiligt. Dieses Format soll die Verbreitung und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfachen – gerade für kleine und mittlere Unternehmen und Institutionen.

Technisch gesehen kombiniert das ZUGFeRD-Format das „klassische“ PDF-Dokument als „Rechnungs-Belegbild“ mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Diese Datei erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer. Während die XML-Datei für den menschlichen Betrachter sehr unübersichtlich und kryptisch erscheint, „weiß“ der PC des Rechnungsempfängers sofort, welche Daten wohin gehören und welche Werte sie beinhalten. Das Auslesen dieser Daten ersetzt die OCR-Erkennung, Lesefehler können so ausgeschlossen werden. Fehler können sich damit nur noch dann einschleichen, wenn sich der Versender bereits beim Erstellen der Rechnung vertippt oder verrechnet hat.

Fehler werden vermieden, Verarbeitung wird beschleunigt

Doch werden damit nicht nur Fehler vermieden. Vor allem beschleunigt sich dadurch die Bearbeitung und Nutzung in nachgelagerten Prozessen (z. B. umsatzsteuerliche Prüfung, Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, Anordnung, Zahlung, Buchführung). Eine Studie der Goethe-Universität Frankfurt in Zusammenarbeit mit dem Bundesinnenministerium hat ergeben, dass sich der Durchlauf einer derart standardisierten Rechnung in einem ebenfalls standardisierten Prozess vom Posteingang über die Rechnungsprüfung bis zur Freigabe und Zahlung im Vergleich zur Papierrechnung von durchschnittlich knapp 27 auf etwa zwei Minuten reduzieren würde.

Ein weiterer großer Vorteil der standardisierten ZUGFeRD-Rechnung ist, dass die Kontrolle und das Management der eigenen Zahlungsein- und -ausgänge dadurch deutlich vereinfacht würden. Da die Rechnungsinformationen schneller vorliegen, wird die Bearbeitung und Zahlung der Rechnung beschleunigt. Damit lassen sich offene Posten besser managen und somit die Liquidität verbessern. Vor allem in arbeitsteiligen Rechnungs- und Zahlungsprozessen lassen sich so z. B. auch Skonti effizienter ausnutzen, die bisher aufgrund längerer Freigabeprozesse verpasst wurden.

Demgegenüber gibt es für denjenigen, der (noch) nicht mit dem neuen Standard arbeiten will oder kann, keinerlei Einschränkungen: Er kann weiterarbeiten wie bisher, da neben der EDV-lesbaren XML-Datei weiterhin eine PDF-Datei als Belegbild geliefert wird. Die XML-Datei kann dann getrost ignoriert, die Rechnung für die internen Prozesse ausgedruckt und abgeheftet werden.

Branchenübergreifend

Schon jetzt gibt es verschiedene Verfahren des weitgehend automatisierten Rechnungsdatenaustauschs, wie etwa das sogenannte EDI-Verfahren („electronic data interchange“). Voraussetzung für dessen Nutzung ist allerdings eine individuelle, bilaterale Vereinbarung (sog. „EDI-Vereinbarung“) zwischen Versender und Empfänger.

Das ZUGFeRD-Format hingegen eignet sich zum branchenübergreifenden, allgemeingültigen Rechnungsverkehr zwischen allen Wirtschaftsbereichen und der öffentlichen Verwaltung. Der elektronische Rechnungsdatenaustausch wird damit nicht nur mehr für große Unternehmen und dauerhafte Leistungsverbünde, sondern auch und gerade für kleinere Einheiten und den Mittelstand einfach umsetzbar.

Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Internetseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (www.ferd-net.de) oder z. B. unter www.datev.de/erechnung.