Digitalisierung der Verwaltungen

Digitalisierung der Verwaltungen ist nicht mehr aufzuhalten

Zahlreiche gesetzliche Vorgaben der EU, des Bundes und der Länder fordern, dass Dienstleistungen für die Bürger und Unternehmen online bereitzustellen sind. Der Wandel ist längst in vollem Gange, inzwischen findet in allen Bereichen die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen sowie innerhalb der Verwaltung digital statt und sei es nur mit der „guten alten“ unverschlüsselten Mail.

E-Rechnung, E-Akte, E-Vergaben, Dokumentenmanagementsysteme, Onlinezugangsgesetz, E-Justice-Gesetz, DE-Mail, Behördenpostfach und vieles mehr bewegt die kommunalen Verwaltungen. Auch die Ansprüche der Bürger, von Unternehmen und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändern sich. Was für Banken, Amazon und Co selbstverständlich ist, warum soll es das nicht auch für die Behörden geben? Warum nicht die Urkunde oder den Parkausweis online „bestellen“ – im Amtsdeutsch beantragen –, elektronisch bezahlen und zuhause ausdrucken? In manchen Kommunen ist das längst gelebte Wirklichkeit.

Herausforderungen für die Rechnungsprüfung

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie sieht die Rechnungsprüfung der Zukunft aus, wenn Datensätze und Dateien die Papierbelege mehr und mehr verdrängen. Eine der wichtigsten Aufgaben einer modernen Rechnungsprüfung ist es, diesen Wandel konstruktiv zu begleiten, auf Chancen und Risiken hinzuweisen. Damit rückt die Prüfung von Projekten, Abläufen und Prozessen in den Mittelpunkt. Dies setzt erweitertes Methodenwissen voraus:

Wie prüfe ich ein Projekt, eine Projektstruktur und die Umsetzung der Ergebnisse von Projekten?
Wie prüfe ich, ob Ist-Prozesse zutreffend aufgenommen und Soll-Prozesse zutreffend beschrieben wurden?
Werden an den richtigen Stellen Kontrollen zur Qualitätssicherung eingebaut, um Fehler zu vermeiden oder zu erkennen?
Sind die Sollprozesse rechtmäßig, zweckmäßig und wirtschaftlich?
Wie prüfe ich Daten, wie gewinne ich aus einem großen Datenvolumen die Stichproben, wie setze ich Analysetools richtig ein, um Fehler aufzudecken?

Andere Branchen – allen voran die großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften – beschäftigen sich intensiv mit der Automation der Prüfung. Die neuen „Zauberworte“ sind data analytics und Blockchain.

Bisherige Erfahrungen der kommunalen Prüfungspraxis

Die kommunalen Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer haben sich unter dem Dach ihres Fachverbandes, dem Institut für Rechnungsprüfung (IDR), auf den Weg gemacht. Dabei gilt es die Mitglieder zu unterstützen und die fachlichen Grundlagen weiter zu entwickeln. So steht der Prüferkongress in Weimar am 21. und 22. Mai 2019 im Zeichen der Digitalisierung. Weitere Informationen zum IDR finden Sie auf idrd.de und das Programm zum Download unter https://www.idrd.de/fileadmin/user_upload/idr/downloads/Prueferkongresse/07._Prueferkongress_2019/Flyer.pdf.

Deutschland hat bei der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen strukturelle Probleme, nämlich den Förderalismus und die kommunale Selbstverwaltung. Beides sind wichtige Errungenschaften und sollen hier nicht infrage gestellt werden. Sie erklären aber, warum man sich in Deutschland mit der Umsetzung europaweiter Anforderungen so schwertut.

Die Bundesländer unterstützen die Kommunen mehr oder weniger. Der Bund kann über den IT Planungsrat nur allgemeine Anforderungen formulieren. Der nationale Abstimmungsprozess ist langwierig, die Eigeninteressen der zu Beteiligenden vielfältig. Gelegentlich stößt man auch noch auf Gesetze und Vorschriften, die einer vollständigen Digitalisierung im Wege stehen.

Jede Kommune versucht in der ihr eigenen Art, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, häufig fehlt es an einer kommunalen Digitalisierungsstrategie. Was soll, muss zukünftig den Bürgern und Unternehmen digital angeboten werden? Hier sind die politischen Entscheidungsträger in der Pflicht. Endet Digitalisierung bei der Entgegennahme der Online-Anträge oder ist auch die verwaltungsinterne Bearbeitung digitalisiert. In welchem Umfang werden Akten digital geführt und archiviert?
Bei der Einführung von Onlineantragsverfahren ist häufig zu beobachten, dass die Prozesse nicht aus Bürgersicht gedacht werden, sondern bestehende Strukturen möglichst eins zu eins digital abgebildet werden sollen, ohne zu hinterfragen, ob die bisherige Arbeitsweise überhaupt sinnvoll digital umsetzbar ist.

Ohne Akzeptanzmanagement sind Digitalisierungsprojekte zum Scheitern verurteilt

Hier sollte eine moderne Rechnungsprüfung ansetzen, die Entscheidungsträger berät und die Einführungsprojekte begleitet.
Parallel muss sich auch die Rechnungsprüfung selbst digital aufstellen. Es gilt, Analyse- und Prüfungstools – soweit noch nicht erfolgt – einzuführen und sie für die künftigen Anforderungen zu nutzen.

Auch hier leistet das IDR Unterstützung und entwickelt mit dem Kooperationspartner DATEV Lösungen für die kommunale Praxis. Weiteres findet sich unter Datev.de sowie https://www.datev.de/web/de/datev-shop/abschlusspruefung/datenpruefung-classic/ und https://www.datev.de/web/de/datev-shop/material/datev-pruefung-oer/.

Das Berufsbild des kommunalen Rechnungsprüfers wird sich weiter wandeln, das Tempo bestimmt der Grad der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse.

Redaktionsanmerkung:

Der Autor verfügt über 15 Jahre Erfahrung in der kommunalen Rechnungsprüfung. Er legt Wert auf die Feststellung, dass dieser Artikel seine persönliche Auffassung wiedergibt.