Ob Abfallgebühren, Hundesteuer oder Musikschulbeiträge– Kommunen und öffentliche Einrichtungen nutzen die aufwandsarme und bewährte Einzugsermächtigung. Was bislang ein bequemes und einfaches Verfahren war, stellt zukünftig viele öffentliche Körperschaften vor große Herausforderungen. Denn die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf das neue SEPA-Verfahren zum 1. Februar 2014 legt gerade denjenigen, die Lastschriften einziehen, eine Vielzahl neuer Pflichten auf.

Das Gesetz will es so – und es gibt keinerlei Übergangsfrist: Ab dem Stichtag werden sämtliche deutschen Banken nur noch dann Zahlungen per Lastschriftverfahren durchführen, wenn die Zahlungsempfänger schriftliche Einzugsermächtigungen nach SEPA-Standard nachweisen können. Im öffentlichen Bereich hat diese Form der Zahlungsabwicklung eine lange Tradition und eine breite Akzeptanz bei den Bürgerinnen und Bürgern. Viele Lastschriften aber bedeuten schlichtweg viele Umstellungsschritte. Will die Kommune oder der kommunale Betrieb Risiken auf der Einnahmenseite minimieren, sind einige Dinge zu tun.

SEPA-sichere Einzugsermächtigungen einholen

Wer weiterhin Geld einziehen möchte, für den gilt: Ohne eine schriftlich vorliegende Einverständniserklärung des Schuldners ist dies nicht (mehr) möglich. Für Kommunen und öffentliche Betriebe bedeutet dies, dass sie zuerst überprüfen müssen, ob die bisherigen Einzugsermächtigungen in schriftlicher Form vorliegen. Liegt die Einzugsermächtigung mit Unterschrift vor, dann kann diese in ein SEPA-Mandat „gewandelt“ werden. Über diese Umwandlung ist der Kunde schriftlich zu informieren. Für diesen Zweck gibt es Vorlagen nach den Vorgaben der Deutschen Bundesbank, die die DATEV eG ihren Kunden aus dem Public Sector zur Verfügung stellt.

Bei den mit den bisherigen Abbuchungsaufträgen vergleichbaren SEPA-Firmenlastschriften gelten allerdings andere Vorgaben. Für diese müssen immer neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt und vom Zahlungspflichtigen der Bank vorgelegt werden.

Liegt die Einzugsermächtigung nicht in Papierform mit Unterschrift vor, dann muss der Kunde erneut angeschrieben und ein unterschriebenes SEPA-Mandat eingeholt werden. Hierbei sind einige Formanforderungen zu beachten.

So muss das SEPA-Lastschriftmandat neben der Unterschrift des Kunden einen verbindlichen Text enthalten – das Muster dafür findet sich auf der Seite der Deutschen Bundesbank. Zudem müssen eine so genannte Gläubigeridentifikations- und eine Mandatsreferenznummer ausgewiesen werden.

Abbuchungen formal korrekt ankündigen

Mit dem Vorliegen des korrekten Lastschriftmandats allein ist noch nicht allen Formalia Genüge getan. Vielmehr müssen Kommunen im SEPA-Lastschriftverfahren künftig ihren Kunden mindestens 14 Tage im Voraus ankündigen, dass sie Abbuchungen vornehmen. Durch eine Vereinbarung mit dem Kunden über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Satzung oder eine andere Form der Bekanntmachung haben Kommunen und öffentliche Betriebe aber die Möglichkeit, diese Frist für die sogenannte „Pre-Notification“ auch kürzer zu gestalten. Beim Kunden bzw. Bürger genügt es nach entsprechender Vereinbarung, diese Vorankündigung als Textbaustein in die Rechnung oder den Bescheid einzutragen. Bei den Kreditinstituten muss die Datei mit den Abbuchungsdaten beim ersten Einzug nach derzeitigem Rechtsstand mindestens fünf Tage vorher vorliegen. Dies geschieht, in dem der Auftrag entsprechend früher an die Bank übersandt wird.

Die Pre-Notification muss eine Reihe von Angaben enthalten, darunter die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den oder die Beträge, die abgebucht werden sollen sowie den oder die Termine, zu denen abgebucht werden soll. Die Gläubigeridentifikationsnummer vergibt die Deutsche Bundesbank; sie kann online dort beantragt werden. Die Mandatsreferenznummer definiert dagegen jeder selbst. Letzteres klingt erst einmal harmlos und sympathisch, wird aber für Städte und Gemeinden schnell kompliziert. Angesichts der Fülle an Abgaben und Gebühren, die sie einziehen, belasten sie bei ein und demselben Einwohner dazu häufig verschiedene Konten. Das verpflichtet sie gemäß SEPA nun dazu, unterschiedliche Mandatsreferenznummern für denselben Bürger zu verwenden. Die Herausforderung besteht darin, für diese Nummern ein plausibles System zu entwickeln. DATEV unterstützt beispielsweise bei dieser Aufgabe mit einem Mandatsreferenz-Generator.

Die automatisierte Kontenumstellung überprüfen

Neben der Aufbereitung der SEPA-Lastschriftmandate und der Ergänzung ihrer Prozesse um die standardisierte Pre-Notification sollten Kommunen und öffentliche Betriebe zudem zeitnah prüfen, ob ihre eingesetzten Programme etwa für das Rechnungswesen oder den Zahlungsverkehr bereits SEPA-fähig sind, das heißt unter anderem mit den neuen internationalen Kontonummern und Bankleitzahlen umgehen können. Im Idealfall bieten sie außerdem eine automatische Umstellung der Kontendaten. So sorgt in den von Kommunen eingesetzten kaufmännischen Softwarelösungen der DATEV eG der IBAN-Assistent bereits seit Anfang dieses Jahres dafür, dass Nutzer in den relevanten Anwendungen alle Kontodaten per Knopfdruck in das neue Format transferieren können.

Eine Prüfung automatisiert umgestellter Kontodaten ist aber anschließend in jedem Fall notwendig. Es können immer Ausnahmefälle auftauchen, die sich nicht automatisch übertragen lassen. So gibt es von der Bundesbank zurzeit noch für eine ganze Reihe von Sonderkonten keine Möglichkeit der automatischen Umstellung, beispielsweise für Spendenkonten mit einprägsamen Formaten à la „4444“. Die manuelle Überprüfung der umgewandelten Daten ist nicht zuletzt deshalb wichtig, weil die Banken mit der Einführung von SEPA nicht mehr verpflichtet sind, einen sogenannten Namen-Nummern-Vergleich durchzuführen. Durch diesen Haftungsausschluss trägt am Ende jede Kommune selbst dafür die Verantwortung, dass ihre Daten korrekt sind – und kann bei Falschzahlungen niemanden in Regress nehmen.

Die eigenen neuen Kontodaten kommunizieren

Um auch den Bürgern die Möglichkeit zu geben, sich beizeiten an die neuen Kontodaten ihrer Kommune zu gewöhnen, tun Städte und Gemeinden gut daran, ihre IBANs und BICs schon jetzt auf sämtlichen Veröffentlichungen anzubringen und darauf hinzuweisen. Die Nummern finden sich schon seit geraumer Zeit auf allen Kontoauszügen und Karten, die die Banken ausstellen.

SEPA-Wörterbuch

SEPA: steht für Single Euro Payments Area und bezeichnet den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum ab 1. Februar 2014, dem alle EU- und EWR-Staaten sowie die Schweiz und Monaco angehören

IBAN (International Bank Account Number): die neue internationale Kontonummer, sie setzt sich aus einem zweistelligen Ländercode (DE), einer zweistelligen Prüfsumme mit Prüfziffern und einer maximal 30-stelligen Kontoidentifikation aus bisheriger Kontonummer und Bankleitzahl zusammen; in Deutschland hat die IBAN 22 Stellen

BIC (Bank Identifier Code): von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international gültige Bankleitzahl; der BIC besteht aus acht oder elf Buchstaben und Ziffern, die Bank, Land, Ort und Filiale kodiert angeben

SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit): ähnelt der bisherigen Einzugsermächtigung; kann bis zu acht Wochen nach dem Belastungstag ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden; fehlt das unterschriebene Mandat, verlängert sich die Frist auf 13 Monate

SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit): ist dem bisherigen Abbuchungsverfahren vergleichbar und ausschließlich für den Zahlungsverkehr zwischen Geschäftskunden vorgesehen, hier gibt es keine Widerspruchsmöglichkeit

SEPA-Lastschriftmandat: die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften, muss vom Schuldner unterschrieben vorliegen und Gläubigeridentifikations- und Mandatsreferenznummer beinhalten

Gläubigeridentifikationsnummer: benötigt jedes Unternehmen, das Lastschriften einziehen will; wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt und von dieser vergeben

Mandatsreferenznummer: vergibt jedes Unternehmen für jeden Schuldner nach eigener Regel, entspricht zum Beispiel der Kunden- oder Vertragsnummer

Pre-Notification: Vorabinformation; Zahlungsempfänger müssen zur Sicherstellung des erfolgreichen Lastschrifteinzuges dem Schuldner vor Einzug die Höhe, das Datum des jeweiligen Einzuges, Mandatsreferenz sowie Gläubiger-ID mitteilen