Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG, BGBl. I 2008 S. 2850) hat der Gesetzgeber die sog. „E-Bilanz“ eingeführt. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn – auch freiwillig – in Form eines Betriebsvermögensvergleichs ermitteln, müssen künftig die Inhalte ihrer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung online nach einem bestimmten Schema (sog. „Taxonomie“) und in einem festgelegten Format (XBRL = eXtensible Business Reporting Language) an die Finanzverwaltung übermitteln (vgl. § 5 b EStG). Dies gilt grundsätzlich auch für Betriebe der öffentlichen Verwaltung.

Mit den Vorgaben zur E-Bilanz wird die bisherige Übermittlung (Abgabe in Papierform) durch eine elektronische Übermittlung ersetzt. Dies gilt unabhängig von der Rechtsform und der Größenklasse des bilanzierenden Steuerpflichtigen. Nach dem Wortlaut des Gesetzes sind E-Bilanzen verpflichtend für Wirtschaftsjahre zu übermitteln, die nach dem 31.12.2011 beginnen.

Für 2012 gilt allerdings eine „Nichtbeanstandungsregelung“, so dass für das laufende Jahr Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung noch wie gewohnt in Papierform eingereicht werden können. Bilanzierende Steuerpflichtige, die von diesem Zugeständnis Gebrauch machen, werden daher in der Regel erstmals ihren Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2013 als E-Bilanz bei der Finanzverwaltung einreichen müssen.

Nutzen der E-Bilanz

Aus Sicht des Gesetzgebers stellen die elektronische Übermittlung der Gewinn- und Verlustrechnung und die damit verbundene Standardisierung der Inhalte von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung einen wichtigen Baustein im Gesamtkonzept zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens dar.

Indem die Finanzverwaltung elektronisch aufbereitete Daten erhält, wird sie das Besteuerungsverfahren effizienter gestalten können, weil beispielsweise die bisherige mechanische Datenerfassung entfällt.

Für Bürger und Unternehmen hat die Finanzverwaltung ein Mehr an Rechts- und Planungssicherheit bezüglich der Besteuerung für den jeweiligen Veranlagungszeitraum in Aussicht gestellt. Daneben sollen Betriebsprüfungen effizienter gestaltet und möglichst zeitnah durchgeführt werden können. Die Auswirkungen für öffentliche Betriebe und Unternehmen sind dabei differenziert zu betrachten.

Nicht steuerpflichtige Eigenbetriebe und Betriebe ­gewerblicher Art

Soweit Eigenbetriebe hoheitliche Tätigkeiten erbringen, sind sie nicht steuerpflichtig und damit auch nicht zur Abgabe einer E-Bilanz verpflichtet. Das gilt auch dann, wenn sie (freiwillig oder verpflichtend) einen Jahresabschluss erstellen.

Unterhält eine juristische Person des öffentlichen Rechts einen Betrieb gewerblicher Art (BgA), der seinen Gewinn in Form eines Betriebsvermögensvergleichs ermittelt, besteht eine Verpflichtung zur Aufstellung einer E-Bilanz für den BgA. Wenn ein Eigenbetrieb neben dem BgA hoheitliche Aufgaben erfüllt, besteht die E-Bilanz-Pflicht allerdings nur für den Teil des BgA.

Der E-Bilanz-Datensatz kann auf Basis der länderspezifischen Eigenbetriebsverordnungen erstellt werden. Hierzu hat die Finanzverwaltung eine eigene Ergänzungstaxonomie vorgesehen.

Abweichend vom oben dargestellten Anwendungszeitpunkt gewährt die Finanzverwaltung in diesen Fällen eine zusätzliche Übergangszeit: Die E-Bilanz muss hier erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen, eingereicht werden. Bis dahin können die Unterlagen wie gewohnt in Papierform abgegeben werden.

Kommunale Unternehmen in privater Rechtsform

Kommunale Unternehmen in privater Rechtsform (meist GmbH oder AG) müssen eine E-Bilanz erstellen, soweit sie ihren Gewinn mit Betriebsvermögensvergleich feststellen und steuerpflichtig sind.

Ihren E-Bilanz-Datensatz können die kommunalen Unternehmen entweder auf Basis der Kerntaxonomie (Datenschema, das den Gliederungsvorgaben lt. § 266 und § 275 HGB folgt) oder – soweit erforderlich – auf Basis von weiteren Ergänzungstaxonomien erstellen. Mit den Ergänzungstaxonomien stellt die Finanzverwaltung für die Anwendungsfälle die Kerntaxonomie ergänzende E-Bilanz-Schemata zur Verfügung, in denen ein Jahresabschluss gemäß einer Formblatt-Verordnung (§ 330 HGB) aufzustellen ist. Das gilt insbesondere für kommunale Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft, für kommunale Verkehrsunternehmen, für Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen.

Anders als bei den BgA kommen die kommunalen Unternehmen in privater Rechtsform nicht in den Genuss eines Übergangszeitraums. Sie müssen ihre erste E-Bilanz wie alle anderen privaten E-Bilanz-pflichtigen Unternehmen spätestens für das nach dem 31. Dezember 2012 beginnende Wirtschaftsjahr erstellen.

Bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr bedeutet dies, dass der Jahresabschluss 2013 erstmals in Form eines E-Bilanz-Datensatzes elektronisch bei der Finanzverwaltung einzureichen ist.

Trotz Übergangsfrist: Aktueller Handlungsbedarf zur Vorbereitung

Anders als bei der privaten Einkommensteuer-Erklärung, die über ein Erfassungstool vom Steuerpflichtigen manuell gefüllt und anschließend elektronisch übermittelt werden kann, ist für die E-Bilanz eine Softwareunterstützung zwingend erforderlich. Von Verwaltungsseite wird kein Werkzeug zum manuellen Erfassen der E-Bilanz-Daten angeboten. Der Steuerpflichtige muss vielmehr mit Hilfe einer geeigneten Software den E-Bilanz-Datensatz erstellen und im Datenformat XBRL an die Finanzverwaltung übermitteln. Die eingesetzte Rechnungswesen-Software ist deshalb auf diese Anforderungen hin zu überprüfen.

Sowohl in der Kern- als auch in den Ergänzungstaxonomien sieht die Finanzverwaltung eine detaillierte Untergliederung der Positionen aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung vor. Die verwendete Rechnungswesen-Software sollte in der Lage sein, mit Hilfe eines ausreichend differenzierten Kontenangebots den Umfang des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes abzubilden. Dann kann die E-Bilanz im weiteren Verlauf aus einer differenzierten Buchführung weitestgehend automatisiert „befüllt“ werden.

Ein Beispiel für eine Software, die diese Anforderungen erfüllt, liefert die DATEV eG. In deren Rechnungswesen-Programmen übernimmt ein „E-Bilanz-Assistent“ die Aufbereitung und Übermittlung des E-Bilanz-Datensatzes. Er führt den Anwender in vordefinierten Schritten durch diesen Prozess und kann auch für solche Fälle eingesetzt werden, in denen eine E-Bilanz auf Basis von Jahresabschlüssen aus Vorsystemen (? DATEV) aufzustellen ist. Schon zum Jahreswechsel 2011/2012 hat die DATEV eG Standardkontenrahmen auf die E-Bilanz angepasst. Im Rahmen der jährlichen Aktualisierungen der Standardkontenrahmen werden E-Bilanz-Konten ergänzt bzw. überarbeitet, soweit dies aufgrund der vorgesehenen Taxonomie-Updates erforderlich wird. Damit stellt DATEV regelmäßig aktualisierte E-Bilanz-konforme Kontenrahmen sicher.

Auswirkungen auf das unterjährige Buchungsverhalten

Ist der Kontenrahmen an die E-Bilanz-Anforderungen angepasst worden, sind die potenziellen Auswirkungen auf das unterjährige Buchungsverhalten herauszuarbeiten. Denn nur wenn unterjährig E-Bilanz-konform gebucht worden ist, kann der Anwender von den daraus resultierenden Synergien bei der Aufstellung des E-Bilanz-Datensatzes profitieren.

Nachdem DATEV-Standardkontenrahmen bereits zum Jahreswechsel 2011/2012 auf E-Bilanz angepasst worden sind, können die Auswirkungen auf das unterjährige Buchungsverhalten bereits im laufenden Geschäftsjahr analysiert werden. Anpassungen können dann bereits zu Beginn des Geschäftsjahres 2013 greifen.

Etablierte Prozessabläufe auf künftige Anforderungen anpassen

Aus der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ergeben sich zusätzliche Anforderungen an etablierte Prozesse. Indem Informationen mit der E-Bilanz medienbruchfrei übertragen werden können, lässt sich die Prozesskette von der Buchführung bis zum Steuerbescheid optimieren. Die Arbeitsschritte Erstellung und Übermittlung der Steuererklärungen (inklusive der dazugehörigen Anlagen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) können effizient gestaltet werden, soweit dabei aufeinander abgestimmte und in die Abläufe integrierte Werkzeuge verwendet werden.

Außerdem hat die Finanzverwaltung avisiert, in einer künftigen Ausbaustufe auch veranlagungsrelevante Informationen (wie bspw. Erläuterungen zum Bescheid) im ursprünglichen Übermittlungsformat an den Steuerpflichtigen zurück zu übermitteln. Darauf sollten die Betriebe vorbereitet sein. Die künftigen Prozesse sollten möglichst effizient und aus Software-Anwendersicht möglichst komfortabel sein.