Die Digitalisierung ist eine zentrale Herausforderung. Der Bundesinnenminister, Dr. Thomas de Mazière, hat daher mit seinen Kollegen im Wirtschafts- sowie Verkehrs- und Infrastrukturministerium die Digitale Agenda erarbeitet, die das Bundeskabinett am 20. August 2014 beschlossen hat. Darin haben sich auch die Behörden in Bund, Ländern und Kommunen ein bürgerfreundliches „digitales Deutschland” zum Ziel gesetzt. Die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen wollen mit der Verwaltung einfach und sicher mittels digitaler Angebote in Kontakt treten. Mit dem Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 und in Umsetzung der Digitalen Agenda schafft die Bundesregierung die Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft und setzt die Möglichkeiten des im Jahr 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetzes (EGovG) um.

Potenziale auf kommunaler Ebene aufzeigen

Mit diesem Gesetz sind die entscheidenden rechtlichen Voraussetzungen für ein breites Angebot elektronischer Dienstleistungen der Verwaltung geschaffen worden. Wesentliches Ziel ist es, auf allen staatlichen Ebenen nutzerfreundliche, elektronische Verwaltungsverfahren bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund unterstützt das Bundesinnenministerium insgesamt acht Kommunen bei der Konzipierung und Umsetzung von E-Government-Anwendungen. Die Kommunen sind der wichtigste Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger. Es ist daher entscheidend, dass sie ein nutzerfreundliches E-Government, das breite Akzeptanz findet, schaffen.

Mit dem Pilotvorhaben „Modellkommune E-Government” wollen wir die Potenziale des EGovG auf kommunaler Ebene aufzeigen und damit gerade auch kleine Kommunen ermutigen, ihren Bürgerinnen und Bürgern attraktive digitale Dienste anzubieten. Gemeinsam mit den kommunalen Spitzenverbänden – dem Deutschen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag und dem Deutschen Städte- und Gemeindebund -, die uns als kompetente Ratgeber zur Seite stehen, setzen wir das Projekt um. Die ersten Schritte, zum Beispiel die Annahme elektronischer Dokumente oder elektronischer Bezahlmöglichkeiten, haben die meisten Kommunen getan. Bürgerinnen und Bürger erwarten aber mehr. Sie wollen einen schnellen, einfachen, orts- und zeitunabhängigen Zugang zur Verwaltung sowie eine rasche und kompetente Erledigung ihrer Anliegen.

Finanzielle Unterstützung für Modellkommunen

In den als Teilnahmewettbewerb ausgestalteten zwei Staffeln des Pilotvorhabens „Modellkommune E-Government” wurden bewusst auch Kommunen in Deutschland angesprochen, die bisher noch keine Vorreiterrolle beim E-Government eingenommen haben. Prämiert wurden die überzeugendsten Vorschläge für ein systematisches Vorgehen zu mehr nutzerfreundlichen Diensten. Der erste Bewerbungsaufruf erfolgte Ende Oktober 2013. Aus den 44 eingereichten Bewerbungen gingen die Städte Düren und Gütersloh sowie der Landkreis Cochem-Zell als Sieger hervor. In der zweiten Bewerbungsrunde im Sommer 2014 wurden 31 Projektvorschläge für eine Teilnahme eingereicht. Als Modellkommunen wurden die Städte Halle, Norderstedt und Ibbenbüren sowie der Heide- und Ortenaukreis ausgewählt. Die Modellkommunen erhalten eine finanzielle Unterstützung für ihre Konzepte. Das Modellvorhaben wird im Sommer 2016 enden.

Hemmnisse und Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung erkennen

Unser Anliegen ist es, aus den Erfahrungen der Kommunen zu lernen. Wir wollen die kommunale Wirklichkeit besser verstehen und erfahren, wo Hemmnisse und Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung liegen. Diese Erkenntnisse werden uns helfen, das E-Government-Gesetz zu evaluieren und gezielt zu verbessern. Diese Erkenntnisse wollen wir mit den Kommunen teilen. Dazu werden wir einen Leitfaden erstellen. Aus den Erfahrungsberichten sollen die Prozessschritte, die zu E-Government-Anwendungen führen, beschrieben sowie Erfolgs- und Risikofaktoren benannt werden.

Interkommunale Zusammenarbeit als wichtiges Instrument

Wichtig ist uns der Austausch, das Lernen voneinander, aber auch ein arbeitsteiliges Vorgehen der Modellkommunen. Sie stimmen sich zu Schwerpunkten und Prioritäten ab, nutzen Standards und vermeiden redundantes Arbeiten. Es liegt in der Natur der Sache, dass gerade kleinere Kommunen kaum in der Lage sind, die komplexen und kostentreibenden Digitalisierungsprozesse zu finanzieren. Wir freuen uns daher, dass wir auch kleine Kommunen mit dem Teilnahmewettbewerb erreichen konnten. So verwirklicht der Landkreis Cochem-Zell aus der ersten Staffel sein Konzept gemeinsam mit einer Verbandsgemeinde, um letztlich alle Kommunen im Landkreis in ein ganzheitliches E-Government einzubinden. In der zweiten Staffel haben wir uns u. a. für die Stadt Ibbenbüren entschieden, die in ihr Konzept eine Reihe kleinerer Städte und Gemeinden der Region als assoziierte Teilnehmer einbinden möchte. Interkommunale Zusammenarbeit ist ein wichtiges Instrument, um E-Government in der Fläche voranzubringen.

Die Bewerbungen und der Kontakt mit Vertretern der kommunalen Familie zeigen, dass sich die Kommunen auf breiter Front auf den Weg gemacht haben, um ihren Bürgern elektronische Dienstleistungen anzubieten. Dabei geht es nicht mehr nur um Information und Kommunikation, sondern um das Angebot ganzheitlicher, medienbruchfreier Dienstleistungen. Diese erfordern personelle und finanzielle Ressourcen. Das Potenzial für Einsparungen und Serviceverbesserungen rechtfertigt diese Investitionen. Ohne Leadership, Überzeugungskraft und Beharrungsvermögen wird auch dieser Wandel nicht möglich sein. Einsparpotenziale können aber nur dann realisiert werden, wenn IT gemeinsam genutzt und über standardisierte Prozesse möglichst medienbruchfrei vernetzt wird.

E-Government: Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit der Verwaltung

Die Effektivität und Akzeptanz von E-Government ist untrennbar mit der Frage nach der Verwaltung der Zukunft verbunden. Die Nachfrage nach elektronischen Verwaltungsdienstleistungen wird weiter wachsen. Darauf müssen sich die Verwaltungen einstellen. Im Zuge der demografischen Alterung werden zudem Fachkräfte knapper und die Kommunalverwaltungen werden zunehmend vor der Frage stehen, wie sie ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ersetzen. Der öffentliche Dienst ist aber nur dann attraktiv, wenn er moderne Arbeitsmethoden und IT als wichtiges Instrument effektiv einsetzt.

Auch angesichts von Stellenkürzungen sind Entlastungen durch Digitalisierung und optimierte Verwaltungsprozesse unerlässlich. Kommunalverwaltungen, die sich heute den Herausforderungen stellen, das Potenzial vernetzter, arbeitsteiliger, elektronischer Dienstleistungsprozesse nutzen, investieren in ihre Zukunftsfähigkeit. Dazu wollen wir mit dem Pilotvorhaben „Modellkommune E-Government” Mut machen und das Erfahrungswissen der „Pioniere” allen zur Verfügung stellen.

Hinweis der Redaktion: Dieses Projekt wurde beim KGSt-Forum 2014 (www.kgst.de) vorgestellt, das vom 17. – 19. September in Dresden stattfand.