Keine Glückssache!

Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung ist ihre Genehmigung. Das Genehmigungsverfahren für eine Veranstaltung kann dabei durchaus mit einem enormen Aufwand und speziellen Herausforderungen verbunden sein. Doch wie schaffen Sie es, das Genehmigungsverfahren erfolgreich zu durchlaufen? Was müssen Sie beachten? Wie vermeiden Sie zu hohe Kosten durch unnötige Umplanungen? Was können Sie selbst tun und wo empfiehlt es sich, Unterstützung in Anspruch zu nehmen? Wir möchten Ihnen mit diesem Artikel hierauf gerne Antworten geben.

Aller Anfang ist schwer

Sie möchten eine genehmigungspflichtige Veranstaltung durchführen. Doch wo fangen Sie an? Haben Sie eine geeignete Location gefunden, die Ihrer Veranstaltung und den damit verbundenen Anforderungen gerecht wird, können Sie das Genehmigungsverfahren beginnen. Manche Gemeinden haben eine eigene Stelle für die Anmeldung und Koordination von Veranstaltungen. Diese Stelle ist für Sie erster Anlaufpunkt und die federführende Behörde für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung – bei ihr muss der Antrag für die Genehmigung eingereicht werden. Hier wird das Genehmigungsverfahren für alle an der Genehmigung beteiligten Behörden gebündelt und koordiniert.

Verfügt eine Gemeinde nicht über eine solche gesonderte Stelle für die Genehmigung von Veranstaltungen, sollten Sie im Vorfeld – meist über das örtliche Ordnungsamt – herausfinden, was für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung notwendig ist. Handelt es sich um eine Veranstaltungs-Location, die nach der Versammlungsstättenverordnung (oder entsprechend) zu bewerten ist, dann muss entweder ausschließlich oder zusätzlich zum Genehmigungsantrag ein formeller Bauantrag gestellt werden. In anderen Fällen kann eine Anzeige beim Ordnungsamt ausreichen, welches die Durchführung der Veranstaltung dann ggf. mit spezifischen Auflagen belegt.

Die federführende Behörde bezieht dabei in der Regel alle anderen notwendigen Behörden in das Genehmigungsverfahren mit ein. Dies sind die Polizei, die Feuerwehr, der Rettungsdienst und ggf. das Umweltamt, die Verkehrslenkung und weitere Behörden, die dann jeweils eigene Anforderungen in ihren Teilbereichen an die Umsetzung Ihrer Veranstaltung haben.

Grundlegend für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in der Regel der Nachweis der Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorkehrungen nach dem aktuellen Stand der Technik in Form eines umfassenden Sicherheitskonzeptes. Hierbei spielen die Inhalte der Versammlungsstättenverordnung eine entscheidende und grundlegende Rolle. In der Versammlungsstättenverordnung sind unter anderem Vorgaben für die maximale Besucherzahl sowie andere konkrete Sicherheitsanforderungen (wie bspw. Fluchtweglängen und -breiten) verankert, die bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung eingehalten werden müssen. Zusätzlich kann es weitere und auch ortsspezifische Auflagen an die Sicherheitsvorkehrungen für Ihre Veranstaltung geben.

Was beinhaltet ein Sicherheitskonzept?

Ein umfassendes Sicherheitskonzept beinhaltet die grundlegende Darstellung Ihrer Veranstaltung und eine genaue Beschreibung des Veranstaltungsortes und mit der Location verbundener Besonderheiten sowie eventuelle Anforderungen an verkehrslenkende Maßnahmen. Hier sind genaue Übersichtspläne erforderlich, die maßgenau die Geländeerschließung mit allen erforderlichen Einrichtungen wie den Fluchtwegen, Rettungszufahrten, Sperrungen, Einfriedungen, Beschilderungen, sanitären Anlagen, Gastronomiestellflächen, Szenenflächen, der Grundversorgung mit Strom/Wasser/Abwasser, etc. darstellen.

Herzstück dieses Sicherheitskonzeptes ist die Gefahrenanalyse, in der potenzielle Schadensfälle und ihre Auslöser erfasst werden und darauf aufbauend spezielle und individuelle Sicherheitsmaßnahmen entwickelt werden, um das Eintreten der Schadensfälle zu verhindern oder die Auswirkungen eintretender Schadensfälle so gering wie möglich zu halten. Hierzu gehören auch die genaue Planung des Einsatzes eines Ordnungsdienstes und eines Sanitätsdienstes sowie der Maßnahmen zur Koordination und Leitung der Veranstaltung durch den Veranstalter selbst.

Mit der Einreichung der erforderlichen Dokumente startet nun das offizielle Genehmigungsverfahren. Bei der Prüfung des Sicherheitskonzeptes durch die Genehmigungsbehörde, die Polizei und Feuerwehr und eventuell weitere Institutionen ergeben sich zumeist weitere Anforderungen und Auflagen für die Durchführung Ihrer Veranstaltung. Das Sicherheitskonzept muss nun ggf. an die spezifischen Bedürfnisse der Kommune angepasst werden. Dies gilt unter Umständen ebenso für weitere Planungen wie ein Verkehrskonzept, Erschließungs- und Entsorgungskonzept, Aufbau- und Objektbeschreibungen, Brandschutzkonzept, etc..

Vertrauen Sie auf Expertenwissen

Als Veranstaltungsfachmann sollten Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und das Sicherheitskonzept von einem Sicherheitsexperten erstellen lassen. Für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes gibt es eine Reihe von Anbietern. Doch seien Sie hier vorsichtig: Ein Anbieter von Sicherheits- oder anderen Eventdienstleistungen, welcher Sicherheitskonzepte «nebenbei mit erstellt» ist hier evtl. keine gute Lösung. Ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept braucht explizite Kenntnisse über die Sicherheit von Veranstaltungen, den aktuellen Stand der Technik, aktuelle Entwicklungen und Expertenwissen in Bezug auf die Berechnung maximaler Besucherzahlen, Einsatzkräftestärken von Ordnungsdienst und Sanitätsdienst sowie die fachgerechte Analyse von möglichen Gefahrensituationen und die daraus resultierende zielgerichtete Erarbeitung von Sicherheitsmaßnahmen. Die neutrale Analyse und die Erarbeitung der Inhalte, unabhängig vom daran gekoppelten Umfang mitangebotener Leistungen, ist in unseren Augen ein entscheidender Faktor für die Sicherheit einer Veranstaltung.

Sie können den Planungs- und vor allem den Umplanungsaufwand verringern, wenn das Sicherheitskonzept, das Sie im Rahmen des Genehmigungsverfahrens einreichen, bereits genehmigungsfähig ist. Das heißt, wenn Ihnen schon im Vorhinein die Möglichkeiten und auch Bedingungen für die Genehmigung Ihrer Veranstaltung weitestgehend bekannt sind. Gerade hier empfiehlt es sich, einen Fachmann zu Rate zu ziehen, der die Anforderungen und Auflagen genau kennt und in der Lage ist, ein genehmigungsfähiges Sicherheitskonzept für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Eine spätere Umplanung, um Auflagen und gesetzliche Notwendigkeiten zu erfüllen, verursacht in jedem Fall Mehrkosten.

Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie als Veranstalter unabhängig von einer Genehmigung immer die volle Verantwortung für Ihre Veranstaltung tragen. Die Genehmigung Ihrer Veranstaltung ist in erster Linie eine Plausibilitätsprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip und dient nicht zuletzt der Sicherstellung lokaler Interessen. Die Funktionalität und Zielgerichtetheit sowie die Einhaltung der Sicherheitskonzeption liegt in Ihren Händen. Von Ihnen nicht entdeckte Versäumnisse durch nicht bekannte gesetzliche Vorgaben und Auflagen entbinden Sie nicht von der haftungs- oder strafrechtlichen Verantwortung mit den entsprechenden Konsequenzen.

Hinweis der Redaktion: Beachten Sie bitte das im Richard Boorberg Verlag soeben erschienene umfassende Handbuch zur Sicherheitskonzeption »Sicherheit für Versammlungsstätten und Veranstaltungen«. Jens Groskopf ist Mitautor des Handbuchs.