»Kommunales Kaufhaus«

Seit 2016 bietet der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GStB RLP) mit dem Kommunalen Kaufhaus (KoKa) die perfekte Einkaufslösung für Gemeinden und Städte in Rheinland-Pfalz. Mit Hilfe von moderner Technologie und bewährtem Know-how lassen sich so die Bedarfe aller Mitglieder bündeln, elektronisch ausschreiben und unterjährig einkaufen.

Landesweite Einkaufslösung lohnt sich

Der Gedanke, dass Gemeinde- oder Stadtverwaltungen über einen kommunalen Dachverband im Einkauf kooperieren, ist im Grunde nichts Neues (siehe hierzu auch unseren Beitrag von Kuhnert, Digitalisierung im Einkauf – Kommunen sparen Zeit und Geld durch Prozessoptimierung, in: PUBLICUS 2017.6). Allein aus wirtschaftlichen Gründen lohnt es, über hiermit verbundene Strategien nachzudenken. So lassen sich über einen zentralen Dachverband digitalisierte Verfahren in Einkauf, Vergabe oder Abrechnung für alle Mitglieder steuern. Ein wichtiges Thema, das Kommunalverwaltungen insbesondere bereits 2018 in die Pflicht nehmen wird. Dementsprechend hat der GStB RLP bereits 2015 den Ansatz aufgegriffen und 2016 mit dem »Kommunalen Kaufhaus«, kurz KoKa genannt, eine landesweite Einkaufslösung realisiert.

Digitalisierung und Know-how

Der eigentliche Auslöser für KoKa war neben Vorteilen einer höheren Wirtschaftlichkeit vor allem auch das Schlagwort e-Government. Die umfassende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in Einkauf und Vergabe ist zentraler Dreh- und Angelpunkt von KoKa. Gerade diese beiden Themenfelder stellen hohe Anforderungen an die Digitalisierung von Abläufen, gilt es doch, viele Verfahren, Bereiche und wechselnde Marktteilnehmer zu koordinieren.

Dabei war bereits Anfang der 2000er allen Beteiligten der Landeshauptstadt Mainz klar: Nur durch den konsequenten Einsatz von Technologie war es möglich, Prozesse nachhaltig und zum Wohle der eigenen Verwaltung zu optimieren. Sehr früh wurde auch deutlich, dass es einen ganzheitlichen Ansatz von digitalisiertem Einkauf, Vergabe und Abrechnung benötigte. Jeder Bereich für sich gesehen bindet eine Reihe von Verfahrensabläufen, die periodisch stets aufs Neue ineinandergreifen. Dementsprechend bietet KoKa, neben personeller Expertise, ihren Mitgliedern eine branchenspezifische, webbasierte und seit 17 Jahren bewährte Lösung der TEK-SERVICE AG an. Mindestanforderung für alle Beteiligten ist ein Internetzugang.

Digital, transparent und effizient

TEK Service AG verantwortet im Auftrag von GStB RLP die Koordination des operativen Tagesgeschäftes im Einkauf. In der Praxis bedeutet das: Autorisierte Besteller greifen über eine webbasierte Lösung mittels Passwort auf die durch KoKa ausgeschriebenen Rahmenverträge beziehungsweise Kataloge zu. Über eine Oberfläche werden Bestellungen, Reklamationen oder Artikelanfragen getätigt. Jede Bestellung geht vollständig kontiert und vollautomatisch an den zuständigen Lieferanten.

Weitreichende Steuerungs- und Funktionsmöglichkeiten helfen Bestellern, den Einkauf digital, transparent und effizient zu gestalten. Zu den üblichen Geschäftszeiten steht ein Helpdesk zur Verfügung. Der Dienstleister steuert das komplette Stammdaten- und Katalogmanagement. Darüber hinaus sorgt er für Schnittstellen und die Weiterentwicklung der Technologie. Monatliche Berichte helfen, die Entwicklung von Sortimenten zu erkennen. Die durch TEK erstellten digitalisierten Leistungsverzeichnisse sind belastbar, da sie unmittelbar auf den e-Einkauf referieren. Vor allem aber verfügt KoKa damit über Grundlagen für die nachfolgende elektronische Ausschreibung und Vergabe. Zusätzlich bietet die Lösung die Möglichkeit der elektronischen Abrechnung auf Basis des bewährten Gutschriftverfahrens. Ein wichtiges Thema, das Kommunalverwaltungen insbesondere bereits 2018 in die Pflicht nimmt.

Regionalität und Nachhaltigkeit

Vielfach auf Kongressen und Symposien gefordert, doch selten erfolgreich umgesetzt: mehr Regionalität und Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand. Für KoKa sind diese Themen untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz verbunden. So lassen sich Artikel problemlos nach Aspekten der Nachhaltigkeit oder sozialen Gerechtigkeit qualifizieren und für den Besteller am Arbeitsplatz einfach und komfortabel anzeigen. Denn am Ende des Tages entscheidet der Mitarbeiter im Rathaus, was bestellt wird.

Ganz wichtig hierbei: Leistungsverzeichnisse führen Vorgaben der Qualifizierung fort. Somit kann KoKa Qualitätsstandards auch über alle zukünftigen Ausschreibungen hinweg halten. Erklärtes Ziel ist darüber hinaus, flexibel auf die Anforderungen und Wünsche der Mitglieder zu reagieren. Eigene Rahmenverträge können ebenso über die Lösung gesteuert werden, so wie auch jederzeit regionale Zulieferer auf Wunsch in das Kommunale Kaufhaus integriert werden können. Denn regionale Zulieferer repräsentieren oftmals den Einzelhandel vor Ort: Caterer, Buchhändler und viele mehr.

Gewachsene Strukturen, kurze Wege oder nicht ausschreibungspflichtige Schwellenwerte können eine Verwaltung dazu veranlassen, regionale Kunden- und Lieferantenbeziehungen auch in den elektronischen Einkauf mit einzubeziehen.

e-Business auch für den Einzelhandel vor Ort

Durch das vorhandene Know-how sorgt KoKa dafür, dass e-Business auch für den Einzelhandel vor Ort »machbar« wird. Nicht selten führt dies dazu, dass dieser Wissenstransfer in mehr Wirtschaftlichkeit in einem Unternehmen resultiert. Ich habe dies selbst im Rahmen meiner Tätigkeit bei der Landeshauptstadt Mainz beobachten können. Allen Beteiligten wurde damals schnell klar, dass es für ein erfolgreiches Zusammenspiel von Einkauf und Vergabe auch e-businessfähige Anbieter brauchte. Gemeinsam mit Kammern und Experten aus Wirtschaft und Verwaltung haben wir seinerzeit begonnen, in unserer Region mit Veranstaltungen für die e-Ausschreibung und Vergabe zu werben. Mit Erfolg! Seit dieser Zeit wissen wir, wie wichtig die Rolle einer Kommunalverwaltung in ihrer Region ist.

Kommunen zeigen sich interessiert

Das Interesse und die Nachfrage bei KoKa sind groß. Die ersten zehn »Pioniere« beziehungsweise Kommunalverwaltungen haben das Angebot bereits angenommen. Weitere werden in Kürze folgen. Erste Kataloge für Verwaltung, Kindergärten und Kindertagesstätten, die Bürobedarf, Papier, Tinte/Toner, Bastelbedarf, Babypflege und Babynahrung umfassen, stehen zur Verfügung. Sukzessive folgen Sortimente der Schulen, Werke, Bäder, Feuerwehren und viele weitere. Das GStB RLP hat für Juni 2017 eine Informationsveranstaltung angeboten. Innerhalb weniger Tage war die Anzahl der Anmeldungen so hoch, dass wir kurzerhand eine zweite Veranstaltung einplanen mussten. Es bleibt also spannend!

Hinweis der Redaktion: Der Autor, seit März 2017 beim Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GStB RLP), kann als ehemaliger Leiter der Vergabestelle der Landeshauptstadt Mainz auf 25 Jahre praktische Erfahrung zurückblicken. Er ist Experte im Umgang mit Vergaberecht und digitalen Verfahrensabläufen.