Die Mediation im öffentlichen Bereich wird meist in einem verwaltungsrechtlichen Kontext diskutiert. Zahlreiche Veröffentlichungen befassen sich mit der Integration der Mediation in das Verwaltungsverfahren, dem Einsatz bei Planungs- und Zulassungsverfahren sowie der Begleitung von Infrastrukturprojekten. Selten wird das Augenmerk auf die Möglichkeiten der Mediation bei verwaltungsinternen Konfliktlagen gerichtet.

Konfliktformen, Konfliktbeteiligte und Konfliktkosten

Wie in anderen Bereichen beruflicher Zusammenarbeit treten auch behördenintern unterschiedliche Konflikte auf. Sie betreffen etwa die Verteilung finanzieller und personeller Ressourcen oder die Durchführung von Projekten. Konflikte innerhalb der öffentlichen Verwaltung können vielfältige Ursachen haben, wie eine unklare Abgrenzung von Verantwortungsbereichen, unterschiedliche Arbeitsweisen oder strukturelle Weiterentwicklungen innerhalb der Verwaltungsorganisation. Oft betreffen die auftretenden Konflikte sowohl Sachfragen als auch die persönliche Beziehung zwischen den handelnden Personen.

An Konflikten innerhalb der öffentlichen Verwaltung können unterschiedliche Akteure beteiligt sein: einzelne Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen, die Personalvertretung oder Führungskräfte auf verschiedenen Hierarchieebenen einschließlich der Behördenleitung.

Die Konfliktkosten sind mitunter hoch. Die Beteiligten investieren viel Energie in die streitige Auseinandersetzung. Es entstehen Reibungsverluste, Kommunikationsstörungen führen zu Informationsdefiziten und in der Folge wird die Wahrnehmung der beruflichen Aufgaben beeinträchtigt. Eine hohe psychische Belastung kann zu Erkrankungen und Arbeitsausfällen führen. Es besteht die Gefahr der Eskalation und des Übergreifens eines Konflikts auf weitere Beteiligte, etwa durch Schmieden von Allianzen. Nicht zuletzt leidet die Arbeitsmotivation der Konfliktbeteiligten unter andauernden oder wiederholten Spannungen.

Was hat Mediation zu bieten?

Die Mediation ist ein strukturiertes Verfahren, in dem die Beteiligten mit der Unterstützung des Mediators einvernehmliche Lösungen erarbeiten. Der Mediator hat keinerlei Entscheidungskompetenz. Lösungen können vertraulich und häufig auch zeitnah entwickelt werden.

Den Inhalt der Regelungen, die in der Mediation vereinbart werden, bestimmen ausschließlich die Beteiligten. Dies gewährleistet, dass die Belange und Interessen der Beteiligten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.

Gelingt es den Beteiligten, in der Mediation eine eigene Lösung zu erarbeiten, wird das Ergebnis von allen Konfliktparteien mitgetragen. Dies stellt einen wesentlichen Unterschied zur Entscheidung von Streitfragen durch Vorgesetzte dar, die häufig nur widerwillig akzeptiert und teilweise unterlaufen werden. Das gemeinsame Erarbeiten allseits akzeptierter Lösungen schafft dagegen positive Voraussetzungen für eine konstruktive Zusammenarbeit der Konfliktbeteiligten in der Zukunft und fördert nachhaltig das Betriebsklima.

Wahl einer adäquaten Konfliktbearbeitungsmethode

Die Handlungsoptionen der zuständigen Führungskräfte bei Auftreten eines verwaltungsinternen Konflikts sind vielfältig. Neben der Einleitung eines Mediationsverfahrens kommen unter anderem folgende Instrumente regelmäßig in Betracht: Mitarbeitergespräche; runder Tisch; Vermittlung durch den Personalrat; arbeitsrechtliche bzw. dienstrechtliche Maßnahmen wie z. B. Weisung oder Abmahnung. Auch eine Kombination mehrerer Instrumente ist möglich. Der Schlüssel zu einer sachgerechten und effektiven Konfliktlösung liegt in der Wahl adäquater Maßnahmen und Verfahren der Konfliktbearbeitung. Es bedarf einer bewussten Entscheidung anhand sachlicher Kriterien. Dies ist gegenüber einer intuitiven, gewohnheitsorientierten Vorgehensweise vorzugswürdig. Dabei gibt es kein starres Konzept für die Auswahl von Handlungsoptionen. Es ist wichtig, sämtliche zur Verfügung stehenden Handlungsalternativen zu beleuchten und nach Abwägung der jeweiligen Vor- und Nachteile zu entscheiden.

Voraussetzungen und Grenzen der Mediation

Indikator für die Geeignetheit von Mediationsverfahren ist das Interesse an einer umfassenden, einvernehmlichen Lösung des Konflikts, die zeitnah von den Konfliktbeteiligten selbst erarbeitet wird.

Wichtige Voraussetzung für eine verwaltungsinterne Mediation ist, dass sie durch Vorgesetzte mitgetragen wird. Dies impliziert auch die Bereitschaft zur Veränderung des Status quo und zur Umsetzung der im Einvernehmen erzielten Ergebnisse der Mediation. Die Lösung von Konflikten ist eine Führungsaufgabe, die nur von einer Führungskraft an einen Mediator delegiert werden kann. Die Erteilung eines Mediationsauftrages kann daher stets nur von der obersten an einem Konflikt beteiligten Führungskraft oder deren Vorgesetzten erteilt werden. Mit der Beauftragung eines Mediators wird allein die Durchführung des Konfliktbearbeitungsverfahrens delegiert. Die verwaltungsinterne Verantwortung für die Konfliktbearbeitung verbleibt bei der zuständigen Führungskraft.

An einem Mediationsverfahren sind die von einem Konflikt Betroffenen zu beteiligen. Vereinbarungen zulasten Dritter, die nicht am Mediationsverfahren teilnehmen, sind nicht möglich.

Die Wahl und die Durchführung eines Mediationsverfahrens sind ausgeschlossen, wenn und soweit zwingende gesetzliche Regelungen entgegenstehen. Ist beispielsweise der Dienstherr bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen verpflichtet, ein Disziplinarverfahren einzuleiten, kann er hierauf nicht zugunsten eines Mediationsverfahrens verzichten. Mitunter schließen gesetzliche Regelungen ein Mediationsverfahren nicht von vornherein aus, setzen aber Grenzen, die bei der Lösungsfindung zu beachten sind. So können etwa inhaltliche Gestaltungsmöglichkeiten durch das Laufbahnrecht oder das Prinzip der Bestenauslese bei Beförderungskonflikten eingeschränkt sein. Rechtliche Grenzen sind zu Beginn der Mediation mit den Teilnehmern zu erörtern, um unerfüllbaren Erwartungen an das Verfahren vorzubeugen.

Überprüfen der Verfahrenswahl

Die für einen Umgang mit dem Konflikt gewählten Maßnahmen und Verfahren sind stets auf den Prüfstand zu stellen. Stellt sich eine Vorgehensweise als nicht effektiv und sachgerecht heraus, ist sie an die Erfordernisse anzupassen. So kann beispielsweise noch während eines Gerichtsverfahrens dessen Ruhen angeordnet und eine Mediation durchgeführt werden. Umgekehrt kann ein Mediationsverfahren jederzeit beendet werden, wenn es sich als nicht geeignet herausstellt. Dann ist anderen Handlungsoptionen der Vorzug zu geben.

Auswahl des Mediators

Soll ein Mediationsverfahren durchgeführt werden, gilt es einen geeigneten Mediator zu finden. Teilweise stehen in Mediation ausgebildete Fachkräfte der Verwaltung zur Verfügung. Diese sind mit den behördeninternen Gegebenheiten vertraut und kennen oft die „hidden agenda“, d. h. die nicht explizit von den Konfliktparteien zum Ausdruck gebrachten, aber gleichwohl für die Konfliktlösung relevanten Themen. Für den Einsatz eines externen Mediators spricht dagegen, dass er als nicht mit der Angelegenheit vorbefasster Dritter einen unvoreingenommenen Blick auf die Konfliktsituation hat. Auch genießt ein externer Mediator oftmals in besonderem Maße das Vertrauen der Konfliktparteien. Er wird als unabhängig und neutral wahrgenommen. Mit der Wahrung der Vertraulichkeit wird gerechnet.

Ist kein geeigneter Mediator bekannt und wird ein juristischer Grundberuf des Mediators gewünscht, bietet sich eine Anfrage bei der örtlichen Rechtsanwaltskammer an. Daneben existieren weitere Mediatorenverzeichnisse, wie etwa die Liste ausgebildeter Mediatoren des Bundesverbands Mediation e.V.

Fazit

Bei Auftreten eines verwaltungsinternen Konflikts bestehen unterschiedliche Handlungsoptionen. Es ist anhand sachlicher Kriterien im Einzelfall zu entscheiden, welche Vorgehensweise den besten Erfolg verspricht. Bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen kann ein Mediationsverfahren in Betracht gezogen werden. Das Potenzial der Mediation bei verwaltungsinternen Konflikten wurde in der Praxis bislang noch nicht ausgeschöpft. Bei zielgerichtetem Einsatz ist Mediation ein effektives Instrument zur einvernehmlichen Beilegung von Konflikten innerhalb der öffentlichen Verwaltung.