Veranstaltungsleitung

In zehn Minuten heißt es: »Doors Open!«. Alle Beteiligten sind eifrig mit den letzten Handgriffen beschäftigt, der Sound stimmt, die Sonne strahlt, vor dem Einlass herrscht reger Andrang. Gleich geht es los. Mit der Veranstaltung, der Arbeit von Sanitäts- und Ordnungsdienst, dem Ausschank, dem Catering, dem Spaß. Die Veranstaltungsleitung jedoch hat schon längst begonnen. Warum der Erfolg der Veranstaltungsleitung bereits im Vorfeld bestimmt wird, was eine gute Veranstaltungsleitung alles beinhaltet und was an Vorarbeit geleistet werden muss, um eine Veranstaltung erfolgreich leiten zu können, das beschreiben wir Ihnen in unserem aktuellen Artikel.

Wer darf eine Veranstaltung leiten?

Weder die Versammlungsstätten-Verordnung noch ein anderer rechtlich bindender Text definiert die Stelle und die Eigenschaften des Veranstaltungsleiters. Gesagt wird hier lediglich, dass ein Veranstaltungsleiter vom Betreiber oder auch vom Veranstalter eingesetzt werden kann und dieser oder der Betreiber/Veranstalter selbst während der Veranstaltung durchgehend vor Ort sein muss. Außerdem muss ein Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik, in der Regel ein geprüfter Meister für Veranstaltungstechnik, benannt werden und ebenfalls vor Ort sein. In der Praxis werden der Einfachheit halber diese beiden Positionen nun oft miteinander verbunden, das heißt, der Meister für Veranstaltungstechnik übernimmt auch die Veranstaltungsleitung.

So beliebt dieses Vorgehen in der Praxis auch sein mag, so viel Sinn macht es jedoch auch, gerade diese beiden Positionen – die Überwachung der Veranstaltungstechnik und die Leitung der Veranstaltung und damit die Gesamtkoordination – voneinander zu trennen. Denn oftmals fehlen dem Veranstaltungstechniker für die Gesamtkoordination der Veranstaltung notwendige sicherheitsrelevante Informationen und Kenntnisse. Im Vergleich zu den Grundlagen, bspw. eines Rettungsingenieurs, zur Koordination großer Einsatzlagen kann hier eine einfache Weiterbildung zur Veranstaltungssicherheit nicht das leisten, was für eine erfolgreiche Veranstaltungsleitung notwendig wäre.

Grundsätzlich eignet sich für die Veranstaltungsleitung also eher jemand, der über seinen beruflichen Hintergrund bereits Erfahrungen in der Gesamtkoordination von Einsatzlagen und Veranstaltungen mitbringt und zudem einen besonderen Kenntnisstand zu den sicherheitsrelevanten Aspekten einer Veranstaltung hat. Die persönliche Eignung zeichnet sich insbesondere durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, durch einen besonderen Überblick über alle Gewerke und Vorgänge und durch eine ruhige, koordinierte Handlungsweise aus.

Was beinhaltet die Leitung einer Veranstaltung?

Warum diese Eigenschaften für eine erfolgreiche Veranstaltung so wichtig sind, zeigt sich durch die Vielzahl und Vielfältigkeit der Tätigkeiten des Veranstaltungsleiters, die bereits weit im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung beginnen.

Am Veranstaltungstag selbst ist der Veranstaltungsleiter bereits vor dem eigentlichen Beginn Ansprechpartner für behördliche Abnahmen und Prüfungen wie bspw. durch das Bauamt, das Ordnungsamt oder das Gesundheitsamt. Er muss hierfür im Vorfeld alle dafür notwendigen und relevanten Auflagen sowie den tatsächlichen Stand der einzelnen Gewerke kennen.

Der Veranstaltungsleiter übernimmt vor Veranstaltungsbeginn auf Grundlage des Sicherheitskonzeptes die Einweisung aller Mitarbeiter für das »Verhalten im Notfall« und unterweist die Moderatoren der Veranstaltung in die im Vorfeld festgelegten Sicherheitsdurchsagen. Er weist außerdem den Sanitäts- und den Ordnungsdienst in ihre Tätigkeiten ein.

Auch die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Kommunikation zwischen allen Akteuren zählt zu den Aufgaben des Veranstaltungsleiters. Die Kontrolle und Ausgabe entsprechender Kommunikationsmittel ist hier nur ein kleiner Teil davon. Er muss die Kommunikation und die Koordination zwischen Sanitätsdienst, Ordnungsdienst, Brandsicherheitswachdienst, Behörden und der Produktion gewährleisten. Hierfür eignet sich besonders die Einrichtung einer Koordinierungsstelle, die durch den Veranstaltungsleiter geführt wird.

Während der gesamten Veranstaltung überwacht der Veranstaltungsleiter die ordnungsgemäße Durchführung nach den Vorgaben des Sicherheitskonzepts, der Genehmigung und der behördlichen Auflagen. Im Fall von Abweichungen und/oder Störfällen muss er im notwendigen Rahmen und unter Abwägung der Interessen des Veranstalters, der Behörden und der Besucher entsprechend reagieren. Dies kann sich auch aus der Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen und des Veranstaltungsgeländes in regelmäßigen Abständen ergeben.

Die Lageführung und permanente Lagedarstellung ist nicht nur notwendig für den gesamten Überblick des Veranstaltungsverlaufes, sondern dient zudem auch als Grundlage für die Dokumentation in Form eines Einsatztagebuchs. Für die Lagedarstellung gibt es unterschiedliche Systeme und technische Unterstützungen. Dem Veranstaltungsleiter obliegt zudem die Entscheidung über einen Abbruch oder eine Unterbrechung der Veranstaltung bspw. aufgrund einer Unwetterwarnung oder festgestellter Störfälle. Er trifft die Entscheidung über eine Räumung des Geländes und übernimmt in diesem Fall die Räumungskoordination.

Um diese Vielzahl an Tätigkeiten während der Veranstaltungsleitung exakt ausführen zu können, bedarf es einer genauen vorhergehenden Planung und eines umfangreichen Wissensstandes zu sämtlichen Abläufen.

Welche organisatorischen Voraussetzungen müssen für die Übernahme der Veranstaltungsleitung erfüllt sein?

Die Leitung der Veranstaltung erfolgt auf folgenden Grundlagen: dem Sicherheitskonzept, den Genehmigungsauflagen, den Auflagen des Bauamtes, des Ordnungsamtes, des Gesundheitsamtes und der Verkehrsbehörde sowie den Auflagen der Polizei und der Feuerwehr und ggf. weiterer involvierter Behörden oder Einsatzdienste. Zusätzlich sind die Wünsche und Vorstellungen des Veranstalters und die Klientel der Besucher sowie deren Erwartungen zu berücksichtigen. Alle diese Forderungen und Kenntnisse muss der Veranstaltungsleiter entsprechend verinnerlicht haben. Allein aus dieser Sicht bietet es sich an, dass Sicherheitskonzept, Genehmigungsverfahren und Veranstaltungsleitung aus einer Hand kommen.

Des Weiteren muss der Veranstaltungsleiter sämtliche Auflagen und Vorgaben der Genehmigungsbehörden und aus dem Sicherheitskonzept mit dem tatsächlichen Stand abgleichen können. Dies kann er nur dann exakt umsetzen, wenn er bereits beim Aufbau involviert ist und diesen koordiniert. Nur so kann gewährleistet werden, dass noch vorhandene Sicherheitsmängel oder Abweichungen von den Auflagen im Vorfeld der Veranstaltung korrigiert werden können und die Durchführung der Veranstaltung durch Produktionsmängel nicht gefährdet wird.

Die Übernahme der Veranstaltungsleitung will gut überlegt sein. Diese Position verlangt im gesamten Veranstaltungsablauf sowie im Vorfeld ein hohes Maß an Konzentration, Verantwortungsbewusstsein, Koordinationsvermögen, Gesamtübersicht und eine nahezu akribische Vorbereitung und setzt zudem die Kenntnis aller für die Aufgaben der Veranstaltungsleitung relevanten Parameter voraus. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dies auf einem qualitativ hochwertigen Niveau am ehesten umzusetzen ist, wenn die Veranstaltungsleitung und die dafür notwendigen vorangehenden Schritte wie das Sicherheitskonzept, das Genehmigungsverfahren und auch die Aufbaukoordination aus einer Hand kommen. Aus einer professionellen Hand, die für alle Bereiche gleichermaßen und für die Grundlagen der Veranstaltungsleitung in besonderer Weise qualifiziert ist.

Hinweis der Redaktion: Beachten Sie bitte das im Richard Boorberg Verlag soeben erschienene umfassende Handbuch zur Sicherheitskonzeption »Sicherheit für Versammlungsstätten und Veranstaltungen«. Jens  Groskopf ist Mitautor des Handbuchs.