Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Vorbereitung von EU-ausschreibungspflichtigen Bauprojekten

Öffentliche Bauvorhaben stehen regelmäßig unter Zeit‑, Kosten‑ und Qualitätsdruck. Zugleich unterliegen sie einer besonderen Beobachtung durch die Öffentlichkeit sowie kommunale und staatliche Prüf- und Aufsichtsstellen (u. a. GPA, Fördermittelgeber, Regierungspräsidium, Rechnungshof). Daher ist es entscheidend – gleich ob Rathaussanierung, Bildungsbau oder Kläranlagenmodernisierung – die Weichen für ein erfolgreiches Bauprojekt bereits (weit) vor der Veröffentlichung der ersten Ausschreibung zu stellen.

Schritt 1: Das 80/20-Kontingent präzise festlegen

Die Festlegung des 80/20‑Kontingents bildet die strategische Ausgangsbasis für jedes EU‑ausschreibungspflichtige Bauprojekt. Sie entscheidet nicht über den fachlichen Zuschnitt der Lose, sondern darüber, welcher Anteil des Gesamtauftragswertes zwingend EU‑weit und welcher Anteil wahlweise national vergeben werden darf.

Bei Bauvorhaben oberhalb der EU-Schwellenwerte sind mindestens 80 Prozent des Gesamtauftragswertes EU-weit zu vergeben. Bis zu 20 Prozent können national ausgeschrieben werden. Einzelne Lose im 20-Prozent-Kontingent dürfen jedoch den Auftragswert von 1 Mio. EUR netto nicht überschreiten. Andernfalls ist das Los zwingend EU-weit zu vergeben.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie frühzeitig, ob sich einzelne Gewerke sinnvoll bündeln lassen, um die Anzahl der Lose und damit die Zahl der EU‑weiten Verfahren effizient zu steuern. Insbesondere technisch oder bauablaufseitig eng verzahnte Leistungen – etwa Abbruch und Rohbau, Tief‑ und Erdbau, HLS‑Gewerke oder Elektro und MSR – können, sofern fachlich vertretbar, zu einem gemeinsamen Leistungspaket zusammengeführt werden. Das reduziert Schnittstellenrisiken, erleichtert die Koordination, stabilisiert die Kostenprognose und schafft im 20‑Prozent‑Kontingent zusätzlichen Spielraum, ohne gegen den Losbildungsgrundsatz zu verstoßen.

Schritt 2: Netto-Auftragswert belastbar berechnen – mit der GPA-Systematik

Die Feststellung, ob und in welchem Umfang EU‑weite Verfahren erforderlich sind, hängt vom Netto‑Auftragswert ab. Die GPA‑Mitteilung Bau 2/2001 stellt hierfür ein in der Praxis bewährtes Berechnungsschema bereit. Aus der DIN‑276‑Kostenberechnung werden jene Kostengruppen herausgerechnet, die bei der Ermittlung des vergaberechtskonformen Auftragswerts nicht anzusetzen sind (u. a. KG 100, 220, 240, 550, 610, 621, 700). Entscheidend ist allein der Netto‑Auftragswert.

Wichtig: Liegt der geschätzte Auftragswert nahe am EU‑Schwellenwert, sollte nicht vorschnell national vergeben werden. Maßgeblich ist eine vollständige, realistische und nachvollziehbare Schätzung, die neben der Kostenberechnung nach DIN 276 auch einen prognosebasierten Risiko‑ und Preisfortschreibungsanteil umfasst. Hierzu zählen insbesondere die Baupreisfortschreibung, projektspezifische Risiken (z. B. Bodenart und -beschaffenheit, Bestandsschnittstellen), marktbedingte Mehrkosten in einzelnen Gewerken sowie planungsbedingte Unschärfen. Diese Faktoren sind konkret zu begründen und zu dokumentieren; pauschale Sicherheitszuschläge ohne sachliche Grundlage sind zu vermeiden.

Ergibt die belastbare Prognose, dass der Gesamtauftragswert 5,404 Mio. EUR netto erreicht oder überschreitet, ist das Bauvorhaben EU‑weit zu vergeben. Andernfalls drohen Nachprüfungsrisiken wegen einer De‑facto‑Vergabe sowie förderrechtliche Beanstandungen bis hin zu Rückforderungsansprüchen.

Schritt 3: Fachlich-inhaltliche Losbildung – weniger Verfahren, mehr Marktpassung

Während Schritt 1 die strategische Einordnung in EU‑ oder nationale Verfahren betrifft, fokussiert Schritt 3 auf die fachlich-inhaltliche Struktur der Lose selbst. Losbildung ist kein Selbstzweck. Sie soll Wettbewerb öffnen, aber zugleich Schnittstellenrisiken für Auftraggeber begrenzen. Ziel ist es, die Struktur der Leistungspakete so zu wählen, dass sie marktgängig ist und zugleich die Zahl der Vergabeverfahren sinnvoll begrenzt. Funktional zusammenhängende Leistungen sind zu übergreifenden Paketen zu bündeln, um Koordination und Ablauf zu vereinfachen und den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.

Schritt 4: 20-Prozent-Kontingent klug belegen, TGA und wartungsintensive Gewerke bevorzugen

Bei der Belegung des 20‑Prozent‑Kontingents sollte sorgfältig überlegt werden, welche Gewerke hierfür in Betracht kommen. Auf nationaler Ebene kann der Auftraggeber aktuell gezielt leistungsfähige Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern und so die Qualität der Wettbewerbsteilnehmer aktiv steuern. Denn die Wertgrenze zur Zulässigkeit der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb liegt für kommunale Auftraggeber aktuell bei 1 Mio. EUR netto.

Gerade bei wartungsintensiven Gewerken spielt die regionale Nähe der Anbieter eine wesentliche Rolle. In der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) lohnt sich die Einbindung leistungsfähiger regionaler Unternehmen besonders: Wartung, Störungsdienst und Ersatzteilverfügbarkeit lassen sich vor Ort meist schneller, verlässlicher und wirtschaftlicher organisieren.

Schritt 5: Reserve im 20-Prozent-Kontingent einplanen (2 bis 3 Prozent)

Kosten entwickeln sich, Positionen im Leistungsverzeichnis verschieben sich. Wird das 20‑Prozent‑Kontingent zu früh vollständig verplant, fehlt später der notwendige Spielraum für sinnvolle nationale Vergaben. Im Zweifel sind selbst Kleinstaufträge EU‑weit auszuschreiben, was unnötige Verfahrensaufwände und zusätzliche Rechtsrisiken mit sich bringt. Sinnvoll ist daher eine Reserve von 2 bis 3 Prozent, um unerwartet hinzukommende Gewerke noch national vergeben zu können.

Schritt 6: Zeitpunkt und Aktualität: Festsetzung vor Einleitung des Verfahrens

Die Festlegung des 80/20‑Kontingents muss auf einer belastbaren und aktuellen Schätzung des Gesamtauftragswertes vor Einleitung des Vergabeverfahrens beruhen. Rechtsprechung und Praxis sind hier ausgesprochen streng: Maßgeblicher Zeitpunkt für die Auftragswertschätzung ist der Tag der Verfahrenseinleitung. Eine mehrere Monate alte Kostenberechnung genügt diesen Anforderungen daher nicht. Mindestens ist sie unmittelbar vor Einleitung des ersten Verfahrens zu aktualisieren, um die vergaberechtliche Zulässigkeit der 80/20‑Aufteilung abzusichern.

Schritt 7: Verfahren und Wertgrenzen richtig wählen

Die Wahl der passenden Verfahrensart ist stets von zentraler Bedeutung. Eine freihändige Vergabe bietet sich an, wenn Verhandlungen mit den Bietern erforderlich oder sinnvoll sind. Die beschränkte Ausschreibung eignet sich insbesondere dann, wenn gezielt auf leistungsfähige Unternehmen zugegangen werden soll. Eine öffentliche Ausschreibung empfiehlt sich bei eindeutig beschreibbaren Leistungen ohne größere Komplexität.

Die aktuell erhöhten Wertgrenzen erleichtern die Zulässigkeit der jeweiligen Verfahrensarten – insbesondere für kommunale Auftraggeber. Nach der VergabeVwV Baden‑Württemberg sind derzeit beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb bis 1 Mio. EUR netto sowie Direktaufträge bis 100.000 EUR netto zulässig, befristet bis 1. Oktober 2027. Eine freihändige Vergabe ist bis zu einem Auftragswert von 216.000 EUR netto möglich. Entscheidend ist daher, dass jeweils passende Verfahren sorgfältig auszuwählen und die Wertgrenzen anschließend zur formalen Absicherung heranzuziehen, um Rechtssicherheit, Effizienz und Marktnähe gleichermaßen zu gewährleisten.

Fazit

Wer EU‑ausschreibungspflichtige Bauvorhaben erfolgreich vorbereiten will, muss frühzeitig strategische Entscheidungen treffen: das 80/20‑Kontingent präzise bestimmen, den Netto‑Auftragswert belastbar und aktuell schätzen, Fachlose marktgerecht zuschneiden und das jeweils passende Verfahren unter Berücksichtigung der Wertgrenzen wählen. Eine klare Strukturierung dieser Schritte reduziert Vergabe‑ und Fördermittelrisiken, vermeidet Verzögerungen und eröffnet leistungsfähigen Marktteilnehmern echte Wettbewerbsmöglichkeiten. So entstehen Angebote, die technisch, wirtschaftlich und organisatorisch besser zum Projekt passen – und damit ein verlässliches Fundament für einen reibungslosen Bauablauf und ein erfolgreiches Bauprojekt. Alle Schritte sind sorgfältig und nachvollziehbar in der Vergabeakte zu dokumentieren.