Fließender Übergang

Die baden-württembergischen Kommunalen Spitzenverbände Gemeindetag und Landkreistag sind seit jeher die Herausgeber des Kommunalen Aktenplans. Seit August 2017 wird vom Richard Boorberg Verlag die Basislieferung für den Kommunalen Aktenplan  21 ausgeliefert. Er erscheint wie bisher als gedrucktes Werk. Parallel stehen die elektronischen Daten für Dokumentenmanagementsysteme separat zur Verfügung.

Um die Umstellung auf den redaktionell neu überarbeiteten Kommunalen Aktenplan  21 so fließend wie möglich zu gestalten, erscheint der Aktenplan in einer Basislieferung und in vier Aufbaulieferungen, welche den alten Boorberg-Aktenplan Schritt für Schritt ersetzen. Dieses Verfahren ermöglicht eine überschaubare, stufenweise Einführung des Kommunalen Aktenplans  21 in die bestehende Schriftgutverwaltung. Der Umstellungsaufwand für die Gemeinden, Städte und Landkreise bleibt dadurch so gering wie möglich.

Der Kommunale Aktenplan  21 behält das Erscheinungsbild und die Hauptgruppengliederung des bisherigen Boorberg-Aktenplans weitgehend bei. So findet sich die Einteilung in 10  Hauptgruppen, 100  Gruppen und 1 000  Untergruppen und deren Bezeichnung im Wesentlichen wieder. Zu nachhaltigen Veränderungen kommt es vor allem in den Hauptgruppen 7 und 8, sonst zu Verschiebungen und Umstufungen. Dank dieser Entscheidung für die in Jahrzehnten entwickelte und bewährte Systematik ist ein Umstieg vom bisherigen Aktenplan auf den neuen einfach. Dazu müssen die Nutzer allerdings einige Grundlagen beachten.

Neu: Die Aktenplanredaktion

Am wichtigsten ist es, dass Gemeinden, Städte und Landkreise die Aktenzeichen im Aktenplan bis zur fünften Hierarchiestufe nicht mehr selbst verändern sollten. Diese Anpassungsarbeit können sich die Anwender sparen, weil künftig eine permanent eingerichtete Redaktion den Aktenplan pflegen wird. Diese Aktenplanredaktion (aktenplan@boorberg.de) nimmt Bedarfe nach Ergänzung oder Anpassung entgegen, bewertet sie und erarbeitet systematisch korrekte Lösungen, beispielsweise für neu hinzugekommene Aufgaben.

Individuell angepasste Aktenpläne ziehen demgegenüber erheblichen Pflegeaufwand nach sich. Dies wird sich bereits bei der Einführung des Kommunalen Aktenplans  21 zeigen. Wer sich weitgehend an den bisherigen Aktenplan gehalten hat, kann seine Schriftgutverwaltung leicht umstellen. Eine exakte Konkordanzliste (Synopse) zeigt auf, wie sich Aktenzeichen verändert haben. Wer in großem Ausmaß den Aktenplan individualisiert hat, dem ist dringend zu empfehlen, seinen Aktenplan bei der Neueinführung einmal anzupassen. Dann kann er künftig von der landesweit einheitlichen Weiterentwicklung profitieren.

Örtliche Anpassungen durch Ableitungen

Die Reservierung der Aktenzeichen bis zur fünften Hierarchiestufe für den landesweit einheitlichen Kommunalen Aktenplan  21 wird dadurch ermöglicht, dass alle örtlichen Tiefergliederungen oder Parallelreihungen als Ableitungen an die Aktenzeichen angeschlossen werden. Der Kommunale Aktenplan  21 bietet im Ableitungsbereich auch eine systematische Möglichkeit, mehrere örtliche Objekte wie Gebäude oder Fahrzeuge, Projekte oder Prozesse voneinander zu unterscheiden.

Damit es Anwender bei der Ausgestaltung ihrer jeweiligen Anpassungen leichter haben, bietet der Kommunale Aktenplan  21 als zusätzlichen Service zahlreiche Schemata an, insbesondere bei wiederkehrenden standardisierten Ablageerfordernissen. Vor der Verwendung eines Schemas sollte die Verwaltung vor Ort prüfen, ob sie die angebotene Tiefergliederung überhaupt benötigt.

Theoretisch könnte man die Schemata in kompletter Länge an den bezeichneten Stellen des Aktenplans mit abdrucken. Dies würde jedoch den erforderlichen Druckumfang wesentlich erhöhen, weil sich etwa das Schema »Rechtsgrundlagen« mehr als einhundert Mal wiederholen würde. Außerdem würde der Aktenplan dann in seinem landesweit verbindlichen Teil zu weitgehend in die Tiefe gliedern und dadurch für örtliche Anpassungen zu unflexibel werden. Der Einsatz der Schemata ist bei bestimmten Aktenzeichen vorgesehen, sie sind aber selbst nicht Bestandteil des landesweit einheitlichen Aktenplans und werden in einem speziellen Registerteil gesammelt. An die Stelle der Schemata kann eine Verwaltung auch selbst entwickelte Tiefergliederungen setzen.

Aktenplanumstellung vor Ort

Weil der Kommunale Aktenplan  21 dieselbe Grundstruktur hat wie der alte Boorberg-Aktenplan, wird er in Form mehrerer Aufbaulieferungen ausgeliefert. Die Aufbaulieferungen erscheinen voraussichtlich etwa halbjährlich in Bündeln von zwei bis drei Hauptgruppen, deren Änderungen sich besonders stark aufeinander beziehen. Die Umstellung auf den neuen Aktenplan kann also schrittweise erfolgen, man braucht nicht zu warten, bis der neue Aktenplan komplett vorliegt. Auch nach der Auslieferung aller überarbeiteten Hauptgruppen wird der Aktenplan weiterhin im System der Ergänzungslieferungen aktualisiert. Die Aktenplandaten für ein Dokumentenmanagementsystem können mit einer gesonderten Vereinbarung beim Verlag lizenziert und der jeweils aktuelle Datenbestand beim Verlag angefordert werden.

Wenn eine Aufbaulieferung oder Ergänzungslieferung zum Kommunalen Aktenplan 21 erscheint, sollte die Aktenzeichenumstellung vor Ort in einem geregelten Prozess erfolgen, der viel Arbeit sparen kann. Es ist sinnvoll, vor jeder Aktenplanumstellung erst einmal eine Aktenaussonderung durchzuführen. Man kann beispielsweise alle Akten schließen, deren letzter Zuwachs vor mehr als einem Jahr erfolgt ist. Diese alten Akten werden dann unter Beibehaltung des bisherigen Aktenzeichens in die Altregistratur überführt. Dort können sie lagern, bis die jeweilige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach wird sich die archivische Bewertung anschließen. Nur laufende Akten müssen umsigniert werden. Dabei hilft die Synopse zum Kommunalen Aktenplan  21. In dieser sind sowohl die Aktenzeichen des alten Boorberg-Aktenplans als auch die des Kommunalen Aktenplans  21 einander gegenübergestellt.

Umsignieren von Akten

In der Schriftgutverwaltung ist sehr zu empfehlen, dass jede Verwaltung ein Verzeichnis über alle ihre angelegten Akten führt. Es enthält den Aktentitel, das zugehörige Aktenzeichen, das Datum, zu dem die Akte angelegt wurde und ein Feld für das Datum, zu dem eine Akte geschlossen wird. Außerdem ist zu empfehlen, jeder Akte eine eindeutige fortlaufende Identifikationsnummer mitzugeben. Alle diese Merkmale werden im Aktenverzeichnis und auf der Akte selbst notiert. Dieses Aktenverzeichnis ist ein wesentliches Instrument für die rechtssichernde Aktenführung. Es weist nach, zu welchen Aufgaben eine Verwaltung einzelne Akten angelegt hat, macht diese recherchierbar und verfügbar.

Ein Aktenverzeichnis bildet auch stets den Kern funktionierender Dokumentenmanagementsysteme, weil die Datensätze zu den einzelnen Akten dessen zentrale Ebene bilden. Diesen Datensätzen sind bei der Führung elektronischer Akten beispielsweise auch die einzelnen zur Akte gehörenden elektronischen Dokumente zugeordnet. Das Aktenverzeichnis ist auch das geeignete Instrument, um eine Schriftgutverwaltung stets aktuell zu halten, weil in einem weiteren Feld Aufbewahrungsfristen eingetragen werden können und anhand des Verzeichnisses dann eine kontinuierliche Aktenaussonderung gesteuert werden kann.

Bei der Umstellung auf den Kommunalen Aktenplan  21 werden im Aktenverzeichnis Spalten für den neuen Aktenplan eingefügt. Dann kann zum Merkmal Aktenzeichen nach dem bisherigen Aktenplan dasjenige der Aktenzeichen des Kommunalen Aktenplans  21 gestellt werden. Das frühere Aktenzeichen bleibt zu Dokumentationszwecken immer in der Tabelle stehen. In Suchmasken kann aber das neue Aktenzeichen angezeigt werden. Bei rein elektronisch geführten Akten genügt dieser Schritt bereits, um die Akten an sich umzusignieren, sofern das Aktenverzeichnis und der Aktenbestand im selben Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.

Wenn auch Papierakten umsigniert werden müssen, wird aus dem Aktenverzeichnis eine Liste aller Akten extrahiert, bei denen das Aktenzeichen nach dem alten Boorberg-Aktenplan und das Aktenzeichen nach dem Kommunalen Aktenplan  21 unterschiedlich sind. Mit diesem Verzeichnis können Akten die umsigniert werden müssen, in der Registratur aufgefunden werden. Auf der Titelseite der jeweiligen Akte wird dann das alte Aktenzeichen so durchgestrichen, dass es sichtbar bleibt. Daneben wird das neue Aktenzeichen in möglichst einheitlicher Farbe und Schrift aufgeschrieben. Die im Schriftverkehr innerhalb einer Akte enthaltenen Aktenzeichen müssen nicht umsigniert werden! Wer bisher kein Aktenverzeichnis führt, muss mit der Konkordanzliste an den Aktenbestand gehen und bei jeder einzelnen Akte anhand der Konkordanzliste prüfen, ob sich das Aktenzeichen geändert hat.