Von starren Berichten zu flexiblen Informationssystemen

Das Berichtswesen ist eines der wichtigsten Instrumente zur Informationsversorgung auf allen Ebenen: von politischen Gremien bis zu den Produktverantwortlichen in der Verwaltung. Es unterstützt Entscheidungstragende dabei, Ziele zu erreichen, Maßnahmen umzusetzen und Entwicklungen vorausschauend zu bewerten.

In der Theorie klingt das einfach, doch in der kommunalen Praxis müssen einige Hürden überwunden werden, bevor von einem leistungsfähigen Berichtswesen die Rede sein kann. Häufig werden Berichtsempfangende mit veralteten oder vergangenheitsbezogenen Daten überflutet, die nicht integriert sind und keine relevanten Informationen aus anderen Bereichen berücksichtigen. In der Praxis ist außerdem beobachtbar, dass einige Führungskräfte ihre Informationsbedarfe nicht deutlich genug kommunizieren, während Fachbereiche die Bedeutung ihrer Berichte oftmals am Umfang messen, anstatt an deren Qualität und Entscheidungsrelevanz.

Hier ergeben sich durch die Einführung von Business Intelligence (BI) deutliche Vorteile: Sie ermöglichen es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen, aufzubereiten und aussagekräftig über individuell anpassbare Dashboards zu visualisieren. Durch die Integration ursprünglich getrennter Datensätze werden Informationsbarrieren zwischen den Fachbereichen abgebaut. Hinzu kommt, dass Fach- und Führungskräfte keine starren, vorgefertigten Berichte mehr erhalten, sondern die benötigten Informationen eigenständig abfragen können.  Dabei geht es weniger um die Menge der verfügbaren Informationen, sondern vielmehr darum, die für bestimmte Entscheidungen die relevanten Informationen verständlich darzustellen und leicht zugänglich zu machen.

Die kommunale Praxis hat gezeigt, dass die Einführung eines BI-System ein komplexer Prozess ist, für den es keine einheitliche Vorgehensweise gibt. Um dennoch Orientierung zu bieten, wurden anhand der Erfahrungen aus Kaiserslautern und Flensburg zentrale Erfolgsfaktoren herausgearbeitet.

Klare Zielvorstellung

Der erste Erfolgsfaktor für ein BI-System besteht in der Entwicklung eines klaren Zielverständnisses: Was will ich mit einem BI-System erreichen? Welche Entscheidungen der Kommune soll das BI-System unterstützen und vorbereiten? Nur durch eine präzise Zieldefinition lässt sich das System auf die spezifischen Bedürfnisse der Kommune ausrichten. Dabei ist es entscheidend, dass die Anzahl der entwickelten Ziele begrenzt wird, um nicht den Fokus zu verlieren. Selbstverständlich können die Ziele im Rahmen einer Operationalisierung weiter verfeinert und detailliert werden. So kann beispielsweise das Wirkungsziel „Anwenderzufriedenheit erhöhen“ durch das Ergebnisziel „Antwortzeiten verkürzen“ oder „Datenqualität erhöhen“ präzisiert werden.

Gesamtheitlich denken, aber in Teilen beginnen

Die flächendeckende Einführung eines BI-Systems in der gesamten Kommune ist oft nicht sofort realisierbar, da sie erhebliche personelle Ressourcen und einen hohen Koordinierungsaufwand erfordert. Daher empfiehlt sich ein schrittweiser Ansatz, bei dem zunächst in ausgewählten Bereichen mit der Implementierung begonnen wird. So können schnell erste Erfolge erzielt, positive Ergebnisse gesichert und die Akzeptanz gesteigert werden. Dennoch sollte bei der Konzeption die gesamte Kommune im Blick behalten werden. Das eingesetzte System muss erweiterbar und ausbaufähig sein, um langfristig eine Gesamtlösung zu erreichen.

Top-down oder Bottom-up?

Bei der Einführung eines BI-Systems stehen häufig zwei Ansätze zur Wahl: Der Top-down-Ansatz, bei dem die Gesamtaufgabe von oben nach unten in kleinere Teilaufgaben unterteilt wird, und der Bottom-up-Ansatz, bei dem mit konkreten Lösungen auf der unteren Ebene begonnen wird, um daraus eine integrierte Gesamtlösung zu entwickeln. Der Fokus bei der Einführung eines BI-Systems sollte auf dem Top-down-Ansatz liegen. Durch klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und eine zentrale Steuerung lässt sich die Umsetzung des BI-Systems gezielt vorantreiben. Gleichzeitig sollten Bottom-up-Elemente eingebaut werden, um das System an die Bedürfnisse der Nutzer[1]:anzupassen und die Akzeptanz zu fördern.

Akzeptanzschwellen überwinden

Die Akzeptanz der Nutzer ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg eines BI-Systems. Die Bereitschaft, Veränderungen zu akzeptieren und zu unterstützen, hängt von den Faktoren Wissen, Können und Wollen ab. Das Wissen über die technischen Möglichkeiten eines Systems und die Fähigkeit, es bedienen zu können, werden vor allem durch Qualifizierungsmaßnahmen vermittelt, während der Wille zur Nutzung durch Motivation und Benutzerbeteiligung gesteigert werden kann.

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Bei der betriebswirtschaftlichen Planung und technischen Umsetzung eines BI-Systems arbeiten Kommunen häufig kommunalübergreifend sowie mit Hochschulen oder Unternehmen zusammen. Besonders bei der Auswahl externer Unternehmen ist darauf zu achten, dass diese unabhängig agieren, langfristige Entwicklungsziele verfolgen und kontinuierliche Unterstützung bieten. Individuelle Anpassungen von Standardlösungen können langfristige Partnerschaften schaffen, deren Auflösung mit hohen Kosten verbunden ist.

Informationssicherheit Verankern

Informationssicherheit ist ein zentrales Thema bei der Einführung eines BI-Systems, denn genau hier werden eine Fülle von personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten verarbeitet. Um diese vor unbefugtem Zugriff – auch innerhalb der Verwaltung – zu schützen, sollte das Prinzip „Privacy by Design“ angewendet werden. Das bedeutet, Datenschutzmaßnahmen von Beginn an und in jeder Phase des Projekts gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu integrieren. Dazu gehört auch die Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung, in der sensible Daten aus verschiedenen Abteilungen verarbeitet werden dürfen. Hierfür hat sich die Einrichtung einer abgeschotteten kommunalen Statistikstelle bewährt. In diesem geschützten Bereich dürfen ausschließlich autorisierte Mitarbeitende personenbezogene und personenbeziehbare Daten aus dem Verwaltungsvollzug verarbeiten, speichern, verändern und in anonymisierter Form als Statistik bereitstellen.

Auswahl des richtigen BI-Analysesystems

Ein erfolgreiches BI-System muss die eingespielten Daten in einer geeigneten und individuellen Weise aufbereiten und den Nutzern zur Verfügung stellen. Dazu ist es erforderlich, ein System auszuwählen, das den spezifischen Anforderungen gerecht wird und die Daten in der gewünschten Form bereitstellt. Um die passende BI-Lösung zu finden, sollte zunächst eine Situationsanalyse durchgeführt werden, um die bestehende IT-Infrastruktur zu prüfen und die Integrationsfähigkeit des BI-Systems sicherzustellen. Anschließend folgt eine detaillierte Anforderungsanalyse, die die entscheidenden Auswahlkriterien definiert. Dabei fließen sowohl produktbezogene als auch anbieterbezogene Faktoren in die Entscheidung ein, wobei neben den aktuellen Anforderungen auch langfristige, strategische Aspekte berücksichtigt werden.

Flexible und bedarfsgerechte Informationsversorgung

Das BI-System sollte so konzipiert sein, dass Nutzer nur die benötigten Informationen erhalten, ohne von der Datenflut überwältigt zu werden. Dies erfordert eine regelmäßige Analyse des Informationsbedarfs, die an wechselnde Anforderungen und personelle Veränderungen angepasst wird. Damit das System auch von Anwendern, die nicht täglich damit arbeiten, leicht zugänglich und bedienbar ist, erfordert es eine benutzerfreundliche Dashboard-Gestaltung. Gleichzeitig sollen Drill-Down-Funktionen eine tiefere Analyse ermöglichen, indem sie den Nutzern erlauben, bei Bedarf komprimierte Informationen bis auf die untersten Ebenen aufzubrechen.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung eines BI-Systems in Kommunen ein fortlaufender Prozess ist, der kontinuierliche Anpassungen erfordert. Diese sollten nicht als Rückschläge gewertet werden, sondern sind Teil der Natur des Systems. Zu Beginn müssen Fach- und Führungskräfte ihre Anforderungen definieren, später ist es entscheidend, dass das System dynamisch bleibt, um sich an neue Rahmenbedingungen und steigende Nutzerkompetenz anzupassen.

Weitere Informationen: www.kgst.de/doc/20241009A0006

[1] Zur besseren Lesbarkeit wird hier und nachfolgend das generische Maskulinum verwendet. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich aber auf alle Geschlechter.