Ab 27. November 2019 müssen alle Bundesbehörden elektronische Rechnungen annehmen. Mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) soll die Verwaltung entbürokratisiert und zeitgemäßer werden. Ziel ist zudem, die Rechnungsstellung zu erleichtern und insgesamt Kosten zu minimieren.

Dabei bauen E-Rechnungsverordnung und E-Rechnungsgesetz des Bundes auf einer europäischen Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) aus dem Jahr 2014 auf (Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014). Diese macht die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zur Pflicht. Im September 2017 wurde die E-Rechnungs-Verordnung vom Bundeskabinett verabschiedet.

Seit 27. November 2018 ist dies bereits für alle deutschen Bundesministerien und Verfassungsorgane verbindlich, ab 27. November diesen Jahres für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen haben bis 18. April 2020 für die Umsetzung Zeit. Im November 2020 folgt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung dann für alle Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes. Die E-Rechnung soll Kosten einsparen und den Arbeitsaufwand verringern. Angeblich werden elektronische Rechnungen auch oftmals schneller bezahlt.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. dem Standard XRechnung beschrieben (herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)). Laut Beschluss des IT-Planungsrates vom 22. Juni 2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Zusätzlich sind weitere Konkretisierungen der Vorgaben durch den Bund bzw. die Länder zu beachten. Einfache PDF-Dokumente oder reine Bilddateien genügen den europarechtlichen Anforderungen nicht.  (lb)