Digitalisierung als Mittel zu Einsparungen in der öffentlichen Verwaltung?

Der Anteil der Beschäftigten im öffentlichen Dienst gemessen an allen Beschäftigten eines Landes ist in Deutschland gemäß einer OECD-Studie mit 11,5 % im internationalen Vergleich eher gering. Dennoch zwingt die prekäre finanzielle Lage vieler öffentlicher Haushalte den Staat dazu, auch in diesem Bereich Einsparpotenziale zu identifizieren. Der Blick richtet sich dabei zunehmend auf die Verwaltungsdigitalisierung und die Frage, inwieweit diese hierzu beitragen kann.

Öffentlicher Dienst im internationalen Vergleich

In Deutschland sind rund 5,4 Millionen Menschen im öffentlichen Dienst beschäftigt, davon etwa ein Drittel Beamte und etwa zwei Drittel Angestellte. Nachdem die Anzahl der Beschäftigten im öffentlichen Dienst nach der deutschen Wiedervereinigung deutlich gesunken war – unter anderem auf Grund des Personalabbaus in den neuen Bundesländern sowie Privatisierungen wie bei der Deutschen Bundesbahn oder der Deutschen Bundespost – ist seit 2009 wieder ein Personalanstieg zu verzeichnen. Dieser resultiert insbesondere aus dem Ausbau des Kinderbetreuungsangebots sowie Personalzuwächsen im Bildungsbereich und bei der Polizei. Entgegen landläufigen Einschätzungen ist der öffentliche Dienst in Deutschland im internationalen Vergleich bezogen auf den Anteil der Beschäftigten eher als „schlank“ einzustufen: Gemäß Zahlen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) über den Anteil der Beschäftigten im öffentlichen Dienst an der Gesamtzahl der Beschäftigten in den OECD-Staaten weltweit im Jahr 2023 ist Deutschland mit 11,5 % einer der diesbezüglich am „schlankesten“ aufgestellten Staaten. Zum Vergleich: Selbst in angelsächsischen Ländern, in denen dem Staat oft traditionell eine deutlich geringere Rolle zugebilligt wird, liegt dieser Anteil deutlich höher – beispielsweise in Großbritannien (17,1 %), Kanada (20,2 %) oder selbst in den USA (14,6 %). Der OECD-Durchschnitt des Anteils der Beschäftigten im öffentlichen Dienst an der Gesamtzahl der Beschäftigten liegt bei 18,4 %, an der „Spitze“ dieser OECD-Statistik stehen die Länder Norwegen (30,1 %), Schweden (28,2 %), Dänemark (27,3 %) und Finnland (25,2 %).

Demografische und finanzielle Entwicklung

Dennoch zwingen insbesondere die demografische und die finanzielle Entwicklung den Staat, auch im Bereich Personal nach Einsparpotenzial zu suchen. Gemäß einer Erhebung der dbb Beamtenbund und Tarifunion im Jahr 2024 scheidet mehr als ein Viertel der Beschäftigten des Öffentlichen Dienstes in den nächsten 10 Jahren altersbedingt aus dem Arbeitsleben aus. In Baden-Württemberg ist in der öffentlichen Diskussion kürzlich debattiert worden, inwieweit durch die Digitalisierung in Zukunft Stellen in der öffentlichen Verwaltung eingespart werden können. Unter anderem wurde die Einschätzung kommuniziert, dass bis zum Jahr 2036 jede fünfte Stelle in der Verwaltung durch digitale Prozesse und intelligente Automatisierung entfallen könne.

Gleichwohl das eine sehr ambitionierte Einschätzung ist, ist diese denkbar. Angesichts des bereits heute bestehenden Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung, der sich in Zukunft auf Grund des altersbedingten Ausscheidens der „Babyboomer-Generation“ aus dem Erwerbsleben in Zukunft weiter verschärfen wird, ist die weitere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ein potenzieller Hebel, um diesem Trend zu begegnen. Eine noch stärkere Digitalisierung von Aufgaben und Prozessen in der Verwaltung sowie die stärker digitale, medienbruchfreie Abwicklung der Anliegen von Bürgern und Unternehmen beinhalten noch erhebliches Synergiepotenzial.

Digitalisierung erfordert oft erst höheren Aufwand

Dabei ist aber zu beachten, dass es oft zunächst zu höheren Aufwänden führt, wenn bisher analoge Abläufe digital gestaltet werden sollen. Erst später können diese Synergiepotenziale dann auch gehoben werden. Beispiel: Um bestimmte Aufgaben künftig komplett digital abwickeln zu können, müssen zunächst auch alle dafür notwendigen Unterlagen in digitaler Form vorliegen. Dies kann nachträgliche Digitalisierung beispielsweise von Akten in Papierform notwendig machen. Oft sind Verwaltungen auf Grund des Fachkräftemangels und unbesetzter Stellen angesichts des hohen Arbeitsaufwandes aber kaum in der Lage, diese Anfangsaufwände parallel zur laufenden Arbeit zu erbringen. Auf Grund formaler und gesetzlicher Rahmenbedingungen ist es zudem kurzfristig auch nicht so, dass bestimmte Funktionen und Positionen in der Verwaltung ganz generell ersetzt werden können. Sondern eher so, dass durch die stärkere, medienbruchfreie Digitalisierung eine Reduktion des Arbeitsvolumens und damit eine Reduktion der notwendigen Stellen innerhalb bestimmter Fachgebiete und damit in Summe in einer Verwaltung erreicht werden kann. Zumindest kurzfristig dürften also in der Mehrzahl einstweilen eher selten bestimmte Funktionen oder Stellen ganz wegfallen, sondern es sind dann auf Grund zunehmend digitalisierter Abläufe und Prozesse idealerweise insgesamt weniger Stellen notwendig. Auf Grund der demografischen Entwicklung, von der die öffentliche Verwaltung besonders stark betroffen ist (weil hier besonders viele Beschäftigte in den nächsten Jahren und Jahrzehnten altersbedingt aus dem Arbeitsleben ausscheiden werden) und angesichts der dramatischen finanziellen Lage insbesondere auch der kommunalen Haushalte, müssen öffentliche Verwaltungen aber im kommenden Jahrzehnt fast schon zwingend versuchen, das aus der stärkeren Digitalisierung resultierende Synergiepotenzial zu heben.

‚Enabler‘ der Auflösung von Verwaltungsebenen?

Zuweilen wird die Digitalisierung der Verwaltung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) auch als „Enabler“ für die Auflösung oder Zusammenfassung ganzer Verwaltungsebenen, beispielsweise in Baden-Württemberg, gesehen. Dieses ist „mit Vorsicht zu genießen“: Die Entscheidung über eine eventuelle Auflösung, Neugestaltung oder Zusammenfassung ganzer Verwaltungsebenen ist eine politische Entscheidung. Digitalisierung und der verstärkte Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) können dabei helfen, erhebliche Synergiepotenziale zu heben. Beides kann aber nicht die durch demokratisch gewählte Volksvertreter zu treffenden Entscheidungen ersetzen. Generell lohnt es sich auch bezogen auf die öffentliche Verwaltung von Zeit zu Zeit sicher immer – wie das auch in den Jahrzehnten seit Bestehen des Landes Baden-Württemberg im Jahr 1952 öfter geschehen ist – zu prüfen, ob deren Organisation und Struktur angepasst und optimiert werden kann oder muss. Letztlich sollte eine solche Entscheidung dann aber insbesondere auf Abwägungen und Überlegungen hinsichtlich der Kosten einer solchen Reform, der daraus erhofften resultierenden Synergiepotenziale und der zu erwartenden Widerstände basieren. Digitalisierung allgemein und der verstärkte Einsatz von KI in der Verwaltung kann eine solche Reform begleiten und eventuell indirekt fördern, die politische Entscheidung selbst aber nicht ersetzen.

Fazit: Stärkere Bündelung und Zentralisierung von IT

Auf Grund der gegenwärtig außerordentlich prekären und schwierigen finanziellen Lage der kommunalen Haushalte auch in Baden-Württemberg – die Landeshauptstadt Stuttgart mit ihrem am 19.12.2025 in dritter Lesung beratenen Doppelhaushalt 2026/27 und den darin geplanten Millioneneinsparungen ist hierfür lediglich ein, wenngleich besonders prominentes Beispiel – ist eine stärkere Bündelung und Zentralisierung der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen wichtig. Die Erfahrungen mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG), deren ursprünglich bis Ende 2022 gesetzten Ziele bekanntlich nicht erreicht werden konnten, haben gezeigt, dass insbesondere auch viele kleinere kommunale Verwaltungen sich angesichts ihrer begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen bei der Umsetzung schwertun. Föderalismus und kommunale Selbstverwaltung sind eine der großen Stärken unseres Landes. Im Bereich der Digitalisierung und IT ist es allerdings notwendig, mehr Bündelung und Zentralisierung zu wagen und damit auch effizientere Abläufe und Prozesse sowie erhebliche Synergieeffekte zu erzielen. Es gibt beispielsweise in der Unternehmenswelt gute Beispiele dafür, wie eine solche Bündelung und Zentralisierung von Digitalisierung und IT zu Einsparungen und Synergieeffekten sowie schnelleren Prozessen führen kann, ohne die Eigenständigkeit der jeweiligen Institutionen in Frage zu stellen. Ein solches gutes Beispiel sind die Sparkassen, die es im Laufe der Zeit erfolgreich geschafft haben, die IT ihrer mehreren hundert (aktuell: 341) Institute in einem einzigen Unternehmen zu bündeln und zu zentralisieren. Die allermeisten Sparkassen (mit Ausnahme der wenigen freien Sparkassen in der Rechtsform einer AG) haben die Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts und besitzen als Träger kommunale Gebietskörperschaften wie Städte, Gemeinden oder Landkreise oder kommunale Zweckverbände. Die Rahmenbedingungen waren dort also ebenfalls öffentlich-rechtlich geprägt, es hat sich aber auf Grund des immensen Kostendrucks seinerzeit die Auffassung durchgesetzt, dass die Vorteile einer stärkeren Bündelung von Digitalisierung und IT gegenüber den eventuellen Nachteilen stark überwiegen. Die spätere Entwicklung hat das bestätigt. Vor dem Hintergrund der derzeit und sicher auch in naher Zukunft sehr schwierigen finanziellen Lage nicht zuletzt auch der kommunalen öffentlichen Haushalte ist eine stärkere Bündelung und Zentralisierung der Digitalisierung und IT der öffentlichen Verwaltung das Gebot der Stunde. Das neu errichtete Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung dürfte versuchen, genau diesen Weg stärker einzuschlagen.